Hub Financeiro: acompanhar e registar pagamentos e recebimentos

O que é

É a central de contas do seu estúdio: tudo o que está por pagar, por receber, já pago e já recebido — num único período e numa única lista. Reúne despesas de fornecedores, recebimentos de clientes e ajustes contabilísticos manuais, com um resumo do saldo por conta no topo do ecrã. É onde regista que uma conta foi paga ou recebida, individualmente ou em lote, sem ter de abrir uma a uma as despesas ou vendas originais.

Quando usar

No final do dia, para ver o que venceu e ainda não foi pago ou recebido.
Quando o fornecedor de Pomada cicatrizante confirma que a conta foi paga e precisa de registar essa informação no sistema.
Quando vencem várias contas do mesmo tipo ao mesmo tempo (por exemplo, vários clientes com saldo em aberto) e quer liquidá-las todas de uma vez, em vez de uma a uma.
Para registar uma nova despesa (renda, consumíveis, despesas fixas) sem sair do ecrã e aceder ao menu de Despesas.

Antes de começar

O Hub Financeiro faz parte do módulo Financeiro — se não vir esta opção no menu ou não conseguir registar um pagamento/recebimento, peça ao responsável pelo estúdio para lhe dar acesso em Acessos → Perfis.

Passo a passo

Passo 1 — Consultar o resumo e a lista de contas

Ao abrir o Hub Financeiro, o período começa em “Hoje”. O quadro Resumo Geral no topo mostra o saldo das contas (Caixa, Banco…) no período, com a vista Consolidado e uma vista por conta; use Recolher/Expandir para o ocultar ou mostrar. Só são incluídas as contas assinaladas com Mostrar no Hub Financeiro no Plano de Contas; se não houver nenhuma assinalada, o quadro mostra o aviso “Nenhuma conta marcada para mostrar no Hub Financeiro”. A lista abaixo apresenta cada título: a pagar, pago, a receber, recebido, recebimento parcial e lançamentos manuais, com a linha a vermelho quando o dinheiro sai e a verde quando entra. O rodapé soma os valores da lista: o que já foi realizado (créditos e débitos), o que ainda está previsto e o saldo.

Ao entrar, só é apresentado o período. Os filtros de cliente/fornecedor, situação, documento, centro de custo e observação, bem como os botões Aplicar Filtros, Nova Despesa, Novo Ajuste e Exportar CSV, estão em Mais filtros. O número ao lado do botão indica quantos destes filtros estão ativos. Os filtros preenchidos só são aplicados depois de clicar em Aplicar Filtros.

Vista geral do Hub Financeiro, com o resumo das contas e a lista de títulos do dia

Passo 2 — Registar uma despesa diretamente no Hub

Abra Mais filtros e clique em Nova Despesa para registar uma conta a pagar sem sair do ecrã. Escolha o Favorecido (cliente, fornecedor ou funcionário), preencha Vencimento, Forma de Pagamento e Número do Documento, e adicione pelo menos uma linha em Alocação Contabilística com o valor — o Valor Total da despesa é calculado com base nessa alocação, não é introduzido num campo separado. Se o favorecido já tiver uma despesa anterior, a alocação contabilística da última despesa é preenchida automaticamente (apenas nas linhas que ainda estão em branco: o que já tiver introduzido não é apagado nem duplicado); ajuste apenas o valor. O formulário é o mesmo do ecrã Despesas.

Formulário de nova despesa preenchido, pronto para guardar

Passo 3 — Registar um pagamento

Numa linha A pagar, clique no ícone de Registar Pagamento. Escolha a Conta de Débito (de onde sai o dinheiro) e a Forma de Pagamento — o valor já aparece preenchido em Valor Pago com o saldo em aberto, mas pode ser ajustado para um pagamento parcial. Também pode indicar a Data do Pagamento e uma Observação. Clique em Confirmar Pagamento.

Janela de pagamento com a conta de débito e a forma de pagamento selecionadas

Passo 4 — Registar um recebimento

O mesmo se aplica ao dinheiro que entra: numa linha A receber, clique em Registar Receção. Escolha a Forma de Pagamento e a Conta de Crédito (para onde vai o dinheiro) — esta é sugerida com base na forma de pagamento selecionada, mas pode ser alterada.

