تقرير العمولات: احتساب مستحقات كل محترف ودفعها
يحتسب هذا التقرير قيمة العمولة المستحقة لكل فنان وشم عن مبيعاته في الطلبات — بالاعتماد على النسبة المحددة لكل فنان. ويستخدم طريقة الاحتساب نفسها الموجودة في علامة تبويب الفريق ضمن لوحة المعلومات، لذلك تكون الأرقام متطابقة دائمًا في المكانين.
متى تستخدمه
Section titled “متى تستخدمه”-
عند إقفال الشهر، لمراجعة عمولة كل فنان وشم ودفعها.
-
لإنشاء مصروف دفع العمولة مباشرةً من التقرير، من دون تسجيله يدويًا في المصروفات.
قبل أن تبدأ
Section titled “قبل أن تبدأ”اطلب من مالك الاستوديو منحك صلاحية الوصول من الصلاحيات → الملفات الشخصية. تتطلب مشاهدة هذا التقرير صلاحية، ويتطلب فتح طلب منه صلاحية أخرى (الوصول إلى الطلبات)، كما يتطلب إنشاء مصروف الدفع صلاحية ثالثة (التعديل في المصروفات). لذلك، قد تتمكن من مشاهدة كل شيء من دون أن تتمكن من دفع مستحقات أي شخص.
تُضبط نسبة كل فنان وشم من المستخدمين، في علامة التبويب العمولة في ملفه الشخصي: نسبة افتراضية تسري على كل شيء، ونسب خاصة بكل منتج، إن وُجدت، وتكون لها الأولوية دائمًا على النسبة الافتراضية.
خطوة بخطوة
Section titled “خطوة بخطوة”الخطوة 1 — عرض قائمة العمولات
Section titled “الخطوة 1 — عرض قائمة العمولات”في التقارير، انقر على العمولة. تُفتح القائمة محمّلة بالفترة الافتراضية، وتعرض قسم الطلبات، الذي يتضمن رقم كل طلب، واسم فنان الوشم، والنسبة، والحالة (مدفوع بالفعل أو غير مدفوع). في صفوف الطلبات، يفتح رمز فتح الطلب الطلب نفسه. لعرض عمولات فنان وشم واحد فقط، استخدم عامل التصفية المستخدم ضمن مزيد من عوامل التصفية.
الخطوة 2 — اختيار أساس الاحتساب
Section titled “الخطوة 2 — اختيار أساس الاحتساب”يحدد عامل التصفية أساس الاحتساب ما يُحتسب «ضمن الفترة»: الخيار المبلغ المستلم (تاريخ التحصيل) (الافتراضي) يحتسب العمولة وفق تاريخ دفع العميل الفعلي، بينما يحتسب الخيار تاريخ البيع (يتجاهل المدفوعات) كامل العمولة في تاريخ البيع، سواء تم استلام المبلغ أم لا.
الخطوة 3 — عرض الإجمالي حسب المصدر
Section titled “الخطوة 3 — عرض الإجمالي حسب المصدر”في أسفل القائمة، تعرض لوحة العمولة حسب المصدر إجمالي عمولات الطلبات وإجمالي الفترة.
الخطوة 4 — إنشاء مصروف العمولة
Section titled “الخطوة 4 — إنشاء مصروف العمولة”حدد مربع سطر واحد أو أكثر حالته غير مدفوع، ثم انقر على إنشاء مصروف. في نافذة إنشاء مصروف عمولة، راجع السطور المحددة و إجمالي العمولة، ثم اختر حساب المصروف و مركز التكلفة وتاريخ الاستحقاق وطريقة الدفع. إذا حددت دفع هذا المصروف الآن، فسيُسجَّل الدفع في الخطوة نفسها. وإذا لم يكن لدى الشركة حساب محاسبي للعمولات بعد، تتيح النافذة خيار إنشاء الحساب تلقائيًا.
الخطوة 5 — تصدير التقرير
Section titled “الخطوة 5 — تصدير التقرير”ضمن مزيد من عوامل التصفية، استخدم تصدير CSV أو PDF أو مشاركة أو البريد الإلكتروني (وWhatsApp، عند اتصال WhatsApp الخاص بالاستوديو) لإخراج بيانات الاحتساب من النظام.
