تقرير الطلبات: متابعة الطلبات المفتوحة والمدفوعة
هذا هو التقرير الشامل لجميع الطلبات خلال فترة معينة، سواء كانت مفتوحة أو مغلقة أو ملغاة أو مدفوعة أو مدفوعة جزئياً. يعرض إجمالي كل طلب، والمبلغ المدفوع منه، والرصيد المستحق. كما يعرض تكلفة كل طلب (المنتجات والمواد والمستلزمات المستخدمة فيه)، ورسوم طريقة الدفع التي يتحملها الاستوديو، والربح ونسبته.
متى تستخدمه
Section titled “متى تستخدمه”- لمعرفة عدد الطلبات التي لا تزال مفتوحة الآن.
- للعثور على الطلبات المدفوعة جزئياً وتحصيل الرصيد المتبقي من العميل.
- لإعادة فتح طلب محدد مباشرةً من التقرير، لتعديله أو تسجيل دفعة.
- لمراجعة الإيرادات حسب المختص أو محطة العمل خلال فترة معينة.
- لمعرفة المبلغ المتبقي من كل طلب بعد دفع تكلفة المواد والمستلزمات المستخدمة فيه.
قبل أن تبدأ
Section titled “قبل أن تبدأ”إذا لم تتمكن من عرض هذا التقرير، فاطلب من مالك الاستوديو منحك صلاحية الوصول من الوصول → الملفات الشخصية. ويتطلب زر فتح طلب مباشرةً من التقرير أيضاً أن تكون لديك صلاحية الوصول إلى شاشة الطلب — إذا لم تكن لديك هذه الصلاحية، فلن يظهر الزر في الصفوف.
خطوة بخطوة
Section titled “خطوة بخطوة”الخطوة 1 — عرض القائمة وبطاقات الملخص
Section titled “الخطوة 1 — عرض القائمة وبطاقات الملخص”من التقارير، انقر على الطلبات. يُفتح التقرير محدداً الفترة هذا الشهر، ويعرض جميع الطلبات خلالها. في الأعلى، تعرض البطاقات عدد الطلبات في كل حالة خلال الفترة: مفتوح، ومغلقة، ومدفوعة جزئياً، وملغاة، ومدفوعة. لا تظهر بطاقة الحالة إلا إذا وُجد طلب واحد على الأقل بهذه الحالة. أما قيمة بطاقة مدفوعة جزئياً فهي الرصيد الذي لم يُحصّل بعد، وليست إجمالي الطلبات. تعرض كل بطاقة أيضاً التكلفة والربح للطلبات في تلك الحالة، والرسوم تدفعها الشركة عند وجودها. على الهاتف، تظهر البطاقات في شريط دوّار؛ اسحب جانبياً لرؤية البطاقات الأخرى، وتوضح النقاط أسفلها الصفحة التي تعرضها.
في القائمة، وبجانب الإجمالي، تعرض الأعمدة التكلفة والرسوم تدفعها الشركة والربح ونسبة الربح % تكلفة كل طلب والمبلغ المتبقي منه:
- يجمع التكلفة تكلفة المواد والمستلزمات المُضافة إلى الطلب (التكاليف المعدّلة في بند الخدمة، أو تكلفة الخدمة المسجلة إذا لم يُجرَ أي تعديل)، بالإضافة إلى تكلفة المنتجات المباعة فيه. لا توجد تكلفة خاصة بالخدمة نفسها؛ إنما تُحتسب تكلفة مستلزماتها. وتُحتسب التكلفة بحسب سعر التكلفة المسجل لكل منتج.
- الرسوم تدفعها الشركة هي الرسوم المفروضة على طريقة الدفع (مثل رسوم الدفع ببطاقة الائتمان على أقساط) التي يتحملها الاستوديو. تُحتسب فقط عندما يكون خيار الرسوم يدفعها العميل غير مفعّل، ضمن علامة التبويب الرسوم في طرق الدفع. إذا كان الخيار مفعّلاً، فلن تظهر الرسوم هنا ولن تُخصم من الربح.
- الربح هو قيمة الطلب من دون الضرائب أو الخصومات، بعد خصم التكلفة والرسوم التي يتحملها الاستوديو.
- نسبة الربح % هي نسبة الربح إلى هذه القيمة.
يجمع التذييل التكلفة والرسوم والربح لجميع الطلبات التي تطابق عوامل التصفية. تكون تكلفة الطلب الملغى ورسومه وربحه صفراً، وتظهر النسبة بالرمز “—”. على الهاتف، تظهر التكلفة والربح ونسبة الربح % في بطاقة كل طلب، أما الرسوم فتظهر ضمن عرض المزيد.
