الفواتير المتكررة: إدارة المصروفات التي تتكرر كل شهر
هنا يوجد نموذج لمصروف يتكرر كل شهر، مثل الإيجار أو الاشتراك أو أي فاتورة ثابتة. أدخل بيانات النموذج مرة واحدة (المستفيد، ويوم الاستحقاق، والقيمة، وطريقة الدفع)، ثم ينشئ النظام تلقائيًا مصروفًا فعليًا منه كل شهر. ويمكن أيضًا إنشاء نموذج عند تفعيل مصروف متكرر في علامة التبويب التكرار ضمن مصروف عادي. سيظهر النموذج في هذه القائمة، وبعد ذلك لا يمكن تعديله إلا من هنا (وسيظهر في المصروف التنبيه “هذا المصروف جزء من تكرار. لتغيير التكرار، استخدم شاشة الفواتير المتكررة.”).
متى تستخدمه
Section titled “متى تستخدمه”- لتسجيل الإيجار أو الاشتراك أو أي مصروف ثابت يتكرر كل شهر، من دون الحاجة إلى إدخاله يدويًا عند كل استحقاق.
- لإيقاف تكرار مؤقتًا (مثلًا عند تعليق عقد) من دون فقدان سجل المصروفات التي أُنشئت بالفعل.
- لإنهاء تكرار لم تعد هناك حاجة إليه.
قبل أن تبدأ
Section titled “قبل أن تبدأ”إذا لم تتمكن من إنشاء فاتورة متكررة أو تعديلها أو إيقافها مؤقتًا، فاطلب من مالك الاستوديو منحك صلاحية الوصول من خلال الوصول → الملفات الشخصية. يتطلب حذف فاتورة متكررة مستوى صلاحية أعلى (كامل) من المستوى اللازم لإنشائها أو تعديلها أو إيقافها مؤقتًا (تعديل).
خطوة بخطوة
Section titled “خطوة بخطوة”الخطوة 1 — عرض القائمة والملخص الشهري
Section titled “الخطوة 1 — عرض القائمة والملخص الشهري”تعرض القائمة كل فاتورة متكررة مع المستفيد والوصف والقيمة ويوم الاستحقاق القادم والحالة (نشطة/غير نشطة). استخدم البحث في الفواتير المتكررة… للعثور على فاتورة حسب المستفيد أو الوصف. تجمع بطاقة الملخص الشهري في الأعلى كل الفواتير النشطة، وتعرضها مجمعة حسب دليل الحسابات وحسب مركز التكلفة. انقر على عنوان الملخص لطيّه وتوفير مساحة للقائمة. وعند طيّه، سيظل يعرض عدد الفواتير النشطة وإجمالي الشهر. يتذكر النظام اختيارك في هذا المتصفح.
الخطوة 2 — إنشاء فاتورة متكررة
Section titled “الخطوة 2 — إنشاء فاتورة متكررة”انقر على متكررة جديدة، واختر المستفيد، ثم أدخل الوصف ورقم المستند (اختياري) ويوم الشهر (1–31) للاستحقاق وطريقة الدفع. لا تُدخل القيمة مباشرةً؛ إذ يُحسب استنادًا إلى التوزيع المحاسبي. لذلك انقر على إضافة سطر وأدخل الحساب المحاسبي ومركز التكلفة (اختياري) والقيمة. ثم انقر على حفظ.
الخطوة 3 — إيقاف فاتورة متكررة مؤقتًا
Section titled “الخطوة 3 — إيقاف فاتورة متكررة مؤقتًا”انقر على أيقونة تعطيل في أحد الصفوف لإيقاف الفاتورة مؤقتًا من دون حذف أي شيء. تتوقف الفاتورة غير نشطة عن إنشاء مصروفات جديدة، من دون أن يؤثر ذلك في المصروفات التي أُنشئت من قبل. لاستئناف الإنشاء، انقر على تفعيل في الصف نفسه.
الخطوة 4 — حذف فاتورة متكررة
Section titled “الخطوة 4 — حذف فاتورة متكررة”انقر على أيقونة حذف ثم أكّد الحذف. لا تظهر هذه الأيقونة إلا لمن لديه مستوى صلاحية كامل في الفواتير المتكررة.
ماذا يحدث بعد ذلك
Section titled “ماذا يحدث بعد ذلك”- عند حفظ فاتورة متكررة جديدة من هذه الشاشة، يُنشأ المصروف الأول فعليًا فورًا، ويظهر مباشرةً في المصروفات من دون انتظار حلول يوم الاستحقاق. (وهذا يختلف عن تحديد مصروف موجود بالفعل على أنه متكرر؛ ففي هذه الحالة يُحتسب المصروف الذي كنت تعدّله على أنه أول تكرار.)
- يُحسب موعد الاستحقاق التالي حسب تاريخ اليوم في المنطقة الزمنية للشركة. فإذا كان الاستحقاق محددًا لليوم، فسيظل موعده اليوم حتى لو حُفظت الفاتورة ليلًا.
- ينشئ النظام التكرارات التالية تلقائيًا عند حلول يوم الاستحقاق (خلال بضع ساعات، وليس في اللحظة نفسها)، من دون الحاجة إلى أن يفتح أحد هذه الشاشة. وقبل ذلك، يظهر التكرار في المصروفات كسطر باهت عليه شارة متوقع، للاستعلام فقط.
- لا يؤدي حذف فاتورة متكررة إلى حذف أي مصروف أُنشئ بالفعل، سواء كان مدفوعًا أو مستحقًا. ستبقى المصروفات كما هي، لكنها ستفقد ارتباطها بالنموذج (وستختفي عنها شارة “متكرر”). أما التكرارات المستقبلية التي لم تُنشأ فعليًا بعد (التي تحمل حالة “متوقع”) فلن تظهر بعد ذلك.
أخطاء شائعة وأسئلة
Section titled “أخطاء شائعة وأسئلة”س: ما الفرق بين الإيقاف المؤقت والحذف؟
ج: يؤدي الإيقاف المؤقت (بجعل الحالة غير نشطة) إلى إيقاف إنشاء مصروفات جديدة فقط. ويظل النموذج موجودًا ويمكنك إعادة تفعيله لاحقًا. أما الحذف فيزيل النموذج نهائيًا، ولا يمكن التراجع عنه.
س: هل يمكن إعداد تكرار أسبوعي أو سنوي بدلًا من شهري؟
ج: لا، المتاح حاليًا هو التكرار الشهري فقط، في يوم الشهر الذي تختاره.
س: لا أجد مكانًا لإدخال قيمة الفاتورة المتكررة.
ج: حقل القيمة للعرض فقط. أما تحديد القيمة الفعلية فيتم من خلال التوزيع المحاسبي، بالطريقة نفسها المستخدمة في المصروفات. غيّر مجموع جميع أسطر التوزيع لتعديل الإجمالي.
س: إذا عدّلت مصروفًا أُنشئ بالفعل (مثلًا، غيّرت قيمة شهر معين)، فهل يتغير النموذج للأشهر التالية؟
ج: لا، فتعديل تكرار أُنشئ بالفعل لا يغيّر النموذج مطلقًا. لا يتغير النموذج إلا إذا عدّلته مباشرةً من هنا، في شاشة الفواتير المتكررة.
س: عند إنشاء فاتورة متكررة جديدة، متى يظهر المصروف الأول؟
ج: فورًا. بمجرد حفظ النموذج من هذه الشاشة، يُنشأ المصروف الأول فعليًا من دون انتظار حلول يوم الاستحقاق.