ماذا يحدث بعد ذلك
Section titled “ماذا يحدث بعد ذلك”-
يؤدي إنشاء المصروف إلى تسجيل مصروف فعلي في قسم المالية، مصروف واحد لكل محترف، حتى لو شمل التحديد سطورًا تخص محترفين مختلفين.
-
لا يُحتسب السطر الذي حالته مدفوع بالفعل مرة أخرى، ولا يمكن تحديده لإنشاء مصروف مرة أخرى.
-
لا تُحتسب إلا الطلبات المغلقة (التي تحولت إلى مبيعات). أما الطلب المفتوح، حتى لو دُفع جزء منه، فلا يُحتسب له أي عمولة حتى يُغلق.
-
لا يُحتسب أي عنصر في الطلب لم يُعيّن له محترف ضمن عمولة أي شخص، ويُستبعد من الاحتساب من دون أي أثر، باستثناء التنبيه أعلى التقرير الذي يوضح عدد العناصر في هذه الحالة.
-
قد يؤدي اختيار فترة طويلة جدًا تتضمن عددًا كبيرًا من المستندات إلى اقتطاع نتائج الاحتساب حفاظًا على سلامة النظام. سيعرض التقرير تنبيهًا، وسيرفض النظام إنشاء المصروف أثناء ذلك. قلّص الفترة لإتاحة إنشاء المصروف.
أخطاء شائعة وأسئلة
Section titled “أخطاء شائعة وأسئلة”س: هل تُحتسب العمولة على إجمالي قيمة البيع أم على المبلغ الذي دفعه العميل فقط؟ ج: يعتمد ذلك على عامل التصفية أساس الاحتساب. افتراضيًا، تُحتسب العمولة على المبلغ المستلم فقط، ويوزَّع المبلغ بالتناسب على الدفعات. أما عند اختيار «تاريخ البيع»، فتُحتسب القيمة كاملة في تاريخ البيع، سواء تم استلامها أم لا.
س: لماذا تظهر عمولة أحد الأعمال بقيمة صفر رغم ظهور المحترف الصحيح في السطر؟ ج: يُرجح أن نسبة العمولة لم تُضبط لذلك المحترف، لا نسبة افتراضية ولا نسبة خاصة بذلك المنتج. راجع علامة التبويب العمولة في ملفه ضمن المستخدمين.
س: هل يُحتسب عنصر في الطلب لم يُعيّن له محترف ضمن عمولة أحد؟ ج: لا. تُحتسب عمولة الطلب لكل عنصر، وتُسند إلى الشخص الذي نفذ ذلك العنصر تحديدًا. إذا لم يُحدَّد محترف، فلن يُحتسب العنصر لأي شخص.
س: أستطيع رؤية التقرير كاملًا، لكن لا أستطيع فتح طلب أو إنشاء المصروف. ما السبب؟ ج: هذه ثلاث صلاحيات مختلفة: عرض التقرير، وفتح طلب (صلاحية الوصول إلى الطلبات)، وإنشاء المصروف (صلاحية التعديل في المصروفات). اطلب من مالك الاستوديو ضبط هذه الصلاحيات من الصلاحيات → الملفات الشخصية.
س: هل يمكنني دفع العمولة نفسها مرتين عن طريق الخطأ؟ ج: لا يمكن تحديد سطر حالته مدفوع بالفعل مرة أخرى. انتبه فقط إلى عدم تغيير أساس الاحتساب بين عمليتي إنشاء المصروف للفترة نفسها. استخدم أساس الاحتساب نفسه دائمًا.
س: الفترة التي اخترتها طويلة، ويظهر التقرير تنبيهًا بأن نتائج الاحتساب اقتُطعت. ماذا أفعل؟ ج: قلّص الفترة. فالأرقام لن تكون مكتملة، كما لن يسمح النظام بإنشاء المصروف ما دام التنبيه ظاهرًا، لتجنب الدفع استنادًا إلى بيانات جزئية.