القيود المحاسبية: الاطلاع على دفتر الأستاذ لكل ما يؤثر في الحسابات
هذا هو دفتر الأستاذ المحاسبي لاستوديوك: يظهر هنا، في قائمة واحدة مرتبة زمنيًا، كل قيد مدين ودائن ينشئه النظام — مثل المبيعات، وتكلفة البضائع المباعة، وسداد المصروفات، وإقفال الصندوق، وتسوية المخزون، وكذلك القيود اليدوية التي تُنشأ في تسوية الحسابات. هذه الشاشة للاطلاع فقط: يمكنك عرض البيانات وتصديرها، لكن لا يمكنك إنشاء أي شيء أو تعديله أو حذفه. إذا كنت بحاجة إلى تسجيل قيد أو تصحيحه يدويًا، فاستخدم شاشة تسوية الحسابات.
متى تستخدمه
Section titled “متى تستخدمه”- للتحقق من جانبي قيد محدد (المدين والدائن)، سواء أكان متعلقًا بعملية بيع أو سداد مصروف أو إقفال صندوق.
- لإقفال الشهر وتصدير دفتر الأستاذ المحاسبي إلى PDF لمشاركته مع المحاسب.
- للاطلاع بسرعة على القيود من نوع حساب معين فقط (مثل الإيرادات أو المصروفات)، من دون خلطها ببقية القيود.
قبل أن تبدأ
Section titled “قبل أن تبدأ”لا تتضمن هذه الشاشة إعدادات خاصة للتحكم في الوصول إليها: كل من لديه صلاحية الوصول إلى القائمة، حتى لو كانت صلاحية القراءة فقط، يمكنه الاطلاع على القائمة كاملة وتصديرها إلى PDF. ولا توجد نسخة «مقيّدة» منها.
خطوة بخطوة
Section titled “خطوة بخطوة”الخطوة 1 — عرض قائمة الفترة
Section titled “الخطوة 1 — عرض قائمة الفترة”تعرض الشاشة الشهر الحالي افتراضيًا. يحتوي كل صف على رقم القيد وتاريخه ووصفه (أو نوعه إذا لم يكن له وصف) وإجمالي المبلغ. تجد إعدادات الفترة ونوع الحساب في اللوحة التي تفتحها بالضغط على عوامل التصفية (تكون اللوحة مفتوحة تلقائيًا على الكمبيوتر). استخدم تصدير PDF في أعلى الصفحة لتنزيل بيانات الفترة الحالية بصيغة PDF. إذا كانت الفترة تتضمن عددًا كبيرًا من القيود، فستُقسّم القائمة إلى صفحات. استخدم السابق والتالية في أسفلها للتنقل بينها.
الخطوة 2 — توسيع قيد وعرض بنود المدين والدائن
Section titled “الخطوة 2 — توسيع قيد وعرض بنود المدين والدائن”اضغط على أي صف في القائمة لفتح تفاصيله. سيظهر كل حساب محاسبي مشمول في القيد مع رمزه، وما إذا كان م (مدينًا) أو د (دائنًا)، والمبلغ والوصف.
الخطوة 3 — التصفية حسب نوع الحساب
Section titled “الخطوة 3 — التصفية حسب نوع الحساب”في لوحة عوامل التصفية، استخدم نوع الحساب لعرض القيود التي تتضمن بندًا واحدًا على الأقل من نوع حساب معين (الأصول أو الالتزامات أو الإيرادات أو المصروفات…). يفيد ذلك، مثلًا، في عرض ما أثّر في حسابات الإيرادات خلال الفترة فقط.
ماذا يحدث بعد ذلك
Section titled “ماذا يحدث بعد ذلك”- لكل قيد مصدر محدد: تنشئ عملية البيع قيد «إيرادات المبيعات»، وتُنشئ تكلفة البضائع المباعة قيد «تكلفة البضائع المباعة»، وينشئ سداد مصروف قيد «سداد مصروف»، وينشئ إقفال الصندوق قيد «إقفال الصندوق»، وتنشئ تسوية المخزون قيد «تسوية المخزون»، أما ما يُدخله أحد يدويًا في تسوية الحسابات فينشئ قيدًا «يدويًا».
