Formas de pagamento: registar, configurar contas e taxas

O que é

É aqui que ficam registadas as formas de pagamento aceites pelo seu estúdio — Dinheiro, Pix, Cartão de Crédito/Débito, Boleto — cada uma com as suas próprias regras: se conta como dinheiro físico no fecho de caixa, em que conta contabilística é registado o valor, em que conta entra a despesa com a taxa e (para cartão/Pix) a taxa cobrada por prestação. Cada forma também pode dar um desconto a quem paga com ela, como 10% em dinheiro.

Quando usar

• Registar uma nova forma de pagamento (uma bandeira de cartão específica, um acordo, etc.).
• Configurar a taxa cobrada pela operadora de cartões em cada prestação.
• Associar uma forma de pagamento à conta contabilística certa, para que os relatórios correspondam ao extrato bancário.
• Dar um desconto a quem paga em dinheiro ou Pix, por exemplo 5% ou 10%, sem ter de calcular o desconto manualmente em cada venda.

Antes de começar

Se não conseguir criar ou editar uma forma de pagamento, peça ao proprietário do estúdio para lhe dar acesso em Acessos → Perfis. Para eliminar, é necessário um nível de acesso superior (Total) ao necessário para criar ou editar (Edição): sem o nível Total, o ícone para eliminar nem aparece. Os separadores CONTÁBIL e Taxas do formulário também dependem do seu acesso ao ecrã Plano de Contas — sem esse acesso, nem aparecem.

Passo a passo

Passo 1 — Consultar a lista de formas de pagamento

Abra Configurações → Pagamentos: o ecrã Formas de pagamento apresenta cada forma com o estado (Ativo ou Inativo), o tipo, o número de cópias do recibo a imprimir (quando é mais de uma), a ordem de apresentação (#N) e um resumo de todas as configurações (Somar como vendas, Contar como caixa, Usar Contas a Receber…). Clique numa linha para abrir a forma de pagamento.

Passo 2 — Criar uma forma de pagamento

Clique em Nova Forma de Pagamento, preencha o Nome (obrigatório) e escolha o Tipo. Em Recibos, indique quantas cópias do recibo devem ser impressas e, em Ordem, a posição na lista de opções. No separador Configuração, o primeiro campo é o % de desconto (consulte o passo seguinte). Logo abaixo, decida se a forma deve Somar como vendas, se deve Contar como caixa (conta como dinheiro físico no fecho de caixa), se deve exigir Obrigatório indicar o cliente, se deve Conferir saldo e se deve Abrir Gaveta da caixa. No separador Aparência, escolha uma Cor ou uma fotografia para a forma de pagamento. Clique em Guardar.

Passo 2b — Dar um desconto a quem paga com esta forma

No topo do separador Configuração, preencha o % de desconto: de 0 a 99,99, com até duas casas decimais. Se deixar o campo vazio ou introduzir 0, não há desconto. Como indicado abaixo do campo, o desconto é aplicado apenas aos artigos quando a venda é paga com esta forma, e os impostos e a gorjeta são recalculados com base no valor com desconto. Clique em Guardar: na lista, a forma passa a apresentar o selo do desconto (por exemplo, −10%) junto ao tipo.

O que tem e o que não tem desconto:

• Tem desconto: os artigos da venda, incluindo os extras e as opções pagas.
• É recalculado com base no valor com desconto: os impostos percentuais e a gorjeta.
• Não tem desconto: os impostos de valor fixo.

O desconto é aplicado automaticamente no momento do pagamento: no pagamento da conta, o botão da forma apresenta o valor a pagar com essa forma já com o desconto.

Passo 3 — Associar a conta contabilística

No separador CONTÁBIL, escolha a Conta Contabilística — é nessa conta que o valor recebido através desta forma de pagamento é registado nos lançamentos contabilísticos.

Passo 4 — Configurar taxas por prestação (cartão/Pix)

Para os tipos de cartão ou Pix, o separador Taxas inclui:

• Taxa paga pelo cliente: ative esta opção se a taxa for cobrada ao cliente;
• Conta de Despesa de Taxa: a conta do plano de contas onde a taxa da operadora é registada como despesa;
• Parcelas e Taxas: clique em Adicionar parcela para cada número de prestações e preencha Taxa %, Taxa Fixa e Vl. Mín. Parcela.

Para os tipos com cobrança integrada (como o Boleto), o separador Taxas apresenta apenas a Conta de Despesa de Taxa, onde é registada a tarifa cobrada pelo fornecedor da cobrança.

Passo 5 — Perceber porque não é possível eliminar uma forma de pagamento

Clique no ícone Eliminar de uma forma de pagamento que já tenha sido utilizada numa venda e confirme. O sistema recusa a operação e explica o motivo.

