Dashboard: o resumo do dia do seu estúdio, num só lugar

O que é

O Dashboard é o ecrã que apresenta um resumo de todo o seu estúdio num só lugar: quanto entrou, quantos atendimentos foram realizados, como está a agenda de hoje e quanto vendeu cada tatuador e tem a receber de comissão. Não substitui nenhum ecrã — é o ponto de partida para decidir para onde ir a seguir.

Quando usar

Ao abrir o sistema de manhã, para ver como está a agenda do dia e se há clientes à espera de confirmação.
No fim do mês, para comparar a faturação com a do mês anterior antes de decidir reforçar a divulgação ou fazer uma promoção.
Quando precisar de confirmar a comissão de um tatuador, antes de consultar o Relatório de Comissão para fechar o pagamento.

Antes de começar

O Dashboard faz parte do módulo Agendamento — se não vir esta opção no menu Operação, peça ao proprietário do estúdio para ativar o módulo para o seu tipo de negócio.

Para ver o separador Financeiro, o módulo Financeiro também tem de estar ativado.

Se os módulos estiverem ativos e, ainda assim, não conseguir ver o Dashboard, peça ao proprietário do estúdio para lhe dar acesso em Acessos → Perfis.

Passo a passo

Passo 1 — Ver o resumo do dia

Abra Dashboard no menu Operação. O separador Visão geral já está selecionado. Escolha o período no seletor na parte superior (por predefinição, está selecionado este mês) para ver a faturação, os atendimentos, o valor médio por atendimento, a taxa de ocupação, os novos clientes, os atendimentos concluídos, as faltas e os cancelamentos — cada cartão mostra a variação em relação ao período anterior equivalente.

Logo abaixo, três cartões mostram os resultados das comandas pagas no período: Custo das Comandas (o custo dos produtos vendidos e dos materiais e consumíveis utilizados), Lucro das Comandas (o valor das comandas sem impostos nem descontos, menos o custo e a taxa do meio de pagamento, suportada pelo estúdio) e % de Lucro (o lucro dividido por esse valor). É o mesmo cálculo das colunas Custo, Lucro e % de Lucro do Relatório de Comandas, onde pode consultar cada comanda individualmente. Estes três cartões só aparecem para quem tem acesso ao Relatório de Comandas em Acessos → Perfis.

Na linha seguinte, o cartão Pagamentos de Clientes mostra os valores recebidos através do ecrã de pagamento de cliente no período: crédito ou sinal deixado pelo cliente e pagamento de uma conta em aberto, bem como o número de recebimentos. Este dinheiro não entra na faturação, que inclui apenas as vendas: o crédito passa a ser faturação quando a comanda em que é utilizado é paga. Com o módulo Financeiro, a mesma linha mostra os valores a receber e a pagar nos próximos 30 dias. Mais abaixo, encontra Origem da Faturação.

Quando o período tem mais de um dia (como este mês), aparece também o gráfico Faturação por dia, com o total vendido em cada dia até hoje. Arraste sobre o gráfico para ampliar um intervalo de dias e ver a soma e a média diária desse período.

O botão Ações rápidas, junto ao período, abre atalhos para Nova marcação, Encaixe Rápido, Abrir comanda, Clientes e Registar despesa sem sair do Dashboard. No telemóvel, os atalhos ficam agrupados neste botão: toque no botão, consulte as opções e toque na que pretende.

Resumo do Dashboard, com os cartões de faturação, atendimentos e variação em relação ao período anterior

No final da Visão Geral, o cartão Produtos com Stock Abaixo do Mínimo apresenta os produtos cujo stock disponível atingiu o stock mínimo ou ficou abaixo dele, com a quantidade disponível e o mínimo de cada produto. Os que estão mais abaixo do mínimo aparecem primeiro, e o número junto ao título indica quantos são. Ao contrário dos outros cartões, este mostra o stock atual: alterar o período na parte superior não muda a lista. Só são apresentados os produtos com stock mínimo definido (consulte Stock mínimo).

