Comanda: como abrir, lançar itens e receber pagamento

O que é

A comanda é onde você lança tudo o que cliente consumiu numa visita — Fechamento de braço, Piercing de hélix, produtos como Pomada cicatrizante — e recebe o pagamento no final. É o ponto de encontro entre o que o tatuador fez e o que entra no caixa do seu estúdio.

Quando usar

• Um cliente chega sem hora marcada, quer fazer um Piercing de hélix na hora: você abre uma comanda avulsa, lança o serviço e recebe o pagamento no fim.
• Um cliente tinha um agendamento de Fechamento de braço: ao chamar para a cadeira, você abre a comanda direto do agendamento, sem redigitar nada.
• No meio do atendimento, o tatuador indica um Pomada cicatrizante para o cliente levar para casa: você lança o produto na mesma comanda, junto do serviço.

Antes de começar

Este artigo cobre a tela Comandas. Se você não encontra esse menu, peça para o dono do estúdio habilitar o módulo Comanda para o seu tipo de negócio.

Se você não conseguir abrir, editar ou excluir uma comanda, peça para o dono do studio liberar o seu acesso em Acessos → Perfis. Não existe um papel fixo “tatuador” no sistema — quem pode fazer o quê é configurado ali, pessoa por pessoa.

Passo a passo

Passo 1 — Abrir uma comanda avulsa (cliente sem hora marcada)

Na tela Comandas, clique em Nova Comanda. Escolha o cliente já cadastrado (ou cadastre um rapidinho ali mesmo) e confirme.

Com a comanda aberta, clique no ícone de painel logo antes do nome do cliente, no topo (ou no próprio nome), para ver o Resumo do Cliente: quanto ele já gastou, o que está em aberto, os próximos agendamentos e a atividade recente, e as abas Agendamentos, Atendimentos, Anamneses, Compras e as fichas do cliente. O lápis ao lado do nome continua servindo para trocar o cliente da comanda.

Passo 2 — Abrir a comanda a partir de um agendamento

Se o cliente já tinha hora marcada, não abra uma comanda avulsa: vá até a Agenda, clique no horário dele para abrir o agendamento e, no diálogo, clique em Iniciar atendimento. Os serviços já combinados no agendamento entram sozinhos na comanda, no preço combinado.

Passo 3 — Adicionar um serviço ou produto

Dentro da comanda, clique em Serviço/Produto. A tela abre na aba Serviços (ou em Todos, se o seu estúdio ainda não tem nenhum serviço cadastrado), com os itens separados por grupo. Use os filtros Todos / Serviços / Produtos ou a busca para achar o item e clique nele.

Cada produto com controle de estoque mostra o Estoque disponível ao lado do preço, já descontado do que está lançado em outras comandas abertas (entre parênteses aparece quanto está nelas). O número fica em vermelho quando o estoque acabou ou chegou ao mínimo. É só um aviso: você ainda consegue lançar o produto. Produto marcado como Indisponível no cadastro não aparece na lista. Se o serviço não tiver preço fechado no cadastro (ex.: Fechamento de braço cobrado por sessão), a tela pede o Preço na comanda antes de confirmar — esse valor vale só para esta comanda, o cadastro do serviço não muda.

Alguns serviços exigem a anamnese do cliente antes de serem executados — o item mostra um aviso de Anamnese pendente até ela ser preenchida.

Passo 4 — Preencher a ficha técnica do serviço

Os serviços de tatuagem (Tatuagem, Cover-up, Retoque) usam a ficha técnica Tatuagem (estilo, tema, local, cores, artista) e os de piercing (Piercing, Troca de joia) usam a ficha Piercing (local, joia, material, artista). No item lançado, clique em Ficha pendente para abrir e preencher. Se o cliente já fez algo parecido antes, use Repetir da última vez e depois Usar para não redigitar tudo.

Os campos marcados com asterisco (*) são obrigatórios. Ao clicar em Salvar, se faltar algum, a ficha não é gravada e o aviso “Preencha todos os campos obrigatórios da ficha técnica.” lista os campos que faltam. Campos de texto com formato definido (por exemplo, um código com quantidade certa de dígitos) também impedem salvar quando estão fora do formato. Depois de salva, o item passa a mostrar Ficha ok.

Passo 5 — Escolher o tatuador responsável por cada item

Cada item da comanda tem o seu próprio seletor de tatuador. Clique em Selecione o profissional no item e escolha quem vai atender — importante para a comissão de cada tatuador bater certo depois.

