Fichas técnicas: registar como foi realizado cada serviço
O que é
Seção intitulada “O que é”A ficha técnica é o «caderno» do tatuador dentro do sistema: estilo, zona do corpo, tema, cores, marca da tinta, agulhas, número de sessões. Fica associada ao serviço adicionado à comanda — a cada Fechamento de braço ou Piercing de hélix que o cliente faz, corresponde uma ficha nova — e, na visita seguinte, é possível recuperar a ficha da última vez, em vez de começar do zero.
Quando usar
Seção intitulada “Quando usar”- Um cliente volta para continuar um Fechamento de braço: na comanda da nova sessão, abre a ficha e usa Repetir da última vez para recuperar o estilo, a tinta e as agulhas da sessão anterior, alterando apenas o que mudou.
- Um cliente faz um Piercing de hélix: o tatuador regista a zona e a joia utilizada, para que quem atender o cliente numa troca de joia saiba exatamente o que foi colocado.
- Começou a oferecer um novo serviço (por exemplo, micropigmentação) e quer que também peça ficha técnica na comanda: associe uma ficha ao serviço no respetivo registo.
Antes de começar
Seção intitulada “Antes de começar”As fichas técnicas do seu estúdio já estão disponíveis: Tatuagem e Piercing. Os procedimentos sugeridos que selecionou no registo da conta (Tatuagem, Cover-up, Retoque, Remoção a laser, Piercing, Troca de joia) já têm a ficha adequada associada. Um serviço que criou com outro nome fica sem ficha — consulte o Passo 1 abaixo.
A criação de um novo tipo de ficha ou a alteração dos campos, das opções e dos estados de uma ficha não é feita pela sua conta: essa configuração é gerida na administração da plataforma pela equipa do Blakk. Se precisar de um novo campo, contacte o suporte do Blakk.
Se não conseguir associar a ficha a um serviço, peça ao proprietário do estúdio que lhe dê acesso a Serviços em Acessos → Perfis. Se não conseguir preencher a ficha na comanda (o formulário abre apenas em modo de leitura), peça ao proprietário do estúdio que lhe dê acesso a Comandas, com permissão para editar, em Acessos → Perfis.
Passo a passo
Seção intitulada “Passo a passo”Passo 1 — Associar a ficha técnica ao serviço
Seção intitulada “Passo 1 — Associar a ficha técnica ao serviço”Em Catálogo → Serviços, abra o serviço através do botão Editar (ou crie um em Novo Serviço) e aceda ao separador Adicional. No campo Ficha Técnica, escolha a ficha que o tatuador vai preencher ao realizar esse serviço e clique em Guardar. Para remover a ficha do serviço, escolha Nenhum.
A ficha técnica só está disponível para serviços — o registo de produtos não tem este campo.
Passo 2 — Abrir a ficha pendente do artigo
Seção intitulada “Passo 2 — Abrir a ficha pendente do artigo”Com a comanda aberta, clique em Serviço/Produto e adicione o serviço. Se tiver uma ficha associada, o artigo da comanda apresenta a etiqueta Ficha pendente, a laranja. Clique nela para abrir a ficha. A mesma etiqueta aparece quando a comanda é aberta através do separador Comanda de um Atendimento.
Passo 3 — Preencher a ficha
Seção intitulada “Passo 3 — Preencher a ficha”Preencha os campos e clique em Guardar. O asterisco vermelho assinala os campos obrigatórios da ficha (por exemplo, o estilo e a zona da tatuagem; os campos obrigatórios dependem da ficha do seu estúdio). Se algum deles ficar vazio, a ficha não é guardada e aparece Preencha todos os campos obrigatórios da ficha técnica., com os nomes dos campos em falta. Um campo de texto com um formato definido (por exemplo, uma matrícula) que apresente Formato inválido também impede a gravação (Há campos com formato inválido na ficha técnica.). Os campos Sim/Não nunca ficam vazios: «não» também é uma resposta. Nos campos de lista com pesquisa, como o estilo e a zona, se a opção de que precisa não existir, escreva o nome em Pesquisar ou adicionar… e clique em Adicionar: a nova opção ficará disponível nas fichas seguintes do seu estúdio.
Passo 4 — Confirmar que a ficha foi guardada
Seção intitulada “Passo 4 — Confirmar que a ficha foi guardada”Ao guardar, aparece o aviso Ficha técnica guardada e a etiqueta do artigo passa a Ficha ok, a verde. Ao clicar em Ficha ok, pode voltar a abrir a ficha para a consultar ou corrigir — enquanto a comanda estiver aberta.
Passo 5 — Repetir a ficha da última vez
Seção intitulada “Passo 5 — Repetir a ficha da última vez”Quando o cliente já realizou o mesmo serviço anteriormente, a nova ficha apresenta o bloco Repetir da última vez, com a data desse atendimento. Clique em Usar para copiar os valores da ficha anterior para esta, altere o que mudou e clique em Guardar. Nada fica guardado antes de clicar em Guardar — se mudar de ideias, Cancelar descarta as alterações.
