Utilizadores: convidar, editar e desativar o acesso da equipa

O que é

É aqui que convida cada tatuador a utilizar a Blakk, define o respetivo perfil de acesso (o que pode ver e fazer — configurado em Perfis de Acesso), regista o PIN que utiliza para entrar no Ponto de Venda e acompanha as sessões ativas, o histórico de acessos e os convites que ainda não foram aceites.

Quando usar

Um novo tatuador entra para a equipa do seu estúdio e precisa de acesso ao sistema.
Alguém saiu do estúdio e precisa de lhe retirar o acesso.
Um tatuador esqueceu-se do PIN do Ponto de Venda e precisa de um novo.
Quer ver quem tem sessão iniciada agora ou terminar a sessão num dispositivo específico.

Antes de começar

Se não conseguir convidar, editar ou desativar um utilizador, peça ao proprietário do estúdio que lhe conceda acesso em Acessos → Perfis. Antes de convidar alguém, é boa ideia ter já preparado o respetivo perfil de acesso — consulte Perfis de Acesso.

Passo a passo

Passo 1 — Consultar a lista de utilizadores

Abra Utilizadores no menu Acessos. A lista mostra cada pessoa com acesso à Blakk: nome, e-mail, último acesso (com o dispositivo e o navegador utilizados, bem como a cidade, o estado e a bandeira do país de onde foi feito), as empresas a que tem acesso, com o perfil e o estado (Ativo ou Inativo) de cada uma, e os selos PIN e Face quando tem um PIN ou reconhecimento facial registado para o Ponto de Venda. Um ponto verde na fotografia indica quem tem a página aberta neste momento.

No topo estão a pesquisa (Procurar por nome ou email…), o contador de pessoas Ativos neste momento e o botão Organograma. Os convites ainda não aceites aparecem numa secção separada, Convites pendentes, acima da lista.

Lista de utilizadores do estúdio

Passo 2 — Convidar um novo utilizador

Clique em Adicionar, introduza o e-mail e escolha a Empresa. A página assinala o Perfil de Acesso como opcional, mas escolha sempre um perfil — consulte o aviso abaixo. Escolha também o Idioma do e-mail do convite e clique em Enviar Convite.

Ao introduzir o e-mail, a página informa se corresponde a um Utilizador existente (mostrando a que empresas já tem acesso) ou se já existe um Convite pendente para essa pessoa, com os botões para reenviar ou cancelar o convite no mesmo local. Depois de enviar, aparece a mensagem Convite enviado!; se o WhatsApp da empresa estiver ligado e tiver acesso a esse número, também pode enviar o mesmo convite através de Enviar convite por WhatsApp.

⚠️ Nunca deixe o campo «Perfil de acesso» em branco de propósito. Ao contrário do que «opcional» sugere, uma pessoa convidada sem perfil selecionado recebe acesso total e sem restrições ao sistema assim que aceita o convite — não fica sem acesso. Por isso, só quem já tem acesso total à empresa pode convidar alguém sem perfil; para os restantes, a página avisa que é necessário selecionar um perfil e não guarda o convite. Se ainda não decidiu qual é o perfil certo, crie um perfil provisório em Perfis de Acesso antes de convidar ou escolha o perfil mais restrito disponível. Depois de convidar, confirme no Passo 3 se foi atribuído um perfil.

Convite preenchido, com a empresa e o perfil selecionados

Passo 3 — Editar um utilizador

Clique no cartão da pessoa para abrir a edição. No separador Geral estão:

Nome do utilizador;
Empresas e perfis: o perfil de acesso e o interruptor Ativo de cada empresa, o caixote do lixo para retirar o acesso a uma empresa e Adicionar empresa, para dar acesso a outra empresa sua;
Acesso ao POS: o PIN do POS, de 4 a 6 dígitos, que a pessoa utiliza para entrar rapidamente no Ponto de Venda (e o Reconhecimento Facial, quando esta funcionalidade está ativada na sua conta);
Gorjetas: a Dedução Tip-Out (%) e a indicação de se a pessoa Participa do rateio de gorjetas.

O separador Comissão guarda a percentagem de comissão da pessoa (a predefinida e, se quiser, uma diferente por produto), e o separador Disponibilidade (quando o Agendamento está ativado) mostra os horários em que a pessoa atende. Nada é guardado até clicar em Guardar, no rodapé — incluindo o PIN, o perfil e os dados dos outros separadores.

Ao abrir a sua própria página de edição, o interruptor Ativo e o caixote do lixo da empresa ficam bloqueados: ninguém pode desativar nem remover o próprio acesso, qualquer que seja o perfil — incluindo o Administrador. Isto evita que alguém fique sem acesso ao sistema por engano. Se precisar de retirar o seu acesso, peça a outra pessoa que possa editar utilizadores nessa empresa.

Edição de um utilizador, com o perfil e o PIN preenchidos

Passo 4 — Consultar as sessões ativas

Clique no ícone Sessões Ativas, no cartão da pessoa, para ver em que dispositivos tem sessão iniciada neste momento — e clique em Terminar sessão para terminar a sessão num dispositivo específico, se necessário (por exemplo, um telemóvel perdido). A sessão que está a utilizar aparece como Esta sessão e não pode ser terminada aqui. O ícone ao lado, Histórico de Acessos, mostra os últimos acessos da pessoa, cada um com o IP, a cidade, o estado e a bandeira do país, bem como a média diária e mensal.

