دفتر اليومية: التدفق النقدي يومًا بيوم، مع تصحيح مباشر في السطر
يعرض هذا التقرير حركة صندوقك يومًا بيوم: سطر لكل حركة، مع رصيد جارٍ تراكمي — لتعرف مصدر الأموال ووجهتها، ولتصحيح أي قيد خاطئ مباشرة من السطر. وهو يختلف عن القيود المحاسبية: فهذا التقرير هو دفتر الأستاذ الكامل (كل قيد سجّله النظام، للاستعلام فقط)، أما دفتر اليومية فيعرض التدفق النقدي والرصيد الجاري، ويتيح التعديل مباشرة.
متى تستخدمه
Section titled “متى تستخدمه”- لمتابعة رصيد الصندوق يومًا بيوم، حركةً بحركة.
- لمقارنة ما تم دفعه أو استلامه فعليًا بما هو متوقع حسب الاستحقاق.
- لتصحيح الحساب أو طريقة الدفع أو مبلغ دفعة مسجلة، من دون الحاجة إلى فتح شاشة المصروفات بشكل منفصل.
قبل أن تبدأ
Section titled “قبل أن تبدأ”إذا لم تتمكن من رؤية هذا التقرير، فاطلب من مالك الاستوديو إتاحة الوصول لك من الوصول → الملفات الشخصية. يتطلب تصحيح سطر صلاحية مختلفة — وهي صلاحية التعديل في شاشة المصروفات — لذلك قد تتمكن من رؤية التقرير كاملًا، ومع ذلك يظهر لك خطأ عند محاولة حفظ تصحيح.
خطوة بخطوة
Section titled “خطوة بخطوة”الخطوة 1 — عرض القائمة على أساس الاستحقاق
Section titled “الخطوة 1 — عرض القائمة على أساس الاستحقاق”من التقارير، انقر على دفتر اليومية. يفتح التقرير على الفترة اليوم — غيّر الفترة (مثلًا إلى هذا الشهر) لعرض أيام أكثر. افتراضيًا، يكون الأساس على حسب الاستحقاق — فيعرض المصروفات والمبالغ المستلمة حسب تاريخ الاستحقاق، سواء دُفعت أم لا، ويكون عمود الحساب المدين فارغًا دائمًا (إذ لم يُستخدم أي حساب للصندوق بعد).
الخطوة 2 — التبديل إلى أساس الدفع
Section titled “الخطوة 2 — التبديل إلى أساس الدفع”ضمن مزيد من عوامل التصفية، غيّر الأساس إلى حسب الدفع ثم انقر على تطبيق عوامل التصفية — ستظهر الآن المبالغ التي دُفعت أو استُلمت فعليًا فقط، مع تعبئة الحساب المدين (حساب الصندوق أو البنك الذي استُخدمت أمواله فعليًا) واحتساب الرصيد الجاري تراكميًا مع كل سطر.
في اللوحة نفسها، يحدد الرصيد الافتتاحي نقطة بداية الرصيد: البدء من الصفر أو ترحيل الرصيد السابق (لإضافة الرصيد المتبقي من الفترة السابقة). وتتوفر أيضًا أداة التصفية ملاحظات وخيار إخفاء عمود الرصيد.
الخطوة 3 — عرض تفاصيل السطر
Section titled “الخطوة 3 — عرض تفاصيل السطر”انقر على سهم أحد الأسطر لتوسيعه وعرض تفاصيل إضافية — تاريخ الإصدار، وتاريخ الاستحقاق، وطريقة الدفع، وما إذا كان المصروف متكررًا، والملاحظات (وملاحظات الدفع إن وجدت).
الخطوة 4 — تصحيح مصروف مباشرة من السطر
Section titled “الخطوة 4 — تصحيح مصروف مباشرة من السطر”انقر على سطر مصروف (وليس سطر مبلغ مستلم — فهذه الأسطر غير قابلة للنقر). على أساس حسب الاستحقاق، تفتح نافذة التعديل نفسها الموجودة في شاشة المصروفات؛ وعلى أساس حسب الدفع، تفتح نافذة تصحيح الدفعة المعنية (الحساب، وطريقة الدفع، والمبلغ). أجرِ التصحيح المطلوب واحفظه.