Cartão Produtos com Stock Abaixo do Mínimo, no final da Visão Geral

Logo acima, a secção Custo por Produto nas Comandas apresenta cada material, consumível ou produto utilizado nas comandas pagas no período, do mais caro para o menos caro: Quantidade Gasta (com a unidade definida no registo), Custo Total e a percentagem que representa do custo total. A última linha apresenta o custo total de todos os produtos. Esta secção só aparece para quem tem acesso ao Relatório de Comandas em Acessos → Perfis, tal como os cartões de custo e lucro.

Secção Custo por Produto nas Comandas, na Visão Geral

Passo 2 — Acompanhar a agenda de hoje

Selecione o separador Agenda para ver o movimento de hoje — marcações, quantas ainda aguardam confirmação do cliente, faltas do dia e horas livres na agenda. Abaixo, encontra a Lista de Espera (quantas pessoas aguardam uma vaga e quantas já receberam uma proposta), os Aniversariantes dos Próximos 7 Dias e os mapas de calor de Ocupação por Horário e Ocupação por Profissional (e por estação, se o estúdio utilizar estações).

Separador Agenda com os cartões do dia e o mapa de calor da ocupação por profissional

Passo 3 — Ver o desempenho das vendas

No separador Vendas, consulte o valor médio por atendimento (com a parte dos serviços e a dos produtos), a Venda de Produto (a percentagem das vendas que incluíram pelo menos um produto para revenda), o número de serviços por venda e os descontos concedidos. Abaixo, encontra os rankings de Serviços Mais Vendidos e Produtos Mais Vendidos e a Receita por Profissional.

Separador Vendas com o ranking dos serviços mais vendidos

Passo 4 — Acompanhar as finanças

No separador Financeiro, consulte os valores A Pagar Hoje, A Pagar em 7 Dias, as contas Vencidas e os valores A Receber em 7 Dias, além da projeção do fluxo de caixa para as próximas 6 semanas, das Formas de Recebimento e das Despesas por Categoria do período.

Separador Financeiro com a projeção do fluxo de caixa e os meios de pagamento

Passo 5 — Consultar a carteira de clientes

No separador Clientes, consulte o número de clientes ativos, os novos clientes, a taxa de regresso e o intervalo médio entre visitas. Abaixo, encontra os Melhores Clientes (12 meses) e a secção Reativação, com os clientes em risco de não voltar — calculado com base no intervalo médio entre visitas de cada um.

Separador Clientes com os indicadores de clientes ativos e a lista de clientes em risco

Passo 6 — Ver a produção da equipa

No separador Equipa, a tabela Produção da Equipa mostra, para cada tatuador, a faturação (e a variação em relação ao mês passado), os atendimentos, o valor médio por atendimento, a venda de produtos, a taxa de ocupação, a comissão calculada no período — o mesmo valor que aparece no Relatório de Comissão — e as horas.

Separador Equipa com a produção e a comissão de cada profissional

O que acontece depois

Este é um painel apenas de consulta — para realizar ações (registar um pagamento, abrir uma comanda, confirmar uma marcação), tem de aceder ao ecrã correspondente; não é possível editar nada no Dashboard.
Os números dos separadores Visão Geral, Vendas, Financeiro e Equipa correspondem ao período escolhido no seletor na parte superior; os do separador Clientes são uma fotografia do momento atual — alterar o período não muda esses números.
A lista de produtos abaixo do stock mínimo, na Visão Geral, também é uma fotografia do momento: mostra o stock atual da empresa, independentemente do período escolhido.
Os cartões de «hoje» do separador Agenda (marcações de hoje, faltas de hoje, horas livres) comparam sempre com ontem, independentemente do período selecionado na parte superior.
A variação percentual (a seta junto a cada cartão) só aparece quando há pelo menos 10 registos nos dois períodos comparados — se o período for demasiado curto ou o estúdio tiver sido registado há pouco tempo, a seta não aparece.
Os cartões Concluídos, Faltas e Cancelamentos mostram um travessão (—) em vez de 0% até que a primeira marcação deixe de ter o estado inicial «Agendado».
A comissão do separador Equipa utiliza o mesmo cálculo do Relatório de Comissão — o valor não difere entre os dois ecrãs no fecho do mês.