Passo 6 — Ajustar os insumos de um item

Se o serviço ou produto tem materiais e insumos no cadastro (por exemplo, tinta e agulhas numa tatuagem), eles saem do estoque quando a comanda é paga. Para dizer quanto foi usado de verdade neste atendimento, clique no ícone Insumos do item, ao lado do valor do item.

O diálogo mostra cada insumo com a quantidade que vai sair do estoque para este item (o que o cadastro prevê, já multiplicado pela quantidade lançada) e, embaixo do nome, o Padrão do cadastro. Mude a quantidade, use 0 para não baixar um insumo, remova algum ou clique em Adicionar insumo para incluir um produto do estoque que não estava previsto. Clique em Salvar. Se um campo de quantidade ficar vazio, a linha mostra o aviso “Informe a quantidade (0 para não baixar).” e o Salvar fica desativado até ele ser preenchido.

O ícone fica em destaque nos itens ajustados. Para voltar ao que o cadastro prevê, abra de novo e clique em Restaurar padrão do cadastro. O ajuste vale só para esta comanda: o cadastro do serviço não muda, nem o valor cobrado.

Passo 7 — Anotar uma observação

No rodapé da comanda, use o campo Observação (Adicionar nota…) para qualquer detalhe que precise ficar registrado — um combinado com o cliente, um aviso para quem for fechar a comanda depois de você.

Passo 8 — Receber um pagamento parcial

Clique em Pagar. Escolha a Forma de pagamento, digite o valor e clique em Lançar pagamento. Abre a janela Confirmar pagamento com o resumo do que vai ser lançado: a forma de pagamento, o valor, as parcelas e o cliente (quando houver), o desconto da forma, o troco e quanto vai faltar pagar depois. Confira e clique em Confirmar. Se algo estiver errado, clique em Cancelar: nada é lançado e o valor digitado continua no campo. No cartão com maquininha, a cobrança só é enviada à maquininha depois do Confirmar. Clicar numa cédula também abre o resumo.

Você pode repetir isso quantas vezes precisar. Cada pagamento confirmado é gravado na hora, então mesmo que você feche a tela no meio, o que já foi lançado não se perde.

Se alguma forma de pagamento tem % de desconto (configurada em Formas de Pagamento), o botão dela mostra, ao lado do nome, quanto o cliente paga se pagar o que falta nela, já com o desconto. Sem digitar valor, o pagamento lança esse valor. O valor digitado é sempre o que é cobrado naquela forma, e o desconto é proporcional: numa comanda de 100,00 com Pix a 10%, pagar 45,00 no Pix cobre 50,00 da comanda. Falta pagar continua mostrando o que falta da comanda sem desconto (embaixo, a linha Restante em mostra quanto falta em cada forma com desconto), a barra ganha embaixo a linha Desconto com o desconto já dado, e o pagamento aparece na lista com o percentual, como “Pix (10%)”. Se a comanda já tem um desconto próprio, o da forma de pagamento é aplicado depois dele.

Passo 9 — Receber o restante e fechar a comanda sozinha

Digite o valor que falta, clique em Lançar pagamento de novo e confirme no resumo, que avisa que o pagamento quita o total e fecha a comanda. Assim que Falta pagar chega a zero, a comanda fecha sozinha na hora — a venda é gerada, o estoque dos produtos usados é baixado e, se ela veio de um agendamento, ele é marcado como concluído. Não precisa clicar em mais nada depois de lançar o último pagamento.

O botão Fechar comanda só aparece como uma rede de segurança: para concluir manualmente se o fechamento automático falhar depois de um cartão já ter sido cobrado, ou para fechar uma comanda de cortesia, sem nenhum valor a receber.

Passo 10 — Cancelar uma comanda aberta por engano

Se a comanda ainda não tem nenhum pagamento lançado, clique em Excluir e confirme em Excluir comanda. A comanda passa a constar como cancelada — ela some das listagens do dia a dia, mas o histórico continua registrado.

Passo 11 — Emitir a nota fiscal de serviço da comanda

Para empresas do Brasil, a comanda tem o botão Emitir nota fiscal no rodapé (no celular, ele fica no menu ⋮). Enquanto a nota não pode ser emitida, o botão aparece desativado e a comanda mostra o motivo (no computador, logo acima do rodapé; no celular, no fim da comanda): a emissão de NFS-e ainda não foi configurada e ativada em Configurações → Empresa, ou a comanda ainda não foi fechada (paga).

