Centro de custo: organizar despesas por área do negócio
O que é
Seção intitulada “O que é”É uma forma de separar despesas e vendas por área do seu estúdio — por exemplo, um centro de custo para cada unidade, para cada linha de serviço ou para separar a área administrativa da operacional. Ao contrário do Plano de Contas (que classifica O QUÊ é a despesa — renda, salário, consumíveis), o centro de custo classifica ONDE ou PARA QUE área ela conta. Ao contrário do Plano de Contas, o seu estúdio não tem nenhum centro de custo criado de origem — a lista começa vazia até criar o primeiro.
Quando usar
Seção intitulada “Quando usar”- Quer saber quanto cada unidade/área do seu estúdio gasta, separadamente do total.
- Uma despesa ou lançamento contabilístico pede um centro de custo e ainda não registou nenhum.
- Quer que as vendas do estúdio sejam automaticamente associadas a um centro de custo ou alterar qual é esse centro de custo.
Antes de começar
Seção intitulada “Antes de começar”Se não vir Centros de Custo no menu ou não conseguir criar/editar um, peça ao proprietário do estúdio para lhe dar acesso em Acessos → Perfis. Para eliminar um centro de custo, é necessário um nível de acesso superior (Total) ao necessário para criar ou editar (Edição): com Edição, o ícone de eliminar não aparece.
A utilização de centros de custo é opcional: uma despesa ou venda sem centro de custo selecionado continua a funcionar normalmente. Crie um centro de custo apenas quando quiser este nível adicional de separação nos relatórios.
Passo a passo
Seção intitulada “Passo a passo”Passo 1 — Consultar a lista de centros de custo
Seção intitulada “Passo 1 — Consultar a lista de centros de custo”A lista mostra a hierarquia (clique na seta para abrir os centros filhos de um centro de custo ou use os ícones Expandir Tudo/Recolher tudo) e identifica com a estrela Padrão o centro de custo usado automaticamente nos lançamentos contabilísticos das vendas (contas, vendas do site e receitas recorrentes). Os centros de custo desativados aparecem com Inativo ao lado do nome. Use Pesquisar centros de custo… para procurar um pelo código ou nome.
Passo 2 — Criar um centro de custo
Seção intitulada “Passo 2 — Criar um centro de custo”Clique em Novo Centro de Custo, preencha Código do Centro e Nome (ambos são obrigatórios; o código não pode ser igual ao de outro centro de custo) e, se fizer sentido, escolha um Centro Pai para colocar este centro de custo dentro de outro. Mais abaixo, encontra a Descrição e as opções Ativo e Padrão. Clique em Guardar.
Passo 3 — Perceber porque não é possível eliminar um centro de custo
Seção intitulada “Passo 3 — Perceber porque não é possível eliminar um centro de custo”Clique no ícone de Eliminar do centro de custo marcado como Padrão e confirme. O sistema recusa a eliminação e explica o motivo — o mesmo acontece se o centro de custo tiver centros filhos ou já tiver sido usado numa venda, despesa ou lançamento contabilístico.
O que acontece depois
Seção intitulada “O que acontece depois”- Só pode existir um centro de custo Padrão de cada vez — marcar outro como padrão desmarca automaticamente o anterior, sem ter de o fazer manualmente.
- Desativar Ativo num centro de custo retira-o das opções de seleção nos novos lançamentos (sem apagar o histórico) — e, se era o padrão, o sistema também retira essa marca, porque um centro de custo inativo nunca pode ser o padrão.
- Um centro de custo que já tenha sido usado (numa venda, despesa ou lançamento contabilístico) não pode ser eliminado, mas pode ser desativado — deixa de aparecer nas opções de seleção em novos ecrãs, sem apagar o histórico existente.
Erros comuns e dúvidas
Seção intitulada “Erros comuns e dúvidas”P: Qual é a diferença entre um centro de custo e uma conta contabilística (Plano de Contas)? R: A conta contabilística classifica o tipo de despesa (renda, salário, consumíveis); o centro de custo classifica a área responsável por ela (uma unidade, um setor). Ambos são selecionados em separado quando regista uma despesa.
P: O que acontece se não selecionar nenhum centro de custo ao registar uma despesa? R: Não há problema — o centro de custo é opcional em cada lançamento. Apenas o relatório que agrupa por centro de custo mostrará essa despesa sem nenhum centro de custo específico associado. O centro de custo Padrão não é aplicado às despesas: aplica-se às vendas.
P: Posso ter mais do que um centro de custo marcado como Padrão? R: Não — o sistema garante que só existe um de cada vez. Marcar um segundo como padrão desmarca o primeiro automaticamente, sem aviso (porque não é um conflito, é a alteração esperada).
P: Porque é que o interruptor de “Padrão” fica desativado quando desativo “Ativo”? R: Porque um centro de custo inativo não pode ser o padrão — deixa de aparecer nas opções de seleção em novos lançamentos, por isso não faria sentido continuar a ser preenchido automaticamente.
P: Não consigo eliminar um centro de custo, apesar de não ser o Padrão e não ter centros filhos — porquê? R: Além de bloquear a eliminação de centros com filhos ou com o selo Padrão, o sistema também a impede se esse centro de custo já tiver sido usado numa venda, despesa ou lançamento contabilístico registado. Nesse caso, desative o centro de custo (desative Ativo) em vez de o eliminar.