Janela de recebimento com a conta de crédito e a forma de pagamento selecionadas

Passo 5 — Registar pagamentos ou recebimentos em lote

Assinale a caixa de mais do que uma linha do mesmo tipo (todas A pagar ou todas A receber) e clique no botão que aparece na barra de seleção: Pagamento em lote ou Receção em lote, consoante o que estiver assinalado. Cada conta mantém os seus próprios campos — pode usar uma conta e uma forma de pagamento diferentes para cada uma, no mesmo registo. Só é possível assinalar linhas A pagar e A receber.

Janela de pagamento em lote, com as duas despesas selecionadas e prontas

Passo 6 — Consultar o histórico de uma linha e estornar um pagamento

Clique no ícone de seta ao lado de qualquer linha para a expandir e consultar os detalhes — data de emissão, vencimento, forma de pagamento, Total da Parcela, Pago até agora (ou Recebido até agora) e Saldo Pendente, além de quem registou cada pagamento e quando. Numa despesa, cada pagamento listado tem o seu próprio ícone de Estornar Pagamento, para anular um registo feito por engano.

Linha expandida da despesa paga, com o histórico de pagamento e o ícone para estornar

O que acontece depois

Pagar ou receber uma conta atualiza imediatamente o saldo da conta selecionada (Caixa, Banco…), refletido no resumo no topo do ecrã.
Uma linha paga ou recebida deixa de aparecer na lista de pendências e passa a ser apresentada como Paga ou Recebida, com o histórico de pagamentos guardado — incluindo quando é paga em mais do que uma vez (parcialmente).
Estornar um pagamento repõe o saldo da conta e devolve o título ao estado de saldo pendente — o pagamento estornado continua a aparecer no histórico, riscado, para manter o registo de quem o estornou e quando.
Uma linha A pagar com a etiqueta Prevista corresponde a uma ocorrência futura de uma conta recorrente que ainda não foi gerada: é apresentada para ajudar a planear a tesouraria, mas não pode ser paga nem assinalada em lote aqui.
Uma comanda fechada com uma forma de pagamento “a receber no futuro” (cheque, boleto) aparece automaticamente aqui como uma linha A receber, sem qualquer registo manual — o Hub apenas apresenta o que já existe noutros ecrãs do sistema. Uma comanda ainda aberta, mesmo com um pagamento parcial já registado, não aparece: só passa a ser uma venda (e só então entra no Hub) quando é efetivamente fechada.

Erros comuns e dúvidas

P: Tenho de escolher uma conta contabilística sempre que registo um pagamento? R: Sim — a Conta de Débito (ao pagar) ou a Conta de Crédito (ao receber) é obrigatória, porque determina de onde sai o dinheiro ou para onde vai.

P: Posso pagar uma conta a pagar e receber uma conta a receber no mesmo lote? R: Não — se a seleção incluir os dois tipos, o sistema avisa e pede para selecionar apenas um tipo de cada vez antes de continuar.

P: O valor do pagamento tem de corresponder ao valor total da conta? R: Não — o campo já aparece preenchido com o saldo em aberto, mas pode introduzir um valor inferior para registar um pagamento parcial. O restante continua pendente.

P: Quem pode estornar um pagamento? R: Apenas quem tem acesso de edição a Despesas — e apenas para contas A pagar/Paga: o ícone para estornar aparece no histórico de pagamentos de uma despesa, não no de um recebimento. Se não o vir, peça ao responsável pelo estúdio para lhe dar acesso em Acessos → Perfis.

P: Não vejo os botões “Nova Despesa” e “Novo Ajuste”. Porquê? R: Estão em Mais filtros e só aparecem para quem tem acesso de edição a Despesas (o botão Nova Despesa) e a Ajuste de Contas (o botão Novo Ajuste). Se não os vir, peça ao responsável pelo estúdio para lhe dar acesso em Acessos → Perfis.

P: Introduzi o nome do fornecedor no filtro, mas a lista não mudou. O que falta fazer? R: Clicar em Aplicar Filtros. Os campos de Mais filtros só são aplicados depois desse clique; só o período é aplicado de imediato.