Com a comanda fechada, clique em Emitir nota fiscal, confira os dados e clique em Emitir NFS-e. A nota leva só os serviços da comanda: produtos ficam de fora. Depois de emitida, o botão vira Ver nota fiscal, para baixar o PDF ou mandar a nota ao cliente. O passo a passo completo está em Nota fiscal de serviço (NFS-e).

Passo 12 — Estornar uma comanda já paga

Se o cliente desistiu ou a comanda foi cobrada por engano depois de paga, abra a comanda (filtro Fechada) e clique em Estornar no rodapé (no celular, no menu ⋮). Nada é estornado ainda: abre uma tela que mostra exatamente o que vai acontecer, com a data de hoje:

• quanto volta em cada forma de pagamento e de qual conta o dinheiro sai (o Pix que caiu no Banco X sai do Banco X, hoje);
• em qual caixa o estorno entra (o caixa aberto agora, se o studio usa caixa);
• o que volta para o estoque, o valor faturado que é cancelado e o crédito que volta para o cliente;
• a comissão já paga ao tatuador, que será descontada no período atual;
• avisos, como cartão (a devolução no cartão é feita na maquininha) e nota fiscal emitida.

Escreva o Motivo do estorno e clique em Estornar comanda. A venda original não é apagada: ela continua no dia em que foi feita, e o estorno entra hoje com todos os valores em negativo, como uma comanda invisível. A comanda passa a mostrar a situação Estornada e uma faixa com a data, quem estornou, o motivo e o que foi lançado.

Se você não conseguir estornar, peça para o dono do studio liberar o seu acesso em Acessos → Perfis (é o mesmo acesso total que permite cancelar comandas; quando o estorno entra no caixa, também é preciso poder fechar caixa).

Passo 13 — Imprimir a comanda ou gerar o PDF

Clique em Imprimir no rodapé da comanda (no celular, no menu ⋮). No computador abre a janela de impressão do navegador, e você escolhe qualquer impressora instalada, numa folha A4; no celular ou no tablet sai o PDF da comanda, para compartilhar com o cliente ou imprimir. Sai a comanda como está gravada: com a observação ainda não salva, o Blakk salva antes de imprimir. Se o studio tiver mais de um modelo de comanda ativo, o botão mostra a lista para você escolher qual usar.

O documento segue o modelo do tipo Comanda em Configurações → Templates Impressão. Sem nenhum modelo ativo, a tela avisa Nenhum modelo de Comanda para impressora comum (A4) ativo..

Veja como montar o modelo em Impressoras e modelos de impressão do estúdio.

O que acontece depois

• Caixa: fechar a comanda gera a venda de verdade — ela aparece no fechamento de caixa do dia, com os pagamentos exatamente como foram lançados.
• Estoque: produtos como Pomada cicatrizante e os insumos de cada item têm a quantidade baixada do estoque só no momento em que a comanda é fechada — comanda aberta, mesmo com o produto já lançado, não mexe no estoque. Os insumos saem na quantidade do Passo 6 quando o item foi ajustado, ou na do cadastro quando não foi.
• Agendamento: se a comanda veio de um horário marcado, pagar a comanda marca aquele agendamento como concluído. É o pagamento que fecha o ciclo, não o “Iniciar atendimento”.
• Comissão: o tatuador escolhido em cada item é quem recebe a comissão daquele item — por isso vale a pena conferir o Passo 5 antes de fechar. Paga numa forma com desconto, a comissão é calculada sobre o valor do item já com esse desconto.
• Nota fiscal: com a comanda fechada, a nota fiscal de serviço pode ser emitida pelo botão Emitir nota fiscal (Passo 11). Ela nunca é emitida sozinha ao fechar a comanda.
• Estorno (Passo 12): os relatórios mostram a venda original no dia dela e o estorno, negativo, no dia em que foi feito, sem contar como uma venda a mais. O dinheiro sai da mesma conta em que entrou, o estoque volta, a taxa do cartão continua como despesa (a adquirente não devolve) e a gorjeta estornada fica fora do rateio de gorjetas. A comissão que ainda não foi paga deixa de existir; a que já foi paga é descontada no período do estorno.

