لوحة المعلومات: ملخص يوم الاستوديو في مكان واحد

ما هو

تعرض لوحة المعلومات ملخصاً للاستوديو بالكامل في مكان واحد: المبالغ المحصّلة، وعدد المواعيد، وحالة أجندة اليوم، ومبيعات كل فنان وشم والعمولة المستحقة له. وهي لا تحل محل أي شاشة، بل تمثل نقطة البداية لتحديد الخطوة التالية.

متى تستخدمه

عند فتح النظام صباحاً، للاطلاع على أجندة اليوم ومعرفة ما إذا كان هناك عملاء بانتظار التأكيد.
في نهاية الشهر، لمقارنة الإيرادات بالشهر السابق قبل اتخاذ قرار بتكثيف الترويج أو تقديم عرض.
عند مراجعة عمولة أحد فناني الوشم، قبل فتح تقرير العمولات لإتمام الدفع.

قبل أن تبدأ

تندرج لوحة المعلومات ضمن وحدة المواعيد. إذا لم يظهر هذا الخيار في قائمة العمليات، فاطلب من مالك الاستوديو تفعيل الوحدة لنوع نشاطك التجاري.

لرؤية علامة التبويب المالية، يجب أيضاً تفعيل وحدة المالية.

إذا كانت الوحدات مفعّلة وما زلت لا ترى لوحة المعلومات، فاطلب من مالك الاستوديو منحك صلاحية الوصول من إمكانية الوصول → الملفات الشخصية.

خطوة بخطوة

الخطوة 1 — الاطلاع على ملخص اليوم

افتح لوحة المعلومات من قائمة العمليات. تكون علامة التبويب نظرة عامة محددةً مسبقاً. اختر الفترة من محدد الفترة في أعلى الشاشة (الافتراضي هو هذا الشهر) للاطلاع على الإيرادات، والمواعيد، ومتوسط قيمة الفاتورة، ومعدل الإشغال، والعملاء الجدد، والمواعيد المكتملة، وحالات عدم الحضور والإلغاء. تعرض كل بطاقة نسبة التغير مقارنةً بالفترة السابقة المماثلة.

أسفل ذلك، تعرض ثلاث بطاقات نتائج الطلبات المدفوعة خلال الفترة: تكلفة الطلبات (تكلفة المنتجات المبيعة والمواد والمستلزمات المستخدمة)، وربح الطلبات (قيمة الطلبات بعد خصم الضرائب والخصومات، مطروحاً منها التكلفة ورسوم طريقة الدفع التي يتحملها الاستوديو)، ونسبة الربح % (الربح مقسوماً على تلك القيمة). يُحتسب ذلك بالطريقة نفسها التي تظهر بها أعمدة التكلفة والربح ونسبة الربح في تقرير الطلبات، حيث يمكنك الاطلاع على كل طلب على حدة. لا تظهر هذه البطاقات الثلاث إلا لمن لديه صلاحية الوصول إلى تقرير الطلبات من إمكانية الوصول → الملفات الشخصية.

في السطر التالي، تعرض بطاقة مدفوعات العملاء المبالغ التي استُلمت عبر شاشة مدفوعات العملاء خلال الفترة: رصيد أو عربون دفعه العميل، وتسديد حساب مستحق، إلى جانب عدد عمليات التحصيل. لا تُحتسب هذه المبالغ ضمن الإيرادات، التي تشمل المبيعات فقط؛ إذ يُحتسب الرصيد ضمن الإيرادات عند دفع الطلب الذي استُخدم فيه. ومع تفعيل وحدة المالية، يعرض السطر نفسه المبالغ المستحقة للتحصيل والدفع خلال الأيام الثلاثين المقبلة. وأسفل ذلك تجد مصادر الإيرادات.

عندما تشمل الفترة أكثر من يوم (مثل هذا الشهر)، يظهر أيضاً مخطط الإيرادات حسب اليوم، الذي يعرض إجمالي المبيعات لكل يوم حتى اليوم. اسحب على المخطط لتحديد نطاق من الأيام والاطلاع على إجمالي ذلك النطاق ومتوسطه اليومي.