ماذا يحدث بعد ذلك
Section titled “ماذا يحدث بعد ذلك”- تصحيح دفعة هنا ليس مثل إلغاء الدفع. يؤدي حفظ التصحيح إلى تعديل الدفعة والقيد المحاسبي الموجودين مباشرة، من دون حذف أي شيء أو إنشاء سجل التدقيق الذي ينشئه إلغاء الدفع. استخدم هذه الشاشة لتصحيح خطأ إدخال (المبلغ أو الحساب أو طريقة الدفع)، واستخدم إلغاء الدفع عندما تريد التراجع عن الدفعة بالكامل مع الاحتفاظ بسجل لها.
- يمكن النقر على أسطر المصروفات/المدفوعات فقط. أما أسطر المبيعات أو المبالغ المستلمة من العملاء، فلا توجد لها شاشة تعديل خاصة في هذا التقرير.
- عند النقر على مصروف مدفوع بالكامل (على أساس الاستحقاق)، تفتح النافذة نفسها للاستعلام فقط — ولا يمكن حفظ أي تعديل فيها.
- يُحتسب الرصيد دائمًا بترتيب زمني، بصرف النظر عن ترتيب عرض الجدول — فالترتيب حسب عمود آخر لا يغيّر قيمة الرصيد في أي سطر.
أخطاء شائعة وأسئلة
Section titled “أخطاء شائعة وأسئلة”س: ما الفرق بين دفتر اليومية والقيود المحاسبية؟ ج: القيود المحاسبية هي دفتر الأستاذ الكامل — كل قيد سجّله النظام، وهي مخصصة للاستعلام فقط ولا تعرض رصيدًا جاريًا. أما دفتر اليومية فيعرض التدفق النقدي يومًا بيوم، مع رصيد تراكمي وأساسين للعرض (المدفوع والمتوقع)، ويتيح التعديل مباشرة من السطر.
س: لماذا يكون عمود «الحساب المدين» فارغًا في بعض الأسطر؟ ج: لأنك تستخدم أساس حسب الاستحقاق — فهو يعرض المصروفات والمبالغ المستلمة المتوقعة، التي لم تتحرك بعد عبر حساب فعلي للصندوق أو البنك. بدّل إلى حسب الدفع لعرض الحساب المستخدم في كل دفعة منفذة.
س: هل يؤدي تصحيح دفعة هنا إلى إنشاء سجل تدقيق مثل عكس الدفع في الحسابات المدفوعة؟ ج: لا — فالتصحيح هنا يعدّل الدفعة والقيد المحاسبي مباشرة، من دون الاحتفاظ بسجل للقيمة السابقة. إذا كنت بحاجة إلى سجل بالتغييرات، فتراجع عن الدفع باستخدام إلغاء الدفع ثم سجّله من جديد بدلًا من تصحيحه هنا.
س: لماذا لا أستطيع الحفظ بعد فتح سطر للتعديل؟ ج: هناك احتمالان: إما أن المصروف مدفوع بالكامل بالفعل (ويعرضه أساس الاستحقاق للاستعلام فقط)، أو أنك لا تملك صلاحية التعديل في شاشة المصروفات — إذ تفتح النافذة حتى من دون هذه الصلاحية، لكن الخادم يرفض الحفظ.
س: هل يمكنني النقر على سطر مبيعات أو مبلغ مستلم من عميل لتعديله هنا؟ ج: لا — تفتح أسطر المصروفات/المدفوعات وحدها نافذة تعديل. أما أسطر المبيعات والمبالغ المستلمة، فلا توجد لها شاشة خاصة في هذا التقرير.
س: نقرت على سطر دفعة (على أساس الدفع) فظهر تنبيه خطأ ولم تفتح أي نافذة — ما السبب؟ ج: تظهر بعض الأسطر على هذا الأساس وكأنها قابلة للنقر، لكن يتعذر العثور على الدفعة المرتبطة بها عند محاولة فتح التعديل — فيظهر تنبيه ولا تفتح أي نافذة. هذا ليس خطأً منك؛ جرّب سطرًا آخر، أو استخدم أساس الاستحقاق حيث لا تحدث هذه المشكلة.