Conversar com a Heya pelo WhatsApp e pelo Telegram

O que é

A Heya, a assistente da Blakk, também está disponível fora do sistema: pelo WhatsApp e pelo Telegram. Depois de associar o seu WhatsApp ou o seu Telegram à sua conta na página Perfil, pode perguntar pelo telemóvel o mesmo que perguntaria no chat da página — quanto vendeu, quem tem marcação hoje, como fazer algo no sistema — e ela responde com as mesmas permissões que tem no estúdio.

Quando usar

Está fora do estúdio e quer saber, pelo telemóvel, quanto vendeu hoje ou como está a agenda de amanhã, sem abrir o sistema.
Um cliente pediu para remarcar e quer consultar rapidamente os horários disponíveis na conversa.
Quer registar uma despesa ou adicionar algo simples por áudio e confirmar com um toque.

Antes de começar

O atendimento da Heya pelo WhatsApp e pelo Telegram tem de estar ativado na plataforma: o WhatsApp depende de o número da Heya estar ligado e o Telegram, de o bot da Heya estar configurado. Enquanto o WhatsApp não estiver ligado, a página Perfil apresenta “A validação pelo WhatsApp não está disponível neste momento.”; enquanto o Telegram não estiver, a secção do Telegram nem sequer aparece.
O chat da Heya tem de estar ativado para o seu estúdio. A Heya só responde sobre as empresas a que tem acesso ativo.
Para o WhatsApp: o número registado em Perfil tem de ser o número do WhatsApp que vai utilizar.
Para o Telegram: tem de ter a aplicação do Telegram instalada no telemóvel ou no computador.

Passo a passo

Passo 1 — Abrir a página Perfil

Clique no ícone da sua conta, no canto superior direito do ecrã, e depois em Perfil. O seu WhatsApp e o seu Telegram aparecem no grupo Heya, lado a lado (no telemóvel, um por baixo do outro). Depois de preencher um número, o WhatsApp indica se está Validado ou Não validado.

Passo 2 — Validar o WhatsApp

No campo do WhatsApp, confirme o seu número e clique em Validar. O ecrã apresenta uma mensagem com um código. Toque em Abrir no WhatsApp: a conversa com a Heya abre com o texto preparado — só tem de o enviar. Assim que a mensagem for recebida, o número aparece como Validado e a Heya dá-lhe as boas-vindas. O código só é válido se for enviado a partir do próprio número indicado.

Passo 3 — Associar o Telegram

No grupo Heya, na secção do Telegram, clique em Associar Telegram. Toque em Abrir no Telegram (ou leia o código QR com o telemóvel) e, na conversa que abrir, toque em Iniciar. A ligação é válida durante 10 minutos e só pode ser utilizada uma vez.

Passo 4 — Confirmar a associação em Perfil

Volte à página Perfil: é apresentada a conta do Telegram que tocou em Iniciar, com o @utilizador e o nome. Se for a sua conta, clique em Confirmar. Se não reconhecer a conta, clique em Não sou eu e gere uma nova ligação em Gerar novo link. A associação só fica ativa depois de a confirmar aqui, com a sessão iniciada — quem fotografar o código QR não consegue utilizar o seu acesso.

Passo 5 — Conversar com a Heya

Envie a sua pergunta pelo WhatsApp ou pelo Telegram, por texto, áudio com até 2 minutos ou fotografia. Se tiver acesso a mais do que uma empresa, a Heya pergunta com qual quer falar — no Telegram, toque no botão da empresa. A empresa escolhida fica selecionada até pedir para a alterar:

empresas (no Telegram, /empresas): apresenta a lista para mudar de empresa;
qual empresa (/qual): indica em que empresa está a conversa;
nova conversa (/nova): recomeça a conversa do zero;
ajuda (/ajuda): apresenta a lista de comandos.