O que acontece depois
Seção intitulada “O que acontece depois”- Uma ficha por cada serviço adicionado. Cada artigo da comanda tem a sua ficha. É assim que se forma o histórico do cliente: três sessões de Fechamento de braço correspondem a três fichas, e Repetir da última vez recupera sempre a mais recente desse mesmo serviço.
- A ficha fica bloqueada quando a comanda é fechada. Depois de a comanda ser fechada (ou cancelada), a ficha continua a abrir através da etiqueta Ficha ok, mas apenas para leitura, sem o botão Guardar.
- Uma ficha pendente não bloqueia nada. A etiqueta laranja é um lembrete: é possível receber o pagamento e fechar a comanda mesmo que a ficha ainda não esteja preenchida.
- Resumo do Cliente. O tipo de ficha do serviço (Tatuagem, Piercing) é o que separa os atendimentos do cliente por tipo nos filtros do separador Atendimentos, e as despesas por categoria no separador compras. Para consultar a ficha de uma sessão antiga, abra a respetiva comanda no separador compras (uma comanda aberta a partir de um atendimento abre o próprio atendimento, no separador Comanda) e clique em Ficha ok no artigo.
- A ficha da comanda ≠ a ficha do registo do cliente. O registo do cliente (e o Resumo do Cliente) tem separadores com o mesmo nome do tipo de ficha, como Tatuagem. São registos do cliente, guardados separadamente: o que preenche na comanda não é copiado para lá, e o que lá está não aparece na comanda.
Erros comuns e dúvidas
Seção intitulada “Erros comuns e dúvidas”P: Porque é que o campo Ficha Técnica não aparece no registo? R: Só aparece no registo de serviços (os produtos não têm ficha) e apenas quando existe pelo menos uma ficha disponível para o seu estúdio. Se o registo for de um serviço e, ainda assim, o campo não aparecer, contacte o suporte do Blakk.
P: Posso criar uma nova ficha técnica ou alterar os campos da ficha de Tatuagem? R: Não através da sua conta — a configuração das fichas (campos, opções, estados) é gerida na administração da plataforma. Contacte o suporte do Blakk. Pode, por sua iniciativa, acrescentar uma nova opção nos campos de lista com pesquisa, como o estilo e a zona, através do botão Adicionar (Passo 3).
P: Tenho de preencher a ficha técnica para fechar a comanda? R: Não. Ficha pendente é um aviso e não impede que receba o pagamento ou feche a comanda. Mas a ficha só pode ser preenchida enquanto a comanda estiver aberta — depois de fechada, fica apenas disponível para leitura.
P: Posso guardar a ficha sem preencher um campo assinalado com asterisco? R: Não. O asterisco assinala um campo obrigatório: se estiver vazio, Guardar indica os campos em falta e não guarda a ficha. Uma ficha guardada antes de esta regra existir pode ter campos vazios; ao abri-la e guardá-la novamente, esses campos têm de ser preenchidos.
P: Porque é que Repetir da última vez não aparece? R: Só aparece quando: a comanda tem um cliente registado (uma comanda com apenas um nome escrito não tem histórico), esse cliente já tem uma ficha guardada para o mesmo serviço noutro artigo e essa ficha anterior foi guardada. Uma ficha de Cover-up não aparece como «última vez» de um serviço de Tatuagem, mesmo que ambos utilizem a mesma ficha.
P: Removi o serviço da comanda. A ficha que preenchi continua guardada? R: Não — ao remover o artigo da comanda, a respetiva ficha também é eliminada. Antes de remover um artigo com uma ficha já preenchida, confirme que é mesmo isso que pretende.
P: Abri uma ficha já preenchida e apareceu “Esta ficha está a ser apresentada com o formulário da altura em que foi preenchida.”. Há algum problema? R: Não. Cada ficha guarda o formulário que existia quando foi guardada pela primeira vez — assim, se a equipa do Blakk alterar os campos da ficha posteriormente, as fichas antigas continuam a apresentar exatamente aquilo que foi preenchido.
P: Retirei a ficha de um serviço (ou substituí-a por outra). O que acontece às comandas? R: A etiqueta do artigo segue sempre o registo atual do serviço, incluindo nas comandas já criadas. Se o serviço ficar com Nenhum, a etiqueta desaparece dos artigos desse serviço e as fichas já preenchidas deixam de abrir através da comanda — não são apagadas e voltam a abrir se associar novamente a ficha.
P: O serviço apresenta a ficha com “(indisponível)”. O que devo fazer? R: Significa que essa ficha foi desativada ou deixou de estar disponível para o seu estúdio. A associação continua guardada até escolher outra ficha (ou Nenhum) e guardar. Se a ficha devia estar ativa, contacte o suporte do Blakk.