Encaixe Rápido: achar um horário livre a partir do cliente, não da grade
O que é
Seção intitulada “O que é”O Encaixe Rápido vira a lógica do agendamento normal do avesso: em vez de você catar um buraco livre na grade, escolhe o cliente e o Fechamento de braço, e o próprio sistema já mostra os horários vagos — de qualquer tatuador ou de um específico. Um clique no horário já cria o agendamento, sem precisar preencher data e hora à mão.
Quando usar
Seção intitulada “Quando usar”- Um cliente chega no balcão sem hora marcada perguntando se cabe um Piercing de hélix hoje.
- Alguém liga perguntando o horário mais cedo disponível, sem se importar com qual tatuador vai atender.
- Você já sabe qual tatuador quer encaixar o cliente, só não sabe de cabeça o próximo horário livre dele.
Antes de começar
Seção intitulada “Antes de começar”Este artigo cobre o Encaixe Rápido. Se você não vê esse botão na tela de Agendamento, peça para o dono do Ink Demo Studio habilitar o módulo para o seu tipo de negócio.
Se você não conseguir usar o Encaixe Rápido, peça para o dono do studio liberar o seu acesso à tela de Agendamento em Heya Core → Perfis — é a mesma permissão que libera criar e editar agendamentos direto na grade.
Passo a passo
Seção intitulada “Passo a passo”Passo 1 — Abrir o Encaixe Rápido
Seção intitulada “Passo 1 — Abrir o Encaixe Rápido”Na tela de Agendamento, clique em Encaixe Rápido. No celular, o botão fica dentro do menu Funções. O mesmo diálogo também abre pelo atalho Encaixe Rápido no Dashboard.
Passo 2 — Escolher o cliente
Seção intitulada “Passo 2 — Escolher o cliente”Busque um cliente já cadastrado ou cadastre um novo ali mesmo, clicando em Cadastrar cliente. Se for só um nome sem cadastro, digite e siga em frente — não precisa de cadastro completo para encaixar alguém.
Passo 3 — Escolher os serviços
Seção intitulada “Passo 3 — Escolher os serviços”Clique em Adicionar serviço e busque o Fechamento de braço. Assim que o primeiro serviço entra, a lista de Horários livres já aparece sozinha, sem precisar clicar em nada.
Só aparecem serviços com duração cadastrada — é a duração que o sistema usa para medir se cabe no buraco livre. Um serviço sem duração configurada não aparece na busca; cadastre a duração dele em Catálogo → Serviços.
Passo 4 — Filtrar por um profissional específico (opcional)
Seção intitulada “Passo 4 — Filtrar por um profissional específico (opcional)”Por padrão a busca vale para Qualquer profissional. Se o cliente já tem preferência, escolha o nome dele no campo Profissional — a lista de horários livres se atualiza sozinha para mostrar só as vagas daquele tatuador.
Passo 5 — Escolher um horário e agendar
Seção intitulada “Passo 5 — Escolher um horário e agendar”Cada linha da lista mostra o horário, o tatuador, a duração e — se o Ink Demo Studio usa estações — qual estação está livre naquele horário. Clique em Agendar na vaga escolhida: o agendamento é criado na hora, sem mais nenhuma etapa.
O que acontece depois
Seção intitulada “O que acontece depois”- O agendamento criado pelo Encaixe Rápido é um agendamento normal — aparece na grade da Agenda como qualquer outro, e você pode confirmar, marcar falta, gerar comanda, iniciar atendimento ou cancelar do mesmo jeito.
- O diálogo fecha sozinho e mostra um aviso de sucesso; cliente, serviços e profissional escolhidos não ficam salvos para a próxima vez — cada abertura do Encaixe Rápido começa do zero.
- Se dois horários da lista ficarem quase iguais, o sistema já escolhe o tatuador menos ocupado naquele horário para aparecer primeiro; os outros tatuadores livres no mesmo horário aparecem como “+N profissionais” na mesma linha.
Erros comuns e dúvidas
Seção intitulada “Erros comuns e dúvidas”P: O Encaixe Rápido substitui o Novo agendamento? R: Não, são dois caminhos para o mesmo lugar. Use o Encaixe Rápido quando quer partir do cliente e do serviço direto para o horário mais próximo; use o Novo agendamento quando já sabe exatamente a data, a hora e o tatuador que quer marcar.
P: Por que um serviço que eu sei que existe não aparece na busca do Encaixe Rápido? R: Porque ele não tem duração cadastrada. O Encaixe Rápido só mostra serviços com duração — é ela que o sistema usa para calcular se o serviço cabe na vaga livre. Cadastre a duração em Catálogo → Serviços e ele passa a aparecer.
P: Por que não vejo um botão de Salvar no Encaixe Rápido? R: Porque não existe rascunho aqui — cliente, serviço e profissional são só o filtro de busca; o agendamento só é criado de verdade quando você clica em Agendar num horário da lista.
P: A lista de horários estava cheia e, quando cliquei em Agendar, deu erro dizendo que a vaga não existe mais — o que aconteceu? R: Alguém encaixou outro cliente naquele exato horário entre você abrir a lista e clicar. A tela avisa e já atualiza a lista sozinha — é só escolher outro horário.
P: Dá para escolher a quantidade ou ajustar o preço do serviço no Encaixe Rápido? R: Não — aqui o preço vem direto do cadastro do serviço, e a quantidade é sempre 1. Se precisar ajustar preço ou lançar mais de uma unidade, faça isso depois na comanda gerada a partir do agendamento.
P: O Encaixe Rápido também respeita a disponibilidade que o profissional configurou? R: Sim — só aparecem horários dentro da disponibilidade que cada tatuador configurou em Minha disponibilidade, fora de bloqueios pessoais e fora de feriados da empresa.