Quando a Heya vai registar algo, como uma despesa, apresenta um resumo e aguarda a sua confirmação. No Telegram, toque em Confirmar ou Cancelar; no WhatsApp, responda SIM ou NÃO. No Telegram, a ação é confirmada de imediato: aparece na parte superior do ecrã «Confirmado. Só um instante…» (ou «Cancelado.») e os botões desaparecem do resumo. O resultado chega pouco depois, numa mensagem.

O resumo apresenta apenas o que vai mudar, com o valor atual e o novo (por exemplo, $80.00 → $120.00). A Heya deve alterar apenas o que pediu. Se preencher um campo que estava vazio e que não mencionou, como a descrição, a cor ou a fotografia, o sistema mantém esse campo vazio e ele não é incluído no resumo. Confirme sempre o resumo antes de confirmar a ação.

Quando o pedido se aplica a vários registos ao mesmo tempo, como «aumente 50% o preço de venda dos produtos do grupo carro», a Heya apresenta um único resumo e pede confirmação uma só vez. Até 20 registos, o resumo indica o nome de cada um e o que vai mudar. Acima desse número (ou quando a lista ficaria demasiado longa), apresenta a quantidade de registos e o que vai mudar em todos.

Para alterar a fotografia de um produto, serviço ou grupo de produtos, envie a imagem na conversa e indique onde a quer colocar, por exemplo, «coloque esta fotografia no Botox capilar». A imagem pode ser enviada como fotografia ou como ficheiro, em formato JPG, PNG ou WEBP, com até 10 MB. No resumo, a fotografia aparece como «Imagem enviada na conversa». A imagem só é enviada para o sistema depois de confirmar. O tratamento é igual ao da página do produto: se a empresa tiver Remover fundo por predefinição selecionado, o fundo é removido. A Heya guarda as 5 últimas imagens da conversa durante até 1 hora de inatividade; depois disso, envie novamente a imagem. Numa listagem com fotografias, como «produtos com nome, preço e fotografia», a tabela apresenta a fotografia de cada item em vez da ligação; se a fotografia de um item não abrir, aparece um quadrado cinzento.

Peça também o PDF de um relatório, como «PDF das vendas de setembro» ou «PDF da comissão deste mês». A Heya informa que está a gerar o ficheiro e, em instantes, este chega à mesma conversa como documento, com o nome do relatório e o período. Só são gerados os relatórios a que o seu perfil tem acesso. Se não houver registos no período, a Heya avisa em vez de enviar um ficheiro vazio.

Passo 6 — Desassociar, quando quiser

Na página Perfil, clique em Desassociar na secção do Telegram, no grupo Heya, e confirme. A Heya deixa de responder por esse canal de imediato. Para o WhatsApp, apague ou altere o número em Perfil e guarde as alterações.

O que acontece depois

A Heya só responde sobre as empresas a que tem acesso ativo e só faz o que o seu perfil de acesso permite. Para registar qualquer informação, é sempre necessária a sua confirmação.
Na primeira vez que utiliza a Heya através de um destes canais numa empresa, recebe um e-mail de aviso de segurança. Ao associar um Telegram, também recebe um e-mail a indicar qual foi a conta associada.
As conversas pelo WhatsApp e pelo Telegram também aparecem no chat do ecrã (e no Modo Heya), juntamente com as conversas do ecrã, cada uma identificada com o selo do canal — na empresa em que decorreu. Ainda assim, cada canal tem a sua própria conversa: um resumo aberto no WhatsApp ou no Telegram tem de ser confirmado nesse canal (no ecrã, aparece a mensagem «Responda pelo WhatsApp.» ou «Responda pelo Telegram.»), e a Heya não mistura o que foi dito num canal com o que foi dito no outro. As respostas destes canais não têm botão de gosto no ecrã.
A associação do Telegram não expira com o tempo. É desfeita quando desassocia a conta em Perfil, bloqueia o bot no Telegram ou perde o acesso a todas as empresas. A validação do WhatsApp expira após 90 dias sem utilização — nesse caso, basta validar novamente.

