Empresa: dados do studio e regras gerais do negócio

O que é

É a tela de identidade do seu estúdio — nome, contato, logo, dados de registro — e também onde ficam algumas regras gerais que mudam como o sistema se comporta: quando um lançamento contábil é gerado, se dá para concluir uma comanda sem caixa aberto e como o editor de fotos abre. Este artigo cobre a aba Geral de Configurações → Empresa e a aba API Key, das chaves para outros sistemas se integrarem ao seu estúdio. As demais abas desta tela (Relatórios, Páginas Públicas, Horários, Feriados, Ponto) ficam para outros artigos.

As abas ficam no topo da tela, e a aba aberta aparece sublinhada. No celular, elas viram uma grade de botões: tocar num botão abre a aba em tela cheia, com o botão de salvar dela no rodapé.

Quando usar

• Atualizar o telefone, e-mail ou a logo do studio.
• Decidir se o lançamento contábil de uma venda acontece na hora ou só quando o caixa é fechado.
• Criar uma chave de API para outro sistema (um ERP, uma planilha automática, um site) ler e gravar dados do seu estúdio.
• Entender por que uma comanda não fecha sem caixa aberto — ou liberar esse fluxo.

Antes de começar

Se você não conseguir alterar os dados da empresa, peça para o dono do studio liberar o seu acesso em Acessos → Perfis.

Passo a passo

Passo 1 — Editar os dados de identificação

Preencha Nome, E-mail e WhatsApp de contato, escolha o Idioma padrão (o idioma em que o catálogo é cadastrado, usado como base das traduções automáticas), envie a Logo da Empresa e preencha os Dados de Registro (CNPJ, inscrição, endereço — texto livre). Quando o WhatsApp da empresa está conectado, aparece também Notificar itens excluídos por WhatsApp.

Passo 2 — Escolher quando o lançamento contábil acontece

Em Lançamento Contábil, escolha se cada venda gera um lançamento na hora (Individualmente por venda) ou se todos os lançamentos do dia são gerados juntos, de uma vez, quando o caixa fecha (No fechamento do caixa).

Passo 3 — Decidir se a comanda fecha sem caixa aberto

Em Concluir Ordem de Serviço e Comanda, escolha se é preciso ter um caixa aberto para fechar uma comanda (Exigir caixa aberto) ou não (Não exigir caixa). O estúdio criado pelo cadastro já nasce com Não exigir caixa: o pagamento entra pela comanda, sem ninguém precisar abrir um caixa antes.

Passo 4 — Ajustar o editor de imagens

Abra o acordeão Ajuste de Imagem para decidir o estado inicial do editor de fotos usado em produtos, serviços e no Atendimento: se a opção de remover fundo já vem marcada, e se o recorte já abre limitado a uma área central da foto.

Na mesma lista ficam outros acordeões, de uso mais pontual: Retirada e Entrega (pedidos de balcão do Ponto de Venda), Cobrança Recorrente (multa, juros, desconto e antecedência sugeridos para receitas recorrentes, e as instruções do boleto), Lembretes de Cobrança (aviso por e-mail antes do vencimento e cobrança do que já venceu) e, para empresas do Brasil, a configuração da nota fiscal de serviço (NFS-e).

Passo 6 — Criar uma chave de API

Na aba API Key, clique em Nova chave. Dê um Nome que diga para que serve a chave, escolha o Usuário e, se quiser, preencha os IPs permitidos (um por linha; vazio aceita qualquer IP) e a Validade (Nunca expira ou Expira em uma data). Clique em Criar chave e copie a chave na hora: ela não é exibida de novo.

A chave age como o usuário escolhido: tem exatamente as permissões que ele tem no estúdio, pelo perfil dele em Acessos → Perfis. Por isso o recomendado é criar um usuário só para a integração, com um perfil que libere apenas o necessário. O outro sistema envia a chave em cada chamada, no cabeçalho Authorization: Bearer seguido da chave.

Só quem administra o estúdio (acesso total, ou permissão para editar Perfis e Usuários) cria, edita ou revoga chaves. Os outros usuários veem a lista.

O que acontece depois

• Clique em Salvar no fim da aba — ele grava tudo da aba Geral, inclusive o que está dentro dos acordeões. As outras abas desta tela (Relatórios, Páginas Públicas, Horários…) têm o seu próprio botão de salvar.

• Trocar a regra de Lançamento Contábil não reprocessa o que já foi lançado — só muda o comportamento das vendas a partir dali.

• Uma chave de API pode ser revogada a qualquer momento pelo ícone de lixeira; o sistema que a usa perde o acesso em até 30 segundos. A chave também para de funcionar sozinha se o usuário dela for desativado no estúdio, ou quando a validade vence. O que for alterado por uma chave aparece na Auditoria com a origem Chave de API.

Erros comuns e dúvidas

P: Qual a diferença entre lançar “Individualmente por venda” e “No fechamento do caixa”? R: No primeiro, cada venda gera seu lançamento contábil na hora — o Extrato de Conta fica sempre atualizado durante o dia. No segundo, os lançamentos de todas as vendas do dia são gerados juntos, de uma vez, quando o caixa é fechado — menos lançamentos individuais, mas o extrato só reflete o dia depois do fechamento.

P: O que muda se eu escolher “Exigir caixa aberto”? R: A comanda só pode ser fechada quando houver um caixa aberto; sem caixa, o fechamento é bloqueado. Com “Não exigir caixa” (como o estúdio já nasce), a equipe fecha a comanda a qualquer momento — útil para quem não usa a rotina de abertura e fechamento de caixa no dia a dia.

P: Onde configuro multa, juros e lembretes de cobrança? R: Nesta mesma aba, nos acordeões Cobrança Recorrente (valores sugeridos ao criar uma receita recorrente; contratos já cadastrados guardam os próprios valores) e Lembretes de Cobrança (envio automático de e-mail antes e depois do vencimento, que vale na hora). Os dois são gravados pelo Salvar da aba.

P: A chave de API pode fazer tudo no sistema? R: Não. Ela tem as permissões do usuário dela, só neste estúdio. E algumas áreas nunca aceitam chave, mesmo de um usuário com acesso total: login e troca de empresa, a própria tela de chaves, a Heya, o suporte e as telas da plataforma. Se o outro sistema receber “Esta rota não pode ser usada com chave de API.”, é uma dessas áreas.

P: Perdi a chave. Consigo ver de novo? R: Não: o sistema guarda só uma impressão da chave, nunca a chave em si. Revogue a antiga e crie outra.

P: O que aceito escrever em “Dados de Registro”? R: Texto livre — CNPJ, Inscrição Estadual, o que fizer sentido para o seu studio. O campo aceita HTML básico (negrito, quebra de linha, link) porque esse texto também aparece na página pública de agendamento; para o mapa apontar para o endereço certo, marque só o endereço com <span data-map>...</span>.

P: Preciso preencher a Taxa Padrão? R: Não — é opcional (Nenhuma por padrão). Ela só é relevante para studios que usam um tipo de taxa/imposto específico aplicado automaticamente.

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