الحد الأدنى للمخزون: تلقّي تنبيه عند اقتراب نفاد منتج
الحد الأدنى للمخزون هو الكمية التي تريد إعادة تخزين المنتج عند انخفاضه عنها. حدّد رقمًا لكل منتج — مثلًا، 5 وحدات من مرهم التئام الجروح — وعندما تصل الكمية المتاحة إلى هذا الرقم أو تنخفض عنه، يبدأ النظام بعرض المنتج باللون الأحمر مع تنبيه مخزون منخفض. وهكذا تعرف ما تحتاج إلى شرائه قبل نفاده من المخزون.
متى تستخدمه
Section titled “متى تستخدمه”- تبيع منتجات العناية بعد الإجراءات (مثل مرهم التئام الجروح)، ولا تريد أن تكتشف نفادها عند طلب أحد العملاء لها.
- تبيع مجوهرات أو مواد يستغرق وصولها من المورّد وقتًا، وتحتاج إلى هامش زمني لطلبها في الوقت المناسب.
- لديك أكثر من فرع للاستوديو، ويحتاج كل فرع إلى حد أدنى مختلف.
قبل أن تبدأ
Section titled “قبل أن تبدأ”- يجب أن يكون المنتج مسجّلًا ومحفوظًا: لا يظهر تبويب المخزون إلا بعد إنشاء المنتج. أما الخدمات (مثل إغلاق الذراع) فلا يوجد لها مخزون.
- إذا لم تتمكن من تغيير الحد الأدنى للمخزون أو ضبط الكمية، فاطلب من مالك الاستوديو منحك الصلاحية من الصلاحيات → الملفات الشخصية — إذ تحتاج إلى إذن التعديل في الكتالوج.
خطوة بخطوة
Section titled “خطوة بخطوة”الخطوة 1 — فتح تبويب مخزون المنتج
Section titled “الخطوة 1 — فتح تبويب مخزون المنتج”انتقل إلى الكتالوج → المنتجات، وانقر على المنتج (أو على زر تعديل في صفه)، ثم افتح تبويب المخزون. في أعلى الصفحة تظهر الإجماليات: المخزون، ومحجوز وارد، ومحجوز صادر، ومتاح. وأسفلها بطاقة شركتك، وتتضمن إجمالي المخزون، ومتاح، والحد الأدنى للمخزون.
على الهاتف، تظهر تبويبات البيانات كأزرار أسفل الحقول الرئيسية: اضغط على المخزون لفتح التبويب في شاشة كاملة، وعلى إنهاء للعودة إلى البيانات. الرجوع لا يحفظ أي شيء: لا يُحفظ الحد الأدنى إلا بالنقر على حفظ في الخطوة 2.
الخطوة 2 — تحديد الحد الأدنى للمخزون وحفظه
Section titled “الخطوة 2 — تحديد الحد الأدنى للمخزون وحفظه”أدخل الكمية في حقل الحد الأدنى للمخزون، ثم انقر على حفظ في أسفل البيانات. يُحفظ الحد الأدنى مع بقية بيانات المنتج — إذا أغلقت النافذة من دون الحفظ، فلن يُحفظ.
إذا كان لديك أكثر من فرع، فانقر على العرض حسب الشركة: لكل فرع بطاقته الخاصة، بمخزونه وحده الأدنى.
الخطوة 3 — تصحيح كمية المخزون
Section titled “الخطوة 3 — تصحيح كمية المخزون”عند وصول البضائع أو بعد إجراء جرد، انقر على ضبط في بطاقة الشركة. في نافذة ضبط المخزون، أدخل الكمية الجديدة (يعرض النظام الفرق مقارنةً بـ الكمية الحالية)، واكتب السبب في ملاحظات إذا أردت، ثم انقر على تأكيد.
يُسجّل كل ضبط في سجل الحركات ضمن التبويب نفسه، إلى جانب المبيعات التي خصمت منتجات من المخزون.
