Fatura de serviço (NFS-e): emitir a fatura de uma comanda fechada

O que é

A fatura de serviço (NFS-e) é o documento fiscal que o seu estúdio emite para o cliente pelo serviço prestado. No sistema, emite a fatura diretamente a partir da comanda, depois de esta ser fechada (paga): o cliente, os serviços e o valor vêm da própria comanda, e a fatura é enviada para o município segundo o padrão nacional da NFS-e.

A emissão só está disponível para empresas do Brasil.

Quando usar

O cliente pagou um Fechamento de braço e pediu a fatura: abra a comanda fechada e emita-a.
A contabilidade pediu as faturas do mês: consulte tudo no relatório Faturas Emitidas.
Uma comanda inclui um Fechamento de braço e uma Pomada cicatrizante: a fatura inclui apenas o serviço, sem ter de retirar o produto manualmente.

Antes de começar

A emissão tem de ser configurada uma vez, por quem gere a empresa no sistema (consulte o Passo 1). Vai precisar do certificado digital A1 da empresa (ficheiro .pfx ou .p12 e a palavra-passe), da inscrição municipal e do código IBGE do município. Os códigos fiscais e a taxa de cada serviço estão no separador Impostos do registo do serviço. Se tiver dúvidas sobre quais utilizar, confirme com a sua contabilidade.

Se o botão Emitir fatura não aparecer na comanda, peça ao proprietário do estúdio para lhe dar acesso a Faturas Emitidas em Acessos → Perfis.

Passo a passo

Passo 1 — Configurar a emissão (apenas uma vez)

Em Configurações → Empresa, abra a secção Nota Fiscal de Serviço (NFS-e). Carregue o Certificado digital A1 com a Palavra-passe do certificado, preencha a Inscrição municipal e o Código IBGE do município e escolha o Ambiente de emissão: Homologação serve para testar, sem valor fiscal, e Produção emite faturas reais. Clique em Testar configuração e, se estiver tudo certo, ative a opção Emissão de NFS-e nesta empresa e guarde as alterações.

Secção Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) do ecrã Empresa, com o certificado carregado e a emissão ativada

O artigo Empresa explica o resto do ecrã.

Passo 2 — Ver porque é que o botão está desativado

Abra a comanda. O botão Emitir fatura aparece no rodapé (no telemóvel, no menu ⋮). Enquanto não for possível emitir a fatura, o botão aparece desativado e a comanda mostra o motivo em Nota Fiscal de Serviço: no computador, imediatamente acima do rodapé; no telemóvel, no fim da comanda, depois dos totais:

a emissão de NFS-e ainda não foi configurada e ativada (Passo 1);
a comanda ainda não foi fechada (paga);
a comanda foi cancelada, não inclui nenhum serviço ou o valor dos serviços é zero.

Comanda aberta com o botão Emitir fatura desativado e o motivo indicado acima do rodapé

Passo 3 — Emitir a fatura da comanda fechada

Quando o último pagamento é registado, a comanda fecha-se automaticamente. Para emitir a fatura, abra o ecrã Comandas, altere o filtro de situação para Fechada e abra a comanda. Clique em Emitir fatura. A janela apresenta:

o Cliente da comanda. Se o cliente não estiver registado, a fatura é emitida sem tomador (consumidor não identificado);
o Valor dos serviços e a lista de Serviços. Os produtos não são incluídos;
a Descrição do serviço, que é impressa na fatura e pode ser editada;
a Competência, o mês em que o serviço foi prestado. Esta informação vem da data da venda da comanda.

Confirme os dados e clique em Emitir NFS-e.

Janela de emissão da NFS-e da comanda, com cliente, serviços, descrição e competência

A mensagem apresentada após o clique indica se a fatura foi autorizada pelo município, se ficou a aguardar emissão ou se foi recusada, incluindo o motivo.

Passo 4 — Descarregar a fatura ou enviá-la ao cliente

Depois de emitida, o botão da comanda passa a ser Ver fatura. Abre a fatura, com botões para descarregar o PDF (DANFSe) e o XML, e para Enviar por e-mail ou Enviar por WhatsApp (esta última opção só está disponível quando o WhatsApp do estúdio está ligado). Os botões de envio aparecem para quem pode emitir faturas; quem apenas as consulta só pode descarregá-las. O PDF e o XML são enviados em conjunto; o XML é o documento fiscal válido.

Fatura já emitida, aberta a partir da comanda, com os botões de PDF, XML e e-mail

O que acontece depois

A fatura aparece no relatório Faturas Emitidas, com a origem Comanda. É aí que pode acompanhar a situação, cancelar ou voltar a processar uma fatura.
Cada comanda pode ter, no máximo, uma fatura válida. Se a fatura for recusada pelo município ou cancelada, pode ser emitida uma nova para a comanda.
Fechar a comanda não emite a fatura automaticamente: a emissão é sempre feita através do botão.

Erros comuns e dúvidas

P: Anulei a comanda. E a fatura? R: Uma comanda anulada não gera uma nova fatura. Se a fatura ainda estiver na fila, é retirada da fila quando a comanda é anulada. Se já tiver sido emitida, cancele-a no relatório Faturas Emitidas.

P: Porque é que o botão Emitir fatura está desativado? R: O motivo aparece indicado na comanda (no computador, imediatamente acima do rodapé; no telemóvel, no fim da comanda). Normalmente, a emissão de NFS-e ainda não foi configurada e ativada em Configurações → Empresa, ou a comanda ainda não foi fechada (paga). Uma comanda cancelada ou sem nenhum serviço também não gera fatura.

P: Os produtos da comanda aparecem na fatura? R: Não. A fatura de serviço inclui apenas serviços. Uma Pomada cicatrizante vendida na mesma comanda não é incluída na fatura.

P: Porque é que o valor da fatura é inferior ao total da comanda? R: A fatura inclui apenas o preço dos serviços. Os produtos e os impostos somados ao total não são incluídos. Se a comanda tiver um desconto geral, este é dividido entre serviços e produtos proporcionalmente, e a fatura inclui a parte correspondente aos serviços. Exemplo: R$ 300 de serviço, R$ 100 de produto e R$ 40 de desconto dão origem a uma fatura de R$ 270.

P: O cliente não está registado. A fatura é emitida com o nome dele? R: Não. Sem registo, a fatura é emitida sem tomador (consumidor não identificado), mesmo que o nome tenha sido introduzido na comanda. Para que a fatura seja emitida em nome do cliente, registe-o e selecione-o na comanda antes de receber o pagamento: depois de fechada, a comanda já não pode ser alterada.

P: O município recusou a fatura. O que devo fazer? R: A mensagem do município aparece no ecrã e no relatório, na coluna Motivo da pendência. Uma situação comum é uma comanda com serviços que têm códigos fiscais diferentes: consulte o separador Impostos do registo de cada serviço. Depois de corrigir, volte a processar a fatura através do relatório ou emita-a novamente a partir da comanda.

P: Cliquei duas vezes em Emitir NFS-e. Foram emitidas duas faturas? R: Não. Cada comanda pode ter, no máximo, uma fatura válida; a segunda tentativa indica que a comanda já tem uma fatura.

P: Posso emitir uma fatura de teste? R: Sim. Com o Ambiente de emissão em Homologação, as faturas são enviadas para o ambiente de testes, sem valor fiscal. Mude para Produção quando quiser emitir faturas reais.