Lista de sessões ativas de um utilizador

Passo 5 — Reenviar ou cancelar um convite pendente

Enquanto a pessoa não aceitar o convite, este aparece destacado na secção Convites pendentes, com o perfil escolhido e a data de validade (o convite é válido durante 7 dias). Os botões ao lado são Reenviar convite, Enviar convite por WhatsApp (quando o WhatsApp está disponível) e Cancelar convite.

Convite pendente, com as opções para reenviar e cancelar

O que acontece depois

A pessoa convidada recebe um e-mail com uma ligação para criar a sua própria palavra-passe; até lá, aparece apenas na secção de convites pendentes, não na lista principal.
Um convite aceite sem nenhum perfil atribuído dá acesso total e sem restrições ao sistema — não deixa a pessoa sem acesso. Escolha sempre um perfil ao convidar (consulte o aviso no Passo 2).
Se o e-mail convidado já tiver uma conta no sistema, a pessoa não cria uma nova palavra-passe: ao aceitar, a empresa é adicionada à conta e a pessoa inicia sessão normalmente, com a palavra-passe que já utiliza.
Desativar o acesso de alguém a uma empresa (através do interruptor na página de edição) é reversível — pode voltar a ativá-lo quando quiser, sem ter de enviar um novo convite. A única exceção é o seu próprio acesso, que não pode desativar (consulte o Passo 3).
A alteração do perfil de acesso de uma pessoa é aplicada imediatamente, sem que tenha de terminar e iniciar sessão novamente — consulte Perfis de Acesso para mais informações.
Terminar uma sessão desliga esse dispositivo específico da próxima vez que tentar comunicar com o servidor — os outros dispositivos da mesma pessoa continuam com sessão iniciada normalmente.

Erros comuns e dúvidas

P: Tenho de escolher um perfil de acesso quando envio um convite? R: A página apresenta o campo como opcional, mas na prática, escolha sempre um perfil. Um convite aceite sem nenhum perfil atribuído dá acesso total e sem restrições ao sistema, não deixa a pessoa sem acesso — o contrário do que «opcional» sugere. Se ainda não decidiu qual será o perfil definitivo, escolha um provisório e altere-o mais tarde.

P: Porque não consigo ver ou reenviar os convites pendentes? R: Para consultar e gerir os convites pendentes, precisa de ter permissão para alterar utilizadores nessa empresa, e não apenas para os consultar. A ligação do convite dá acesso à empresa, por isso só aparece a quem pode convidar. Peça ao administrador da empresa que permita a edição no seu perfil.

P: Porque é que o sistema rejeitou o e-mail com uma mensagem sobre e-mail temporário? R: O endereço pertence a um serviço de e-mail temporário (serviços que criam uma caixa de correio que desaparece em minutos ou dias). A Blakk não aceita este tipo de e-mail em convites, nem mesmo para quem já tem conta, porque é frequentemente utilizado para criar acessos falsos. Peça à pessoa um e-mail que utilize de facto (Gmail, Outlook ou o e-mail do trabalho) e envie novamente o convite.

P: A pessoa convidada já pode utilizar o sistema antes de aceitar o convite? R: Não — enquanto o convite estiver pendente, não tem acesso. Só passa a ter acesso depois de clicar na ligação do e-mail e criar uma palavra-passe.

P: O que acontece se me esquecer de clicar em Guardar depois de alterar o PIN ou o perfil? R: Nada é guardado — a página de edição só guarda as alterações quando clica em Guardar. Fechar sem guardar descarta todas as alterações feitas, incluindo o PIN, o perfil e o nome.

P: Como retiro o acesso a alguém que saiu do estúdio? R: Abra a página de edição da pessoa e desative o respetivo acesso a essa empresa (interruptor Ativo). Não precisa de eliminar o registo — basta desativar o acesso.

P: Porque não consigo desativar (ou remover) o meu próprio acesso? R: É uma medida de segurança do sistema, válida para todos os perfis — incluindo o Administrador. Ao abrir a sua própria página de edição, o interruptor Ativo fica bloqueado e aparece o aviso «Não pode desativar o seu próprio acesso a esta empresa.»; ao clicar no caixote do lixo, aparece «Não pode remover o seu próprio acesso a esta empresa.». Desativar o próprio acesso terminaria a sua sessão imediatamente e não conseguiria voltar a iniciar sessão para desfazer a alteração. Se precisar mesmo de sair, peça a outra pessoa que possa editar utilizadores nessa empresa. Já o acesso de outra pessoa pode ser desativado normalmente, mesmo que também seja Administrador.

P: O convite que enviei não chegou ao e-mail da pessoa — o que devo fazer? R: Na secção de convites pendentes, clique em Reenviar convite ou envie-o por WhatsApp, se essa opção estiver disponível. Se ainda assim não chegar, confirme se o e-mail foi introduzido corretamente — cancele o convite incorreto e crie um novo. O convite expira ao fim de 7 dias; depois disso, envie um novo convite.

P: Como vejo quando uma pessoa iniciou sessão no sistema? R: O cartão da pessoa mostra o último acesso. Para ver mais informações, clique no ícone Histórico de Acessos: apresenta os últimos acessos, o total e a média diária e mensal.

P: De onde vem a cidade que aparece no último acesso? R: É determinada pelo endereço de internet (IP) utilizado no acesso, consultado numa base de localização que está no próprio servidor — o IP não é enviado para nenhum serviço externo. Trata-se de uma localização aproximada: em redes móveis, a cidade costuma corresponder à da operadora, não à da pessoa. Quando não é possível localizar o IP (por exemplo, numa rede interna), a cidade não aparece. O Organograma apresenta a mesma informação no cartão de cada pessoa.