Plano de Contas: organizar as contas contabilísticas do negócio

O que é

É a árvore de contas contabilísticas do seu estúdio — é daí que vêm as opções apresentadas em todos os ecrãs que pedem uma «conta» (Despesas, Hub Financeiro, formas de pagamento, produtos). Cada conta tem um código hierárquico (como 5.1.07), um tipo (Ativo, Passivo, Receita, Despesa…) e, quando é uma conta bancária, os dados do banco e da chave Pix. O seu estúdio já vem com uma árvore predefinida (Caixa, Banco, Fornecedores, Aluguer, Salários…) — só precisa de a alterar para adicionar uma conta que ainda não existe ou ajustar uma conta bancária.

Quando usar

Abriu uma nova conta bancária e precisa de a registar para receber pagamentos através dela.
Uma categoria de despesa que utiliza não está na lista (por exemplo, um tipo específico de material) e quer criar uma conta própria para ela, em vez de registar tudo numa conta genérica.
Quer perceber porque não consegue eliminar uma conta contabilística antiga que já não utiliza.

Antes de começar

Se não encontrar o Plano de Contas no menu ou não conseguir criar/editar uma conta, peça ao proprietário do estúdio para lhe dar acesso em Acessos → Perfis. Para eliminar uma conta, é necessário um nível de acesso superior (Total) ao necessário para a criar ou editar (Edição): com acesso de Edição, o ícone de eliminação não é apresentado.

Alterar o Plano de Contas é opcional no dia a dia: o seu estúdio já vem com uma árvore predefinida suficiente para registar despesas, configurar formas de pagamento e consultar o Hub Financeiro sem adicionar contas. Consulte este artigo apenas quando precisar de uma conta que não exista na árvore predefinida.

Passo a passo

Passo 1 — Consultar a árvore de contas

A lista apresenta a hierarquia completa — clique na seta ao lado de uma conta para abrir as respetivas contas subordinadas ou utilize os ícones Expandir Tudo/Recolher tudo, junto à pesquisa, para ver tudo de uma vez. A coluna Saldo apresenta o saldo atual de cada conta bancária/caixa; as contas que não têm saldo (como uma conta de despesa) são apresentadas sem valor. A coluna Info assinala as contas Analítica e as Inativo. Em cada linha, o ícone Ver Extrato abre o extrato dessa conta, e o botão Exportar PDF, no topo, descarrega a árvore completa em PDF.

Árvore de contas contabilísticas expandida, com código, tipo e saldo

Passo 2 — Criar uma conta contabilística

Clique em Nova Conta, preencha Código e Nome (ambos são obrigatórios), escolha o Tipo de Conta e, se fizer sentido para esse tipo, um Subtipo — e escolha a Conta Pai para inserir a nova conta na árvore. Logo abaixo, encontra a Descrição e as opções Conta Analítica, Ativo e Mostrar no Hub Financeiro. Clique em Guardar.

Formulário de nova conta contabilística preenchido, pronto para guardar

Passo 3 — Registar uma conta bancária, com Pix

Ao escolher o subtipo Conta Bancária (ou Caixa), o formulário apresenta uma secção de Dados Bancários (banco, código do banco, balcão, número da conta, titular, tipo de conta e Saldo Inicial) e, apenas para estas duas opções, uma secção de Chave Pix. É este registo que permite selecionar a conta como conta de débito/crédito nos pagamentos do Hub Financeiro.

Formulário com o subtipo Conta Bancária selecionado, com os campos de banco e Pix

Passo 4 — Perceber porque não é possível eliminar uma conta

Clique no ícone Eliminar de uma conta que tenha contas subordinadas (como um grupo «Despesas Operacionais») e confirme. O sistema recusa o pedido e explica o motivo — a mesma recusa acontece se a conta, mesmo sem contas subordinadas, já estiver a ser utilizada por um produto, uma forma de pagamento, um mapeamento predefinido ou um lançamento contabilístico.

Aviso de que não é possível eliminar a conta porque tem contas subordinadas

O que acontece depois

Uma conta assinalada como Analítica é a que recebe efetivamente lançamentos (é essa que aparece nas opções de «Alocação Contábil» das Despesas, por exemplo); as contas de grupo (como «Despesas Operacionais», que apenas agrupam outras contas) normalmente não têm essa opção assinalada.
Ativar Mostrar no Hub Financeiro faz com que a conta apareça no resumo de saldo no topo do Hub Financeiro — sem essa opção, a conta continua a funcionar normalmente, mas não aparece nesse resumo.
A estrela amarela na coluna Info (por exemplo, «Caixa», «Banco», «CMV», «Impostos») assinala a conta que o sistema utiliza por predefinição nos lançamentos automáticos dessa função: vendas, custo das mercadorias, impostos, gorjetas, sangria. O botão Definir como padrão aparece nas contas que podem assumir uma destas funções; o «×» da estrela remove a associação (Remover mapeamento padrão). Só altere esta opção com a orientação do seu contabilista.
Não é possível eliminar uma conta que já esteja a ser utilizada (produto associado, forma de pagamento ou lançamento registado), mas é possível desativá-la (Ativo desligado) — deixa de aparecer nas opções de seleção dos novos ecrãs, sem apagar o histórico existente.

Erros comuns e dúvidas

P: Preciso de criar uma conta contabilística para cada despesa que registo? R: Não — o seu estúdio já vem com contas suficientes para o dia a dia (Aluguer, Salários, Compra de Materiais e Produtos…). Crie uma nova conta apenas quando precisar de separar algo que, atualmente, é registado numa conta demasiado genérica para o seu controlo.

P: Qual é a diferença entre uma conta de grupo e uma conta «Analítica»? R: Uma conta de grupo (como «Ativo Circulante») apenas organiza outras contas — não recebe lançamentos diretamente. Uma conta Analítica é a conta efetiva, que escolhe ao registar uma despesa ou configurar uma forma de pagamento.

P: Posso alterar o tipo de uma conta depois de a criar? R: Sim, editando a conta — mas alterar o Tipo de Conta limpa o subtipo selecionado, porque as opções de subtipo variam consoante o tipo (uma conta de Ativo tem subtipos como «Conta Bancária»; uma conta de Despesa tem «Aluguer», «Folha de Pagamento», entre outros).

P: Porque é que só as opções Conta Bancária e Caixa apresentam o campo da chave Pix, e não Cartão de Crédito ou Investimento? R: Porque, no dia a dia, só estas duas recebem pagamentos por Pix — as outras têm os mesmos dados bancários (banco, balcão, saldo), mas não apresentam a secção de Pix, que não se aplica a elas.

P: Não consigo eliminar uma conta, apesar de não ter nenhuma conta subordinada visível — porquê? R: Além da existência de contas subordinadas, o sistema também bloqueia a eliminação se a conta já tiver sido utilizada num produto, forma de pagamento, mapeamento predefinido ou lançamento contabilístico. Nesse caso, desative a conta (Ativo desligado) em vez de a eliminar.

P: O código da conta (como «5.1.07») tem de seguir algum padrão? R: O sistema apenas exige que o código seja único — se tentar guardar um código já existente, o pedido é recusado com o aviso «Já existe uma conta com este código». Fora esta verificação, o formato é livre: a convenção da árvore predefinida (grupo.subgrupo.conta) é uma boa prática para manter a hierarquia legível, mas quem organiza efetivamente a árvore é a Conta Pai selecionada, não o texto do código.