O que acontece depois

• Somar como vendas determina se o valor entra nos totais de vendas dos relatórios; Contar como caixa determina se conta como dinheiro físico no fecho de caixa — as duas opções são independentes.
• Uma forma de pagamento que já tenha sido utilizada (numa venda, num recebimento ou num pagamento registado numa venda ainda em aberto) não pode ser eliminada — desative-a (Ativo desligado) em vez de a eliminar. Deixa de aparecer nas opções em novos ecrãs, sem apagar o histórico.
• Quando está ativada, a opção Taxa paga pelo cliente altera quem suporta a taxa da operadora: a taxa é cobrada ao cliente e não se torna um custo do estúdio; quando está desativada, a taxa sai do seu bolso e é registada na Conta de Despesa de Taxa.
• Quando o tipo escolhido utiliza cobrança integrada, o separador Configuração apresenta o aviso Este tipo usa cobrança integrada: os ecrãs que emitem cobranças automáticas (como Receitas Recorrentes) geram a cobrança através da integração; as vendas registadas manualmente continuam a ser finalizadas normalmente.
• Uma venda paga com uma forma que tem % de desconto aparece nos relatórios com o desconto: o Relatório de Vendas tem a coluna Desconto e os totais já incluem o desconto aplicado.
• Alterar o % de desconto não afeta as vendas já realizadas. Se alguém tiver o ecrã de pagamento aberto no momento da alteração, o sistema recusa o pagamento e apresenta o aviso «O desconto desta forma de pagamento foi alterado. Atualize o ecrã.» — basta atualizar o ecrã e registar novamente o pagamento, já com o novo desconto.

Erros comuns e dúvidas

P: Tenho de configurar o separador Taxas para «Dinheiro»? R: Não — o separador Taxas só aparece para tipos de cartão, Pix ou com cobrança integrada (como o Boleto). As formas de pagamento sem taxa (como Dinheiro) não apresentam este separador.

P: Qual é a diferença entre «Somar como vendas» e «Somar como caixa»? R: «Somar como vendas» conta para o total de vendas dos relatórios. «Somar como caixa» diz respeito ao fecho de caixa: só as formas que ficam efetivamente como dinheiro físico na gaveta (normalmente, apenas Dinheiro) devem ter esta opção ativada — cartão e Pix normalmente ficam com esta opção desativada, mesmo que contem como venda.

P: O que significa «Usar Contas a Receber»? R: Faz com que esta forma de pagamento crie uma conta a receber no Hub Financeiro em vez de registar o pagamento imediatamente — útil para formas como cheque ou boleto, em que o dinheiro só entra efetivamente mais tarde. Alguns tipos já têm esta opção ativada por predefinição e não permitem desativá-la.

P: Não consigo eliminar uma forma de pagamento, apesar de ainda não ter sido utilizada. Porquê? R: Confirme que nunca registou nenhuma venda ou recebimento com ela, nem um pagamento numa venda que ainda esteja em aberto — o sistema verifica todas estas situações. Se o ícone para eliminar nem aparecer, falta-lhe o nível de acesso Total: peça ao proprietário do estúdio para lhe dar acesso em Acessos → Perfis.

P: Como funciona o desconto quando o cliente paga uma parte com uma forma que tem desconto e outra parte com outra? R: O desconto é proporcional à parte da conta paga por cada forma. Exemplo: uma conta de 100,00 e Dinheiro com 10% de desconto. Pagar metade em Dinheiro cobre 50,00 da conta e custa 45,00; os outros 50,00 são pagos com Cartão, sem desconto. O valor introduzido corresponde sempre ao valor cobrado com essa forma, e o valor que falta pagar continua a ser apresentado sem desconto, porque cada forma aplica o seu próprio desconto.

P: O desconto também se aplica à gorjeta e aos impostos? R: Não diretamente: o desconto aplica-se apenas aos artigos. Os impostos percentuais e a gorjeta são recalculados com base no valor dos artigos com desconto, pelo que ficam mais baixos na mesma proporção. Os impostos de valor fixo não mudam.

P: Porque não consigo retirar um artigo depois de receber um pagamento com uma forma que tem desconto? R: Depois de registar um pagamento com desconto na conta, o sistema não permite reduzir o valor da conta: aparece a mensagem «Elimine primeiro o pagamento com desconto desta conta». Elimine esse pagamento, faça a correção e registe novamente o pagamento. Continua a ser possível acrescentar artigos.

P: A comissão do tatuador é calculada tendo em conta o desconto da forma de pagamento? R: Sim. A comissão de cada artigo é calculada com base no valor do artigo já com o desconto da forma de pagamento utilizada na conta.

P: A «Ordem» altera o valor que o cliente paga ou serve apenas para apresentação? R: Serve apenas para apresentação — determina a posição em que esta forma de pagamento aparece nas listas de opções (como no POS). Não afeta o valor, a taxa nem qualquer cálculo.

P: Onde escolho a conta da tarifa do boleto? R: No separador Taxas da forma de pagamento Boleto, em Conta de Despesa de Taxa. A tarifa do fornecedor é registada como despesa nessa conta, para que o saldo corresponda ao extrato bancário. O separador só aparece para quem tem acesso ao Plano de Contas.

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