لوحة المعلومات المالية: فهم الوضع المالي للاستوديو بمرور الوقت
لوحة المعلومات المالية هي أعمق لوحة لتحليل الشؤون المالية في النظام. يُستخدم مركز الشؤون المالية لتسجيل دفعة أو مبلغ مستلَم الآن، أما علامة التبويب المالية في لوحة المعلومات فتعرض لمحة سريعة عما يستحق هذا الأسبوع، من دون أن تخرج عن روتين يومك. أما هذه اللوحة، فهي مختلفة: تساعدك على فهم الوضع المالي لاستوديوك بمرور الوقت — ومقارنة الفترات، ومعرفة مصادر النفقات، ورصد الأيام التي قد يتعرض فيها الرصيد النقدي للخطر قبل حدوث ذلك.
متى تستخدمه
Section titled “متى تستخدمه”- عند إقفال الشهر، لمقارنة النتيجة بالشهر أو العام السابق.
- قبل شراء كمية كبيرة من مرهم التئام الجروح أو أي مستلزم آخر، للتحقق من قدرة الرصيد النقدي المتوقع على تغطية التكلفة.
- لمعرفة ما إذا كانت النفقات تتركز في فئات أو مراكز تكلفة قليلة.
قبل أن تبدأ
Section titled “قبل أن تبدأ”لوحة المعلومات المالية جزء من وحدة الشؤون المالية، وهي الوحدة نفسها التي تتيح مركز الشؤون المالية ودليل الحسابات والمصروفات. إذا لم يظهر لوحات المعلومات في القائمة، أو لم تجد لوحة المعلومات المالية ضمنها، فاطلب من مالك الاستوديو تفعيل وحدة الشؤون المالية لنوع نشاطك التجاري، ومنحك صلاحية الوصول من الصلاحيات → الملفات الشخصية.
خطوة بخطوة
Section titled “خطوة بخطوة”الخطوة 1 — الاطلاع على المؤشرات العامة والأرصدة حسب الحساب
Section titled “الخطوة 1 — الاطلاع على المؤشرات العامة والأرصدة حسب الحساب”عند فتح لوحة المعلومات المالية، تكون علامة التبويب نظرة عامة محددة مسبقًا، والفترة الافتراضية هي هذا الشهر. في الأعلى، ستجد الرصيد في الحسابات المصرفية، وإيرادات الفترة ونفقاتها (مع التغير مقارنة بالفترة السابقة)، وصافي النتيجة، والمبالغ التي لا يزال تحصيلها أو سدادها مستحقًا. أسفل ذلك، يعرض قسم الأرصدة حسب الحساب رصيد كل حساب مصرفي واستثماري وبطاقة ائتمان على حدة.
الخطوة 2 — الاطلاع على التدفق النقدي الفعلي والمتوقع
Section titled “الخطوة 2 — الاطلاع على التدفق النقدي الفعلي والمتوقع”في علامة تبويب النظرة العامة، يعرض مخطط التدفق النقدي المبالغ الواردة والصادرة والرصيد التراكمي. اختر بين منفَّذ (ما حدث بالفعل)، ومتوقع (ما هو مجدول)، ومدمج (كليهما معًا) لتحديد ما تريد الاطلاع عليه.
الخطوة 3 — مراجعة المبالغ المستحقة التحصيل والسداد
Section titled “الخطوة 3 — مراجعة المبالغ المستحقة التحصيل والسداد”مرّر إلى أسفل علامة تبويب النظرة العامة للاطلاع على جدولي الحسابات المدينة والحسابات الدائنة للفترة، وعلى المخططين الدائريين فوقهما مباشرة، اللذين يعرضان النفقات حسب الفئة وحسب مركز التكلفة.
الخطوة 4 — مقارنة الفترات في علامة تبويب الأداء
Section titled “الخطوة 4 — مقارنة الفترات في علامة تبويب الأداء”انقر على علامة تبويب الأداء لمقارنة فترتين جنبًا إلى جنب، مثل هذا الشهر بالشهر الماضي، أو هذا العام بالعام الماضي، أو فترة تحددها بنفسك. يلخّص جدول قائمة الدخل المبسّطة نتيجة الفترة المقارنة.
الخطوة 5 — الاطلاع على الأيام التي قد يتعرض فيها الرصيد النقدي للخطر
Section titled “الخطوة 5 — الاطلاع على الأيام التي قد يتعرض فيها الرصيد النقدي للخطر”في علامة تبويب التدفق النقدي، يعرض تقويم الشهر الرصيد المتوقع يومًا بيوم، بألوان تتغير وفقًا لقيمة الحد الأدنى للأمان التي تحددها باستخدام شريط التمرير. وتُبرز الأيام التي يقل فيها الرصيد عن هذه القيمة لتتمكن من اتخاذ إجراء قبل نفاد السيولة.
ماذا يحدث بعد ذلك
Section titled “ماذا يحدث بعد ذلك”- هذه اللوحة مخصصة للقراءة فقط تقريبًا. والإعداد الوحيد المتاح فيها هو الحد الأدنى للأمان في علامة تبويب التدفق النقدي. وينطبق هذا الإعداد على الشركة بأكملها، وليس على مستخدم بعينه، كما تتغير ألوان أيام التقويم كلها فور حفظه.
- تجمع بطاقة المستحق التحصيل في الأعلى كل المبالغ المستحقة غير المسددة حاليًا، بصرف النظر عن الفترة المحددة. أما جدول الحسابات المدينة أسفلها، فيلتزم بالفترة التي اخترتها. لذلك قد يختلف الرقمان، وهذا أمر متوقع.