Erros comuns e dúvidas

P: O cliente deixou um sinal (ou crédito) e a faturação não mudou. Está correto? R: Sim. O crédito, o sinal e o pagamento de uma conta recebidos através do ecrã de pagamento de cliente aparecem no cartão Pagamentos de Clientes, e não na faturação. Quando a comanda em que o crédito é utilizado é paga, o valor entra na faturação do dia. Assim, o mesmo dinheiro não é contado duas vezes.

P: Estornei uma comanda. Desaparece da faturação? R: O estorno regista o valor negativo no dia em que foi efetuado. Se a venda e o estorno ocorrerem no mesmo período, a faturação dessa comanda fica a zero. A comanda continua a contar como atendimento, porque o serviço foi realizado; apenas o dinheiro foi devolvido.

P: Porque é que o gráfico de faturação por dia não aparece? R: Só aparece quando o período escolhido tem mais de um dia. Com Hoje ou outro período de apenas um dia, não há dias para comparar. O gráfico vai até hoje: os dias futuros do período não aparecem.

P: Porque é que alguns cartões mostram um travessão (—) em vez de 0%? R: Porque ainda não há histórico suficiente para medir esse resultado — por exemplo, nenhuma marcação deixou ainda de ter o estado inicial. Mostrar 0% daria a ideia errada de que já existe um resultado medido.

P: Porque é que a comparação com o período anterior não aparece em alguns cartões? R: O sistema oculta a variação quando o período atual ou o anterior tem menos de 10 registos — para evitar mostrar algo como «+900%» que só acontece porque a base de comparação era demasiado pequena.

P: Os números do separador Clientes mudam se alterar o período no seletor na parte superior? R: Não — ao contrário dos outros separadores, os indicadores de Clientes são uma fotografia do momento atual (por exemplo, quantos clientes estão ativos agora), e não a soma do período escolhido.

P: Não consigo ver o separador Financeiro no Dashboard. O que devo fazer? R: É provável que o módulo Financeiro não esteja ativado para o seu tipo de negócio — peça ao proprietário do estúdio para o ativar.

P: O separador Agenda mostra o movimento do período escolhido na parte superior? R: Apenas parcialmente — os cartões que se referem a «hoje» comparam sempre com ontem, porque «hoje» não muda quando altera o filtro do período selecionado.

P: Porque é que não vejo o cartão Caixa Aberto no separador Financeiro? R: Só aparece quando existe uma caixa aberta naquele momento e tem acesso ao ecrã de Fechar Caixa — sem isso, o cartão não aparece, mesmo que o módulo Financeiro esteja ativo.

P: A comissão apresentada no separador Equipa já é o valor final que vou pagar ao profissional? R: É calculada da mesma forma que no Relatório de Comissão, pelo que serve de referência fiável — mas consulte o relatório antes de fechar o pagamento, pois um registo feito depois de abrir o Dashboard só aparece na próxima atualização do ecrã.

P: O Lucro das Comandas é igual à faturação. O custo não foi incluído? R: O custo é calculado com base no preço de custo dos produtos. Se os materiais e consumíveis dos serviços não tiverem um preço de custo registado, o custo é zero. Confirme o preço de custo de cada consumível e o separador Materiais e Consumíveis dos serviços. O cartão também só considera comandas pagas no período; uma venda feita diretamente no Ponto de Venda, sem comanda, entra na Faturação, mas não nestes três cartões.

P: Porque é que não vejo os cartões de lucro nem a secção Custo por Produto nas Comandas? R: Só aparecem para quem tem acesso ao Relatório de Comandas. Peça ao proprietário do estúdio para dar acesso a esse relatório no seu perfil em Acessos → Perfis.

P: Um produto tem pouco stock, mas não aparece na lista do Dashboard. Porquê? R: A lista só apresenta produtos com Stock Mínimo superior a zero, ativos e da empresa selecionada na parte superior. Confirme o stock mínimo no separador Stock do registo do produto. Os serviços não aparecem, porque não têm stock.