يفتح زر إجراءات سريعة، بجانب محدد الفترة، اختصارات إلى موعد جديد وإدراج سريع وفتح الطلب والعملاء وتسجيل مصروف دون مغادرة لوحة المعلومات. على الهاتف، تجتمع الاختصارات في هذا الزر: اضغط عليه لعرض الخيارات، ثم اضغط على الخيار الذي تريده.

نظرة عامة على لوحة المعلومات، مع بطاقات الإيرادات والمواعيد والتغير مقارنةً بالفترة السابقة

في نهاية النظرة العامة، تعرض بطاقة منتجات مخزونها أقل من الحد الأدنى المنتجات التي وصل مخزونها المتاح إلى الحد الأدنى أو انخفض عنه، مع الكمية المتاحة والحد الأدنى لكل منتج. تظهر المنتجات الأبعد عن الحد الأدنى أولاً، ويبيّن الرقم بجانب العنوان عددها. بخلاف البطاقات الأخرى، تعرض هذه البطاقة المخزون الحالي؛ فتغيير الفترة في الأعلى لا يغيّر القائمة. لا تظهر إلا المنتجات التي تم تحديد حد أدنى لمخزونها (راجع الحد الأدنى للمخزون).

بطاقة المنتجات التي يقل مخزونها عن الحد الأدنى، في نهاية النظرة العامة

تسرد فقرة التكلفة حسب المنتج في الطلبات، الموجودة فوقها مباشرةً، كل مادة أو مستلزم أو منتج استُخدم في الطلبات المدفوعة خلال الفترة، مرتبةً من الأعلى تكلفةً إلى الأقل: الكمية المستهلكة (بوحدة القياس المسجلة)، والتكلفة الإجمالية، ونسبة مساهمته المئوية في إجمالي التكلفة. ويعرض السطر الأخير مجموع تكاليفها. لا تظهر هذه الفقرة إلا لمن لديه صلاحية الوصول إلى تقرير الطلبات من إمكانية الوصول → الملفات الشخصية، مثل بطاقات التكلفة والربح.

فقرة تكلفة المنتجات في الطلبات ضمن النظرة العامة

الخطوة 2 — متابعة أجندة اليوم

انقر على علامة التبويب الأجندة للاطلاع على نشاط اليوم: المواعيد، وعدد المواعيد التي لا تزال بانتظار تأكيد العميل، وحالات عدم الحضور اليوم، والساعات المتاحة في الأجندة. أسفل ذلك، تظهر قائمة الانتظار (عدد من ينتظرون موعداً شاغراً وعدد من تلقوا عرضاً)، وأعياد الميلاد خلال الأيام السبعة القادمة، وخرائط الحرارة لكل من الإشغال حسب الساعة والإشغال حسب المختص (وبحسب محطة العمل، إذا كان الاستوديو يستخدم محطات عمل).

علامة تبويب الأجندة مع بطاقات اليوم وخريطة حرارة الإشغال حسب المختص

الخطوة 3 — الاطلاع على أداء المبيعات

في علامة التبويب المبيعات، اطّلع على متوسط قيمة الفاتورة (مع تفصيل قيمة الخدمات والمنتجات)، ونسبة بيع المنتجات (نسبة المبيعات التي تضمنت منتجاً واحداً على الأقل لإعادة البيع)، وعدد الخدمات المبيعة في كل عملية بيع، والخصومات الممنوحة. أسفل ذلك، تظهر قائمتا الخدمات الأكثر مبيعاً والمنتجات الأكثر مبيعاً، إلى جانب الإيرادات حسب المختص.

علامة تبويب المبيعات مع قائمة الخدمات الأكثر مبيعاً

الخطوة 4 — متابعة الأمور المالية

في علامة التبويب المالية، اطّلع على المبالغ مستحق الدفع اليوم ومستحق الدفع خلال 7 أيام، والفواتير متأخرة، والمبالغ مستحق التحصيل خلال 7 أيام، إضافةً إلى توقعات التدفق النقدي للأسابيع الستة المقبلة، وطرق التحصيل، والمصروفات حسب الفئة خلال الفترة.

علامة تبويب المالية مع توقعات التدفق النقدي وطرق التحصيل

الخطوة 5 — الاطلاع على قاعدة العملاء

في علامة التبويب العملاء، اطّلع على عدد العملاء النشطين، والعملاء الجدد، ومعدل عودة العملاء، ومتوسط الفترة بين الزيارات. أسفل ذلك، تظهر أفضل العملاء (12 شهراً) وإعادة التفعيل، التي تعرض العملاء المعرّضين لعدم العودة، استناداً إلى متوسط الفترة بين زيارات كل منهم.