- أما بطاقة غير مدفوع، فتلتزم بالفترة المحددة، مثل جدول الحسابات الدائنة أسفلها.
- تشمل الإيرادات جميع المبيعات التي تمت خلال الفترة: طلبات البيع ومبيعات نقطة البيع وأوامر الخدمة، إذا كان الاستوديو يستخدمها. وتظهر الإيرادات نفسها في البطاقات والمخطط وعلامة تبويب الأداء. أما المبلغ الذي يدفعه العميل لتسديد دين أو رصيد مستحق، فلا يُحتسب بيعًا جديدًا، كما أن البيع الذي ينشأ عند إتمام أمر خدمة لا يُحتسب مرتين.
- تُحتسب الإيرادات بحسب تاريخ البيع، بينما تُحتسب النفقات بحسب تاريخ استحقاق القسط، وليس بالضرورة بحسب تاريخ دخول المال أو خروجه فعليًا. لمتابعة التدفق النقدي الفعلي عن قرب، استخدم علامة تبويب التدفق النقدي.
أخطاء شائعة وأسئلة
Section titled “أخطاء شائعة وأسئلة”س: ما الفرق بين لوحة المعلومات هذه ومركز الشؤون المالية وعلامة التبويب المالية في لوحة المعلومات العادية؟ ج: يُستخدم مركز الشؤون المالية لتنفيذ إجراء الآن، مثل تسجيل دفعة أو مبلغ مستلَم. أما علامة التبويب المالية في لوحة المعلومات، فتعرض لمحة سريعة عن الأسبوع من دون أن تخرج عن روتين يومك. وتُستخدم لوحة المعلومات المالية هذه لتحليل الوضع المالي بمرور الوقت، ومقارنة الفترات، وفهم مصادر النفقات، ورصد الأيام التي قد يتعرض فيها الرصيد النقدي للخطر قبل حدوث ذلك.
س: لماذا لا يتغير الرقم في بطاقة «المستحق التحصيل» عند تغيير الفترة؟ ج: لأنها تجمع كل المبالغ المستحقة غير المسددة حاليًا، بصرف النظر عن الفترة المحددة. أما جدول الحسابات المدينة أسفلها، فيلتزم بمرشح الفترة.
س: هل تمثل «نفقات الفترة» المبالغ التي خرجت فعليًا من الرصيد النقدي؟ ج: ليس تمامًا؛ فهي تُحتسب بحسب تاريخ استحقاق القسط، لا بحسب تاريخ سداده فعليًا. للاطلاع على ما حرّك الرصيد النقدي فعلًا، استخدم علامة تبويب التدفق النقدي.
س: ما المبيعات التي تدخل ضمن إيرادات اللوحة؟ ج: جميع المبيعات خلال الفترة، من أي قناة (طلبات البيع ونقطة البيع)، بالإضافة إلى أوامر الخدمة إذا كان الاستوديو يستخدمها. ولا تشمل المبالغ التي يدفعها العملاء لتسديد دين قديم، لأن المبلغ احتُسب بالفعل كبيع في يوم إجراء البيع.
س: ما المقصود بـ«الحد الأدنى للأمان» في علامة تبويب التدفق النقدي؟ ج: هو المبلغ الذي تعتبر أن انخفاض الرصيد النقدي عنه يعني أنه معرّض للخطر. ويمكنك ضبطه باستخدام شريط التمرير في علامة التبويب. وتُطبّق قيمة واحدة على الشركة بأكملها، لا على حساب مصرفي أو مستخدم بعينه، وتسري فورًا على التقويم كله وعلى بطاقة الأيام المعرّضة للخطر.
س: هل تستخدم علامة تبويب الأداء الفترة نفسها التي اخترتها في النظرة العامة؟ ج: لا. فلدى علامة تبويب الأداء فتراتها الخاصة للمقارنة، مثل هذا العام بالعام الماضي أو هذا الأسبوع بالأسبوع الماضي، وهي مستقلة عن مرشح الفترة في النظرة العامة.
س: هل يعرض جدولا الحسابات المدينة والدائنة كل المبالغ غير المسددة؟ ج: ليس بالضرورة؛ فلكل جدول حد أقصى لعدد الصفوف المعروضة. وإذا كانت هناك مستندات كثيرة غير مسددة خلال فترة معينة، فقد تكون القائمة غير مكتملة من دون أن يظهر أي تنبيه على الشاشة.
س: هل يمكنني تسجيل دفعة أو إضافة نفقة من هنا؟ ج: لا، فهذه اللوحة مخصصة للقراءة فقط، باستثناء الحد الأدنى للأمان. لتنفيذ إجراء، استخدم مركز الشؤون المالية أو مقالة المصروفات.
مقالات ذات صلة
Section titled “مقالات ذات صلة”- مركز الشؤون المالية: متابعة الدفعات والمبالغ المستلمة وتسجيلها
- المصروفات: تسجيل النفقات وتقسيطها وإرفاق المستندات وسدادها
- لوحة المعلومات: ملخص يومك في الاستوديو، في مكان واحد
- دليل الحسابات: تنظيم الحسابات المحاسبية للنشاط التجاري
- مركز التكلفة: تنظيم النفقات حسب مجال النشاط التجاري
- الصفحة الرئيسية: ملخص يومك عند تسجيل الدخول إلى النظام