تسوية الحسابات: إنشاء القيود المحاسبية اليدوية وتعديلها
هنا تسجّل يدويًا قيدًا مدينًا ودائنًا لا ينتج عن عملية بيع أو دفع مصروف أو إغلاق صندوق — مثل قيد افتتاحي أو تصحيح محدد لا يناسب أي شاشة أخرى. يتضمن كل قيد سطرين على الأقل، ويجب أن يكون إجمالي المبالغ المدينة مساويًا تمامًا لإجمالي المبالغ الدائنة قبل الحفظ. هذا هو النموذج نفسه الذي يفتحه الاختصار تسوية جديدة في المركز المالي.
متى تستخدمه
Section titled “متى تستخدمه”- تسجيل الرصيد الافتتاحي لحساب عند بدء استخدام وحدة المالية.
- تصحيح قيد يدوي سابق سُجّل بشكل خاطئ.
- تكرار تسوية مشابهة لتسوية موجودة من دون إدخال السطور من جديد.
- تسجيل تسوية محاسبية محددة لا تتعلق بمصروف أو بيع أو إغلاق صندوق.
قبل أن تبدأ
Section titled “قبل أن تبدأ”إذا لم تتمكن من إنشاء تسوية أو تعديلها، فاطلب من مالك الاستوديو منحك صلاحية الوصول من خلال الصلاحيات → الملفات الشخصية. يتطلب حذف التسوية مستوى صلاحية أعلى (كامل) من إنشاء التسوية أو تعديلها (تعديل).
خطوة بخطوة
Section titled “خطوة بخطوة”الخطوة 1 — عرض قائمة التسويات
Section titled “الخطوة 1 — عرض قائمة التسويات”تعرض القائمة القيود اليدوية للفترة فقط، ولا تعرض المبيعات أو المصروفات أو عمليات إغلاق الصندوق — فهذه تظهر فقط في القيود المحاسبية. استخدم البحث (البحث بالوصف…) أو الفترة (في اللوحة التي تفتحها زر عوامل التصفية، والتي تبدأ بخيار «هذا الشهر») أو عوامل التصفية في الأعمدة للعثور على تسوية محددة.
الخطوة 2 — إنشاء تسوية جديدة
Section titled “الخطوة 2 — إنشاء تسوية جديدة”انقر على تسوية جديدة، واختر التاريخ، واكتب ملاحظات عامة (اختياريًا)، ثم أدخل سطور القيد: اختر في كل سطر الحساب، وأضف مركز التكلفة إذا أردت، ثم أدخل المبلغ في خانة مدين أو دائن (لا تملأ الخانتين في السطر نفسه). استخدم إضافة سطر لإضافة أكثر من سطرين. يعرض الملخص في أسفل النموذج إجمالي المدين وإجمالي الدائن وشارة متوازن/المدين ≠ الدائن — ولا يتفعّل زر حفظ القيد إلا عندما يتساوى الإجماليان.
الخطوة 3 — حذف تسوية
Section titled “الخطوة 3 — حذف تسوية”انقر على رمز حذف وأكّد الحذف. لا يظهر هذا الرمز إلا لمن لديه مستوى الصلاحية كامل في تسويات الحسابات، وعلى القيود المدخلة في هذه الشاشة فقط، وليس على القيود التي أنشأتها وحدة أخرى (راجع «ما الذي يحدث بعد ذلك»).
الخطوة 4 — استنساخ تسوية مشابهة
Section titled “الخطوة 4 — استنساخ تسوية مشابهة”لتكرار تسوية موجودة، انقر على رمز استنساخ في السطر. سيفتح نموذج تسوية حسابات جديدة يتضمن الملاحظة والسطور نفسها (الحسابات ومراكز التكلفة والمبالغ) الموجودة في القيد الأصلي، مع تاريخ اليوم. عدّل ما يلزم، ثم انقر على حفظ القيد. لن يتغير القيد الأصلي. يمكنك استنساخ قيد أنشأته وحدة أخرى أيضًا؛ إذ تُنشأ النسخة كأي تسوية يدوية عادية ويمكنك تعديلها.
ماذا يحدث بعد ذلك
Section titled “ماذا يحدث بعد ذلك”- يظهر القيد الذي تحفظه هنا فورًا في القيود المحاسبية، إلى جانب جميع القيود الأخرى.
- ليست كل القيود يدوي مدخلة يدويًا في هذه الشاشة: فالسحب أو الإضافة إلى الصندوق مع اختيار حساب مقابل، وعكس قيد آخر، تظهر أيضًا على أنها «يدوية». لكن هذه القيود تكون مقفلة، ولا يظهر فيها سوى رمز العين (عرض (تم إنشاؤه بواسطة وحدة أخرى)) بدلًا من خياري التعديل والحذف، وتظهر عند فتحها الرسالة “تم إنشاء هذا القيد بواسطة وحدة أخرى ولا يمكن تعديله هنا.”
- حذف التسوية نهائي، ولا توجد سلة محذوفات أو قائمة بسجل التسويات المحذوفة.
أخطاء شائعة وأسئلة
Section titled “أخطاء شائعة وأسئلة”س: ما الفرق بين هذه الشاشة وشاشة القيود المحاسبية؟ ج: هنا يمكنك إنشاء القيود وتعديلها وحذفها، لكنك لا ترى سوى القيود اليدوية. أما في القيود المحاسبية فيمكنك الاطلاع فقط، لكنك ترى كل شيء من مبيعات ومصروفات وعمليات إغلاق الصندوق وتسويات يدوية.
س: لماذا لا يظهر في بعض القيود سوى رمز العين، من دون خياري التعديل أو الحذف؟ ج: لأن هذا القيد لم يُدخَل يدويًا، بل نتج عن عملية أخرى (مثل السحب أو الإضافة إلى الصندوق، أو عكس قيد آخر). تكون هذه القيود مقفلة حتى لا يتأثر ما حدث في العملية الأصلية؛ ويتيح رمز العين الاطلاع على التفاصيل فقط.
س: لماذا يظل زر الحفظ غير مفعّل رغم أنني أكملت كل الحقول؟ ج: لأن إجمالي المبالغ المدينة لا يساوي إجمالي المبالغ الدائنة. تحقّق من الشارة أسفل النموذج: ما دامت تعرض المدين ≠ الدائن، فسيظل الحفظ غير متاح. لا يمكن حفظ قيد غير متوازن، حتى عن طريق الخطأ.
س: هل يمكن أن يتضمن القيد سطرًا واحدًا فقط؟ ج: لا، الحد الأدنى سطران: أحدهما مدين والآخر دائن. يتعطل رمز حذف السطر بمجرد بقاء سطرين فقط.
س: هل يجب اختيار مركز تكلفة لكل سطر؟ ج: لا، هذا اختياري لكل سطر على حدة. يُسجّل السطر من دون مركز تكلفة بشكل طبيعي، لكنه لا يظهر في أي تقرير مجمّع حسب مركز التكلفة.