- يتساوى إجمالي المدين والدائن في كل قيد دائمًا. لا يحفظ النظام أبدًا قيدًا غير متوازن. ويتحقق ذلك عند إنشاء القيد، وليس في هذه الشاشة.
- يراعي تصدير PDF الفترة ونوع الحساب المحددين في عوامل التصفية.
أخطاء شائعة وأسئلة
Section titled “أخطاء شائعة وأسئلة”س: ظهرت قيود باسم «عكس عملية بيع» و«عكس تكلفة البيع». ما مصدرها؟ ج: تنتج هذه القيود عن عكس عملية بيع مرتبطة بطلب مدفوع. يعكس قيد العكس قيدي البيع الأصليين، بحيث تتبدل جهتا المدين والدائن، ويُسجّل بتاريخ العكس وفي الحسابات نفسها. ويظل قيد البيع الأصلي مسجلًا في تاريخه. ولا تُعكس رسوم البطاقة، لأن الجهة المستحوذة لا تردّها.
س: لماذا يظهر أحد البنود بحرف “D” أزرق والآخر بحرف “C” أخضر؟ ج: هذا مجرد تمييز مرئي للمدين (م باللون الأزرق) والدائن (د باللون الأخضر)، وفقًا للمعيار المحاسبي المتبع في دفاتر الأستاذ. يتضمن كل قيد بندًا واحدًا على الأقل لكل جهة، ويتساوى مجموع الجهتين.
س: هل يمكنني تعديل قيد أو حذفه من هنا؟ ج: لا، فهذه الشاشة مخصصة للاطلاع والتصدير فقط. يمكنك تعديل القيود اليدوية أو حذفها من تسوية الحسابات. أما القيود التلقائية الناتجة عن عملية بيع أو مصروف أو إقفال صندوق، فلا يمكن تعديلها من أي شاشة، لأنها تعكس ما حدث بالفعل في مصدرها.
س: هل تعرض تصفية «نوع الحساب» القيود التي تكون جميع بنودها من النوع المحدد فقط؟ ج: لا، بل تعرض أي قيد يحتوي على بند واحد على الأقل من نوع الحساب المحدد. فعلى سبيل المثال، يتضمن قيد البيع بندًا للإيرادات وآخر للأصول (الحساب الذي استلم الأموال)، لذا يظهر عند التصفية حسب «الإيرادات» أو «الأصول».
س: لماذا يختلف التاريخ الظاهر في القائمة أحيانًا عن تاريخ سداد المصروف؟ ج: تاريخ القيد المحاسبي هو التاريخ الرسمي للحدث، مثل تاريخ البيع أو تاريخ استحقاق المصروف المسدّد أو تاريخ إقفال الصندوق، ولا يكون بالضرورة هو الوقت المحدد الذي استُخدمت فيه الشاشة.
س: هل أحتاج إلى استخدام هذه الشاشة يوميًا في استوديوي؟ ج: لا، فهي أداة للاطلاع والتحقق، وتفيد بشكل خاص عند إقفال الشهر أو عندما تحتاج أنت أو المحاسب إلى التحقق من مبلغ معين. لا تدخل هذه الشاشة ضمن سير العمل اليومي المعتاد للاستوديو.
مقالات ذات صلة
Section titled “مقالات ذات صلة”- تسوية الحسابات: إنشاء القيود المحاسبية اليدوية وتعديلها
- دليل الحسابات: تنظيم حسابات النشاط التجاري
- مركز التكلفة: تنظيم المصروفات حسب مجال النشاط التجاري
- كشف حساب: متابعة الرصيد المتراكم للحساب
- المركز المالي: متابعة المدفوعات والمقبوضات وتسجيلها
- دفتر اليومية: التدفق النقدي يومًا بيوم، مع إمكانية التصحيح مباشرة في السطر