Erros comuns e dúvidas

P: Posso reabrir uma comanda depois que ela foi fechada ou cancelada? R: Não. Por segurança das informações, o sistema não permite isso — é para evitar que alguém volte numa comanda já fechada e paga e mude algo depois. Comanda paga por engano pode ser estornada (Passo 12): o estorno lança os valores em negativo hoje. Para cobrar de novo, abra outra comanda.

P: Estornar a comanda devolve o dinheiro no cartão do cliente? R: Não. O sistema lança o estorno no financeiro, mas a devolução no cartão precisa ser feita na maquininha ou com a adquirente. A tela de confirmação avisa quando a comanda foi paga no cartão.

P: A comanda estornada tinha nota fiscal. O que acontece com ela? R: Se a nota ainda não tinha sido enviada à prefeitura, ela sai da fila no estorno. Se já foi emitida, cancele a nota no relatório Notas Fiscais Emitidas: o estorno não cancela nota emitida.

P: Estornei uma comanda cuja comissão já tinha sido paga. O tatuador perde esse valor? R: O valor pago aparece em negativo no Relatório de Comissão no período do estorno e é descontado no próximo pagamento de comissão daquele tatuador.

P: Apareceu “Um valor faturado desta comanda já foi recebido em Pagamento de Clientes.” ao estornar. R: Parte da comanda foi paga numa forma a prazo e já recebeu baixa depois. Desfaça esse recebimento primeiro e estorne a comanda em seguida.

P: Por que um produto não aparece na lista de Serviço/Produto da comanda? R: O produto está marcado como Indisponível na Disponibilidade manual para venda do cadastro, ou está inativo. Abra o produto em Produtos, marque Disponível e salve: ele volta a aparecer na comanda. Os insumos de um item continuam podendo usar o produto.

P: O estoque que aparece na comanda é diferente do que aparece em Produtos. Por quê? R: O estoque só sai quando a comanda é concluída. Por isso a comanda desconta o que já está lançado em outras comandas abertas, e mostra entre parênteses quanto está nelas. A tela de Produtos mostra o estoque antes desse desconto.

P: Por que o botão Excluir não aparece, ou não funciona? R: Uma comanda só pode ser excluída (cancelada) enquanto não tem nenhum pagamento lançado. Se você já recebeu algum valor, remova o pagamento lançado primeiro — pagamento feito no cartão ou por um provedor online, que já efetivou o dinheiro, não pode ser removido nesse caminho. Comanda já paga não se exclui: ela é estornada pelo botão Estornar (Passo 12).

P: Por que não consigo mais adicionar um item, trocar o tatuador ou mudar o preço de um item? R: A comanda só aceita alterações enquanto está aberta. Depois de fechada ou cancelada, ela fica travada — é a mesma trava da pergunta acima.

P: A ficha técnica não salva e aparece “Preencha todos os campos obrigatórios da ficha técnica.”. O que faço? R: Algum campo marcado com asterisco (*) ficou em branco. O próprio aviso lista quais são: preencha e clique em Salvar de novo. Se o aviso for “Há campos com formato inválido na ficha técnica.”, o campo listado foi preenchido fora do formato esperado.

P: Por que não consigo alterar a ficha técnica de uma comanda já fechada? R: Depois que a comanda é fechada ou cancelada, a ficha técnica fica só para consulta: ela abre, mas sem o botão Salvar. É o registro de como o atendimento foi feito, e não muda depois.

P: O item de micropigmentação também tem ficha técnica? R: Só se o serviço estiver ligado a uma ficha. O cadastro do estúdio cria as fichas Tatuagem e Piercing; uma ficha específica de micropigmentação não existe. Para registrar a micropigmentação, abra o serviço em Catálogo → Serviços, aba Adicional, e escolha a ficha Tatuagem no campo Ficha Técnica.

P: Mudei a quantidade de tinta na comanda. O cadastro do serviço também muda? R: Não. O ajuste em Insumos do item vale só para aquele item daquela comanda. A próxima comanda volta a usar o que está no cadastro do serviço.

P: Por que um insumo do cadastro não aparece no diálogo de insumos? R: Só aparecem os insumos que saem do estoque: produtos ativos de estoque. Serviços e grupos usados como insumo no cadastro não baixam estoque e ficam de fora. Para incluir outro produto, use Adicionar insumo.

P: Um insumo aparece com o aviso “Não sai do estoque”. Por quê? R: O produto daquele insumo deixou de ser um item de estoque depois do ajuste (passou a ser um serviço, por exemplo). Ele continua na lista, mas não é baixado. Remova-o ou troque por outro produto.