Erros comuns e dúvidas

P: Não aparece a opção do Telegram (ou aparece uma mensagem a dizer que a validação pelo WhatsApp não está disponível). Porquê? R: O atendimento através desse canal não está ativado na plataforma a que tem acesso: o Telegram precisa de ter o bot da Heya configurado e o WhatsApp precisa de ter o número da Heya ligado. Assim que estiver disponível, a opção aparece automaticamente em Perfil.

P: Toquei em Iniciar no Telegram, mas a Heya diz que falta confirmar. O que faço? R: Volte à página Perfil e clique em Confirmar. A associação só fica ativa depois dessa confirmação, feita com a sessão iniciada no sistema.

P: O ecrã indica que o link foi utilizado por mais do que uma conta do Telegram. É perigoso? R: Significa que alguém utilizou o seu link antes ou ao mesmo tempo que si — por exemplo, alguém que fotografou o código QR. Por motivos de segurança, a confirmação fica bloqueada. Clique em Gerar novo link e volte a associar a conta, sem mostrar o código QR a ninguém.

P: Disseram-me que o meu Telegram já está associado a outra conta de utilizador. Como resolvo? R: Uma conta do Telegram só pode estar associada a um utilizador do sistema. Desassocie-a em Perfil na conta do outro utilizador e, depois, associe-a à sua.

P: Como altero a empresa com que a Heya está a falar? R: Envie empresas (no Telegram, /empresas) e escolha a empresa na lista. Uma ação que estivesse a aguardar confirmação é cancelada ao mudar de empresa, para evitar que algo seja registado na empresa errada.

P: Toquei em Confirmar num resumo antigo e a Heya disse que já não é válido. R: Cada confirmação só é válida para a ação que está a aguardar confirmação naquele momento. Peça novamente o que precisa e confirme no novo resumo.

P: Pedi para alterar o preço de vários produtos. Tenho de confirmar um a um? R: Não. A Heya reúne tudo num único resumo, com a quantidade de produtos e o que muda em cada um, e uma única confirmação regista todos. Se cancelar, nenhum será alterado.

P: Pedi para alterar apenas o preço. A Heya pode alterar também outro campo? R: Deve alterar apenas o que pediu. Um campo de texto que estava vazio e que não mencionou (descrição, cor, fotografia) continua vazio, mesmo que a Heya tente preenchê-lo, e não aparece no resumo. Da mesma forma, um campo preenchido só é apagado ou definido como zero quando o pede explicitamente, por exemplo, «apague a descrição» ou «ponha o custo a zero»: mencionar o nome do campo, como em «liste nome, preço e fotografia», não é suficiente. Todos os campos que vão ser alterados aparecem no resumo, com o valor atual e o novo: se aparecer algo que não pediu, toque em Cancelar.

P: Enviei uma imagem e pedi para a colocar num registo, mas a Heya disse que não consegue. Porquê? R: Através da conversa, a imagem só pode ser definida como fotografia de um produto, serviço ou grupo de produtos. A fotografia de um cliente, colaborador ou grupo de opções continua a ser carregada na página do registo. Verifique também o ficheiro: tem de estar em formato JPG, PNG ou WEBP e ter até 10 MB. Se a imagem foi enviada há mais de 1 hora, ou se enviou outras 5 depois dela, envie-a novamente.

P: Toquei duas vezes em Confirmar. A Heya vai registar a ação duas vezes? R: Não. Só é considerada a primeira ação; ao tocar pela segunda vez, o Telegram apresenta «Já recebi a sua resposta. Só um instante…» e não é registado mais nada.

P: Pedi o PDF de um relatório e o ficheiro não chegou. O que faço? R: O ficheiro pode demorar alguns segundos (mais tempo em períodos longos) e chega numa mensagem própria. Se a geração falhar, recebe um aviso em vez do ficheiro — peça-o novamente à Heya.

P: Se desassociar o Telegram, perco alguma coisa no sistema? R: Não. Apenas deixa de poder conversar com a Heya através desse canal. Pode associar a conta novamente quando quiser, através do mesmo botão Associar Telegram.