علامة تبويب العملاء مع مؤشرات قاعدة العملاء النشطة وقائمة العملاء المعرّضين لعدم العودة

الخطوة 6 — الاطلاع على إنتاجية الفريق

في علامة التبويب الفريق، يعرض جدول إنتاج الفريق بيانات كل فنان وشم: الإيرادات (والتغير مقارنةً بالشهر الماضي)، والمواعيد، ومتوسط قيمة الفاتورة، ومبيعات المنتجات، ومعدل الإشغال، والعمولة المحسوبة للفترة — وهي القيمة نفسها التي تظهر في تقرير العمولات — وساعات العمل.

علامة تبويب الفريق مع إنتاجية كل مختص وعمولته

ماذا يحدث بعد ذلك

لوحة المعلومات مخصصة للعرض فقط. لتنفيذ إجراء، مثل تسجيل دفعة أو فتح طلب أو تأكيد موعد، انتقل إلى الشاشة المعنية؛ فلا يمكنك تعديل البيانات من لوحة المعلومات.
تجمع الأرقام في علامات التبويب «النظرة العامة» و«المبيعات» و«المالية» و«الفريق» بيانات الفترة المحددة في محدد الفترة أعلى الشاشة. أما أرقام علامة تبويب العملاء فهي لقطة للحظة الحالية، ولا تتغير عند تغيير الفترة.
قائمة المنتجات التي يقل مخزونها عن الحد الأدنى في النظرة العامة هي أيضاً لقطة للحظة الحالية؛ فهي تعرض مخزون الشركة الحالي بصرف النظر عن الفترة المحددة.
تقارن بطاقات «اليوم» في علامة تبويب الأجندة (مواعيد اليوم، وحالات عدم الحضور اليوم، والساعات المتاحة) بيانات اليوم دائماً ببيانات الأمس، بصرف النظر عن الفترة المحددة في الأعلى.
لا تظهر نسبة التغير (السهم بجانب كل بطاقة) إلا عند وجود 10 سجلات على الأقل في كلتا الفترتين المقارنتين. إذا كانت الفترة قصيرة جداً أو كان التسجيل في النظام حديثاً، فلن يظهر السهم.
تعرض بطاقات «المكتملة» و«عدم الحضور» و«الإلغاءات» شرطةً (—) بدلاً من 0% إلى أن يتغير status أول موعد من «مجدول» للمرة الأولى.
تُحتسب عمولة علامة تبويب الفريق بالطريقة نفسها المتبعة في تقرير العمولات، لذلك لا تختلف القيمة بين المكانين عند إغلاق حسابات الشهر.

أخطاء شائعة وأسئلة

س: دفع العميل عربوناً (أو أضاف رصيداً) ولم تتغير الإيرادات. هل هذا صحيح؟ ج: نعم. يظهر الرصيد والعربون وتسديد الحساب المستحق، عند استلامها عبر شاشة مدفوعات العملاء، في بطاقة مدفوعات العملاء لا ضمن الإيرادات. وعند دفع الطلب الذي استُخدم فيه الرصيد، تُضاف قيمته إلى إيرادات ذلك اليوم. بهذه الطريقة لا يُحتسب المبلغ نفسه مرتين.

س: أعدت مبلغ طلب. هل سيختفي من الإيرادات؟ ج: يُسجّل المبلغ المسترد كقيمة سالبة في يوم ردّه. إذا وقعت عملية البيع ورد المبلغ ضمن الفترة نفسها، تصبح إيرادات ذلك الطلب صفراً. لكنه يظل محسوباً كموعد، لأن الخدمة نُفذت؛ الذي أُعيد هو المال فقط.

س: لماذا لا يظهر مخطط الإيرادات حسب اليوم؟ ج: لا يظهر المخطط إلا إذا كانت الفترة المحددة تشمل أكثر من يوم. لا توجد بيانات للمقارنة بين الأيام عند اختيار اليوم أو أي فترة مدتها يوم واحد. ويعرض المخطط البيانات حتى اليوم؛ لذلك لا تظهر الأيام المستقبلية ضمن الفترة.