الخطوة 2 — تصفية القائمة باستخدام بطاقة ملخص
Section titled “الخطوة 2 — تصفية القائمة باستخدام بطاقة ملخص”انقر على بطاقة مدفوعة جزئياً — وستُصفّى القائمة تلقائياً لعرض الطلبات بهذه الحالة فقط. في هذه الطلبات، يبرز عمود الإجمالي الرصيد المتبقي، ويعرض أسفله إجمالي الطلب (بصيغة “من $…”). يظهر يتم عرض فوق القائمة متبوعاً باسم البطاقة؛ انقر على × بجانبه لإزالة عامل التصفية الخاص بالبطاقة.
لإجراء تصفية أخرى، افتح مزيد من عوامل التصفية. ستجد عوامل تصفية حسب المختص ومحطة عمل وخدمة / منتج وطريقة الدفع والحالة والدفع والعميل. بعد تحديد الخيارات، انقر على تطبيق عوامل التصفية.
الخطوة 3 — فتح طلب مباشرةً من التقرير
Section titled “الخطوة 3 — فتح طلب مباشرةً من التقرير”انقر على أيقونة فتح الطلب في أحد الصفوف — ستُفتح نافذة الطلب نفسها المستخدمة في شاشة العمل اليومية، وبها جميع البنود والمدفوعات وخيارات التعديل.
الخطوة 4 — التصفية حسب أحد الأعمدة
Section titled “الخطوة 4 — التصفية حسب أحد الأعمدة”انقر على رمز القمع في عنوان أحد الأعمدة (مثل الحالة) لعرض القيم الموجودة في ذلك العمود فقط، من دون الحاجة إلى تغيير عوامل التصفية في الأعلى.
الخطوة 5 — تصدير التقرير
Section titled “الخطوة 5 — تصدير التقرير”استخدم الأزرار تصدير CSV أو PDF أو مشاركة أو البريد الإلكتروني لإخراج التقرير للفترة المحددة بعوامل التصفية من النظام. يظهر زر WhatsApp أيضاً عند ربط WhatsApp الخاص بالاستوديو. تجد هذه الأزرار ضمن مزيد من عوامل التصفية، أسفل عوامل التصفية مباشرةً؛ وعلى الهاتف، تظهر كأيقونات فقط. ينشئ مشاركة ملف PDF ويفتح قائمة المشاركة على الجهاز؛ أما على الكمبيوتر، فيُنزّل ملف PDF.
ماذا يحدث بعد ذلك
Section titled “ماذا يحدث بعد ذلك”- يعرض التقرير افتراضياً الطلبات في جميع الحالات (المفتوحة والمغلقة والملغاة معاً). لعرض نوع واحد فقط، استخدم عامل التصفية الحالة أو البطاقة المناسبة.
- عامل التصفية الحالة (مفتوح/مغلق/ملغى) وعامل التصفية الدفع (من دون دفع/جزئي/مدفوع) مستقلان عن بعضهما. فعلى سبيل المثال، قد يكون الطلب مفتوحاً ومدفوعاً جزئياً في الوقت نفسه.
- الرصيد المستحق الذي يظهر مجموعه في التذييل هو مجموع الرصيد المتبقي لكل طلب على حدة (ولا يكون سالباً أبداً). ولا تُخصم البقية أو أي مبلغ زائد دُفع لطلب من رصيد طلب آخر.
- تُحفظ تكلفة الطلب المدفوع كما كانت يوم الدفع؛ لذا فإن تغيير سعر تكلفة منتج لاحقاً لا يغيّر تكلفة ذلك الطلب. أما الطلب غير المدفوع بعد فيستخدم سعر التكلفة الحالي، ولذلك قد يتغير ربحه حتى يتم الدفع.
- الرسوم هي تلك المسجلة لكل دفعة وقت تسجيلها. في الطلب المفتوح أو المدفوع جزئياً، لا تُجمع إلا رسوم الدفعات المسجلة بالفعل، لذا يتغير الربح مع كل دفعة.
- إذا فعّلت خيار الرسوم يدفعها العميل أو أوقفته لطريقة دفع، فسيستخدم التقرير الإعداد الجديد للطلبات السابقة أيضاً.
- تظل رسوم الطلب المرتجع محتسبة؛ إذ لا تعيد شركة البطاقة الرسوم عند رد المبلغ.
- يؤدي فتح طلب من التقرير وتعديله (مثل تعديل دفعة أو بند) إلى تحديث صفه تلقائياً في القائمة عند إغلاق النافذة.