P: Dá para ajustar os insumos depois que a comanda foi paga? R: Não. O estoque é baixado no pagamento e a comanda fechada fica só para consulta. Nos itens que foram ajustados, o ícone continua aparecendo para você conferir o que saiu.

P: Se eu esquecer de escolher o tatuador de um item, o que acontece? R: O item fica marcado como Sem profissional e a comanda continua funcionando normalmente — mas vale escolher antes de fechar, porque é esse tatuador que recebe a comissão daquele item.

P: Por que um usuário não aparece na lista de tatuador da comanda? R: A lista mostra só quem tem horário de atendimento cadastrado, o mesmo critério da agenda. Cadastre os horários dessa pessoa na aba Disponibilidade do cadastro de usuários. Se ninguém do studio tiver horário cadastrado, a lista mostra todos os usuários ativos. Comandas e itens antigos continuam mostrando o nome de quem já foi escolhido.

P: Quem pode ver, editar ou cancelar comandas no meu studio? R: Quem o dono do studio liberar em Acessos → Perfis. Não existe um nível fixo de acesso por cargo — pode ser configurado pessoa por pessoa, com acesso só para ver, para editar, ou total (que inclui cancelar).

P: Posso receber parte em dinheiro e parte no cartão, na mesma comanda? R: Pode. Lance quantos pagamentos precisar, em formas diferentes, até Falta pagar chegar a zero. Se uma delas tiver desconto, ele vale só sobre a parte paga nela.

P: Apareceu “Exclua antes o pagamento com desconto desta conta.” ao remover um item ou mudar um preço. R: A comanda já tem um pagamento lançado numa forma com desconto, calculado sobre os itens daquele momento. Enquanto ele existir, não dá para remover item nem mudar o preço de um item. Remova esse pagamento no diálogo de pagamento, faça a correção e lance de novo. Acrescentar itens e trocar o tatuador continuam liberados.

P: Apareceu “O desconto desta forma de pagamento mudou. Atualize a tela.” R: Alguém mudou o % de desconto daquela forma enquanto o diálogo de pagamento estava aberto. O pagamento não foi lançado: feche e abra o pagamento de novo e lance outra vez, já com o desconto novo.

P: A comissão do tatuador é calculada com o desconto da forma de pagamento? R: Sim. A comissão de cada item é calculada sobre o valor do item já com o desconto da forma de pagamento usada.

P: Consigo imprimir a comanda ou mandar um recibo para o cliente? R: Sim. O botão Imprimir imprime a comanda numa folha A4 pelo navegador ou, no celular, gera o PDF para compartilhar (Passo 13). Para isso o studio precisa de um modelo do tipo Comanda ativo em Configurações → Templates Impressão. Também dá para mandar um resumo pelo WhatsApp (pergunta abaixo).

P: Por que o botão Emitir nota fiscal está desativado? R: A comanda mostra o motivo por escrito. Os casos mais comuns são a emissão de NFS-e ainda não configurada e ativada em Configurações → Empresa e a comanda ainda não fechada (paga). Comanda cancelada ou estornada, ou fechada sem nenhum serviço, também não gera nota. Se o botão nem aparece, peça ao dono do studio acesso às Notas Fiscais Emitidas em Acessos → Perfis.

P: A comanda fechou sozinha ao receber o pagamento. Como emito a nota agora? R: Na tela Comandas, mude o filtro de situação para Fechada, abra a comanda e clique em Emitir nota fiscal.

P: A tatuagem vai levar várias sessões. Como ligo as comandas? R: Clique em Ligar a um projeto, ao lado da situação da comanda, e crie o projeto (ou escolha um que o cliente já tem). Cada comanda vira uma sessão, e o selo “Sessão 2 de 4” no cabeçalho abre o projeto. Veja o passo a passo em Projetos em sessões.

P: Pagar com a forma de crédito do cliente desconta o saldo pré-pago dele? R: Sim. Ao fechar a comanda, o valor pago na forma de crédito do cliente (a que confere o saldo) sai do crédito que ele tem guardado, como no PDV. O que faltar fica em Contas a Receber.

P: Dá para mandar a comanda pelo WhatsApp? R: Dá, se o WhatsApp do seu estúdio estiver configurado no sistema: clique no ícone de Enviar comanda por WhatsApp, ao lado do telefone do cliente, e ele recebe um resumo do que foi lançado.

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