ماذا يحدث بعد ذلك
Section titled “ماذا يحدث بعد ذلك”- عندما تصبح متاح في أحد الفروع مساوية للحد الأدنى أو أقل منه، يظهر على بطاقة ذلك الفرع في بيانات المنتج شريط أحمر يحمل التنبيه مخزون منخفض. كما يظهر صف مخزون ذلك الفرع باللون الأحمر، مع رمز تنبيه، في قائمة الكتالوج → المنتجات. ويُدرج المنتج أيضًا في لوحة منتجات مخزونها أقل من الحد الأدنى ضمن النظرة العامة للوحة المعلومات، حيث تُجمع المنتجات التي تحتاج إلى إعادة التخزين.
- المنتجات التي يكون حدها الأدنى صفرًا لا تخضع لمراقبة الحد الأدنى: لن يظهر لها التنبيه ولن تُدرج في لوحة المعلومات، حتى لو كان المخزون صفرًا أو سالبًا. لتلقي التنبيه، حدّد حدًا أدنى أكبر من صفر.
- التنبيه مرئي فقط في هذه الشاشات. لا يرسل النظام بريدًا إلكترونيًا أو رسائل عبر WhatsApp أو إشعارات.
- الحد الأدنى للمخزون لا يمنع البيع. إذا نفد المنتج، يظل بإمكانك إتمام البيع وقد يصبح المخزون سالبًا — الغرض من الحد الأدنى هو إعادة التخزين قبل حدوث ذلك.
- تُخصم المنتجات من المخزون تلقائيًا عند إغلاق الطلب، وعند البيع عبر نقطة البيع، وفي طلبات الموقع. لا حاجة إلى خصمها يدويًا.
- ينشئ ضبط المخزون أيضًا قيدًا محاسبيًا مرتبطًا به. إذا كان هناك حساب ناقص في دليل الحسابات، تنبهك نافذة الضبط وتتيح لك اختيار إنشاء الحسابات تلقائيًا.
أخطاء شائعة وأسئلة
Section titled “أخطاء شائعة وأسئلة”س: لا يظهر تبويب المخزون في بيانات المنتج. ج: يتوفر هذا التبويب للمنتجات فقط — لا يوجد مخزون للخدمات. إذا كان المنتج مسجّلًا وظهرت رسالة “احفظ المنتج أولًا لإدارة المخزون”، فاحفظ البيانات ثم افتح المنتج من جديد.
س: أدخلت الحد الأدنى للمخزون، وأغلقت النافذة، فعاد إلى الصفر. ج: لا يُحفظ الحد الأدنى إلا عند النقر على حفظ أسفل بيانات المنتج. إغلاق النافذة يلغي ما أدخلته.
س: هل يرسل النظام تنبيهًا عبر WhatsApp أو البريد الإلكتروني عندما ينخفض المخزون؟ ج: لا. يظهر التنبيه فقط في بيانات المنتج، وقائمة المنتجات، ولوحة منتجات مخزونها أقل من الحد الأدنى في لوحة المعلومات. احرص على مراجعة هذه اللوحة قبل إرسال طلبات الشراء إلى المورّد.
س: نفد المنتج، ومع ذلك تمكنت من بيعه. هل هذا طبيعي؟ ج: نعم. الحد الأدنى للمخزون لا يمنع البيع، وقد يصبح المخزون سالبًا. عند وصول البضائع، استخدم ضبط لتصحيح الكمية.
س: ما الفرق بين المخزون الإجمالي والمتاح؟ ج: إجمالي المخزون هو الكمية المسجّلة. أما متاح فهو الكمية المسجّلة بعد خصم الكمية محجوز صادر وإضافة الكمية محجوز وارد؛ وإذا كانت القيمتان صفرًا، يتساوى الرقمان. يقارن تنبيه انخفاض المخزون الحد الأدنى بالكمية المتاحة.
س: لدي فرعان. هل أحتاج إلى تحديد حد أدنى لكل منهما؟ ج: نعم. انقر على العرض حسب الشركة: لكل فرع بطاقته الخاصة، بمخزونه وحده الأدنى، ويظهر التنبيه لكل فرع على حدة.
س: تظهر في نافذة الضبط رسالة بأن هناك حسابات ناقصة في دليل الحسابات. ج: يسجّل الضبط حركة المخزون في الحسابات أيضًا. انقر على إنشاء الحسابات تلقائيًا ليُنشئ النظام الحسابات الناقصة، أو اطلب من المسؤول عن الشؤون المالية إنشاءها في دليل الحسابات.