أخطاء شائعة وأسئلة
Section titled “أخطاء شائعة وأسئلة”س: ما حالة “المبلغ المرتجع”؟ ج: هي حالة الطلب الذي دُفع ثم أُعيد مبلغه باستخدام زر عكس في الطلب. تظهر له بطاقة مستقلة ولا يدخل ضمن بطاقة مدفوع. ويظهر المبلغ المسترد في تقرير المبيعات بتاريخ إرجاعه، كقيمة سالبة.
س: هل يعرض التقرير الطلبات المغلقة فقط، أم الطلبات التي لا تزال مفتوحة أيضاً؟ ج: يعرض كليهما، إلى جانب الطلبات الملغاة. لذلك يمكنك استخدامه لمراجعة الإيرادات التي تم تحصيلها، وكذلك لمعرفة ما لا يزال مستحقاً الآن.
س: ما الفرق بين “الحالة” و“الدفع” في عوامل التصفية؟ ج: يشير الحالة إلى حالة الطلب نفسه (مفتوح أو مغلق أو ملغى). أما الدفع فيتعلق بالمال فقط (من دون دفع أو مدفوع جزئياً أو مدفوع). فقد يكون الطلب مفتوحاً وقد تلقى دفعة جزئية بالفعل، مثلاً؛ لذا يجيب العاملان عن سؤالين مختلفين.
س: لماذا لا تظهر بطاقة “مفتوح” أو “ملغى” في الأعلى؟ ج: لا تظهر البطاقات إلا إذا وُجد طلب واحد على الأقل بهذه الحالة خلال الفترة. وإذا لم تتضمن الفترة أي طلب في أي حالة، فسيختفي قسم البطاقات بالكامل.
س: لماذا لا يظهر عمود “محطة العمل” في تقريري؟ ج: لا يظهر هذا العمود إلا في الاستوديوهات التي فعّلت وحدة محطات العمل. من دونها، لا ترتبط الطلبات بمحطة عمل، ولذلك لا يكون للعمود معنى.
س: لماذا لا يظهر زر فتح الطلب في أي صف؟ ج: يعتمد هذا الزر على مستوى صلاحيتك في شاشة الطلب، وهو منفصل عن صلاحيتك في هذا التقرير. اطلب من مالك الاستوديو منحك الصلاحيتين من الوصول → الملفات الشخصية.
س: هل تأخذ إجماليات التقرير في الحسبان الطلبات الظاهرة على الشاشة فقط، أم الفترة المصفاة بأكملها؟ ج: تشمل الفترة المصفاة بأكملها. فالإجماليات في التذييل (الإجمالي، والتكلفة، والرسوم التي تتحملها الشركة، والربح، وإجمالي المدفوع، والرصيد المستحق) تجمع جميع الطلبات المطابقة لعوامل التصفية، وليس الطلبات الظاهرة في الجزء المعروض من القائمة فقط.
س: لماذا تظهر تكلفة أحد الطلبات صفراً؟ ج: تُحتسب التكلفة بحسب سعر التكلفة المسجل للمنتجات. فإذا لم يكن للمواد والمستلزمات المستخدمة في الخدمة سعر تكلفة مسجل، أو لم تكن الخدمة تتضمن مواد أو مستلزمات، فستكون التكلفة صفراً والربح مساوياً لقيمة الطلب بالكامل. تحقق من سعر التكلفة المسجل لكل مستلزم.
س: لماذا لا يساوي الربح الإجمالي ناقص التكلفة؟ ج: لأن الربح يُحسب بعد خصم الضرائب (التي لا يحتفظ بها الاستوديو)، والخصم الممنوح عبر طريقة الدفع، ورسوم طريقة الدفع التي يتحملها الاستوديو. يعرض الإجمالي قيمة الفاتورة شاملة الضرائب.
س: لماذا لم تظهر رسوم البطاقة في الطلب؟ ج: تحقق من طريقة الدفع ضمن طرق الدفع → الرسوم. إذا كان خيار الرسوم يدفعها العميل مفعّلاً، فلن يتحمل الاستوديو الرسوم، ولذلك لن تظهر في التقرير. وإذا لم تكن هناك رسوم مسجلة لعدد الأقساط المستخدم، فستُسجّل الدفعة برسوم قيمتها صفر.
س: لماذا تختلف الرسوم هنا عن عمود “رسوم الدفع” في تقرير المبيعات؟ ج: يجمع تقرير المبيعات جميع الرسوم، بما فيها الرسوم التي يدفعها العميل. أما هنا، فلا تُحتسب إلا الرسوم التي يتحملها الاستوديو، لأنها هي التي تقلل الربح.
س: لماذا لا يجمع التذييل عمود “% الربح”؟ ج: لا ينتج عن جمع نسب الطلبات المختلفة رقم ذو معنى. أما نسبة الفترة بأكملها فتظهر في لوحة المعلومات، ضمن بطاقة نسبة الربح %.