س: لماذا تعرض بعض البطاقات شرطةً (—) بدلاً من 0%؟ ج: لأن السجل لا يحتوي بعد على بيانات كافية لقياس ذلك؛ فعلى سبيل المثال، قد لا يكون أي موعد قد غادر حالته الأولية بعد. عرض 0% قد يوحي خطأً بأن النتيجة قد قِيست بالفعل.

س: لماذا لا تظهر المقارنة بالفترة السابقة في بعض البطاقات؟ ج: يخفي النظام نسبة التغير عندما يقل عدد السجلات عن 10 في الفترة الحالية أو السابقة. وهذا يمنع عرض نسبة مثل «+900%» لمجرد أن قاعدة المقارنة كانت صغيرة جداً.

س: هل تتغير أرقام علامة تبويب العملاء عند تغيير الفترة من محدد الفترة في الأعلى؟ ج: لا. على خلاف علامات التبويب الأخرى، تعرض مؤشرات العملاء لقطة للحظة الحالية (مثل عدد العملاء النشطين الآن)، ولا تجمع بيانات الفترة المحددة.

س: لا أرى علامة تبويب المالية في لوحة المعلومات. ماذا أفعل؟ ج: من المحتمل أن وحدة المالية غير مفعّلة لنوع نشاطك التجاري. اطلب من مالك الاستوديو تفعيلها.

س: هل تعرض علامة تبويب الأجندة نشاط الفترة المحددة في الأعلى؟ ج: جزئياً فقط. فالبطاقات التي تعرض بيانات «اليوم» تقارنها دائماً بالأمس، لأن «اليوم» لا يتغير عند تغيير الفترة المحددة.

س: لماذا لا أرى بطاقة الصندوق المفتوح في علامة تبويب المالية؟ ج: لا تظهر البطاقة إلا عند وجود صندوق مفتوح في تلك اللحظة، وعند امتلاكك صلاحية الوصول إلى شاشة إغلاق الصندوق. في غياب ذلك، لا تظهر البطاقة حتى لو كانت وحدة المالية مفعّلة.

س: هل العمولة المعروضة في علامة تبويب الفريق هي المبلغ النهائي الذي سأدفعه للمختص؟ ج: تُحتسب بالطريقة نفسها المتبعة في تقرير العمولات، لذا يمكنك الاعتماد عليها كمرجع. لكن راجع التقرير قبل إتمام الدفع، إذ لن يظهر أي قيد يُسجّل بعد فتح لوحة المعلومات إلا عند تحديث الشاشة في المرة التالية.

س: قيمة الربح من الطلبات مساوية للإيرادات. ألم تُحتسب التكلفة؟ ج: تُحتسب التكلفة استناداً إلى سعر التكلفة للمنتجات. إذا لم تُسجّل أسعار تكلفة المواد والمستلزمات المستخدمة في الخدمات، فستكون التكلفة صفراً. راجع سعر التكلفة لكل مستلزم وعلامة تبويب المواد والمستلزمات في الخدمات. ولا تأخذ البطاقة في الحسبان إلا الطلبات المدفوعة خلال الفترة؛ لذلك تُحتسب المبيعات التي تتم مباشرةً في نقطة البيع دون طلب ضمن الإيرادات، لا ضمن هذه البطاقات الثلاث.

س: لماذا لا أرى بطاقات الربح أو فقرة تكلفة المنتجات في الطلبات؟ ج: لا تظهر هذه العناصر إلا لمن لديه صلاحية الوصول إلى تقرير الطلبات. اطلب من مالك الاستوديو إتاحة هذا التقرير لك في ملفك الشخصي من إمكانية الوصول → الملفات الشخصية.

س: مخزون أحد المنتجات منخفض، لكنه لا يظهر في قائمة لوحة المعلومات. لماذا؟ ج: لا تعرض القائمة إلا المنتجات النشطة التابعة للشركة المحددة في الأعلى، والتي تزيد قيمة الحد الأدنى للمخزون فيها على صفر. تحقق من الحد الأدنى في علامة تبويب المخزون ضمن بيانات المنتج. ولا تظهر الخدمات في القائمة، إذ ليس لها مخزون.