Encaixe Rápido: encontrar um horário disponível a partir do cliente, não da grelha

O que é

O Encaixe Rápido inverte a lógica da marcação normal: em vez de procurar uma vaga livre na grelha, escolhe o cliente e o serviço, e o próprio sistema mostra os horários disponíveis — com qualquer tatuador ou com um específico. Basta clicar num horário para criar a marcação, sem ter de preencher a data e a hora manualmente.

Quando usar

• Um cliente chega ao balcão sem marcação e pergunta se há lugar para fazer um piercing no hélix hoje.
• Alguém liga a perguntar qual é o horário mais cedo disponível, sem se importar com o tatuador que vai atender.
• Já sabe com que tatuador quer marcar o cliente, mas não sabe de cabeça qual é o próximo horário disponível.

Antes de começar

Este artigo explica como usar o Encaixe Rápido. Se não vir este botão no ecrã de Marcações, peça ao proprietário do estúdio para ativar o módulo para o seu tipo de negócio.

Se não conseguir usar o Encaixe Rápido, peça ao proprietário do estúdio para lhe dar acesso ao ecrã de Marcações em Acessos → Perfis — é a mesma permissão que permite criar e editar marcações diretamente na grelha.

Passo a passo

Passo 1 — Abrir o Encaixe Rápido

No ecrã de Marcações, clique em Encaixe Rápido. No telemóvel, o botão fica na linha abaixo do título, ao lado de Bloquear horário. Também pode abrir a mesma janela através do atalho Encaixe Rápido no Painel.

Passo 2 — Escolher o cliente

Em Cliente, procure um cliente já registado ou registe um novo ali mesmo, no botão + ao lado do campo (Registar cliente). Se precisar apenas de indicar um nome sem registo, escreva-o na pesquisa e escolha Usar sem registo — não é necessário registar o cliente para encontrar um horário.

Passo 3 — Escolher os serviços

Clique em Adicionar serviço e procure o serviço de manga completa. Assim que o primeiro serviço for adicionado, a lista de Horários livres aparece automaticamente, sem ter de clicar em nada.

Só aparecem os serviços com duração definida — é essa duração que o sistema usa para verificar se o serviço cabe numa vaga livre. Um serviço sem duração definida não aparece na pesquisa; defina a duração em Catálogo → Serviços.

Passo 4 — Filtrar por um profissional específico (opcional)

Por predefinição, a pesquisa abrange Qualquer profissional. Se o cliente já tiver uma preferência, escolha o nome do profissional no campo Profissional — a lista de horários disponíveis atualiza-se automaticamente para mostrar apenas as vagas desse tatuador.

Passo 5 — Escolher um horário e marcar

A lista de Horários livres abrange os próximos 7 dias, organizados por dia (Hoje, Amanhã e os dias seguintes), com até 12 horários por dia — se houver mais, no fim do dia aparece «+N horários». Cada linha mostra a hora de início e de fim, o tatuador, a duração e — se o seu estúdio utilizar estações — a estação disponível nesse horário (ou Sem estação). O botão para atualizar, ao lado do título da lista, volta a pesquisar as vagas. Clique em Marcar na vaga escolhida: a marcação é criada de imediato, sem mais nenhum passo.

O que acontece depois

• A marcação criada através do Encaixe Rápido é uma marcação normal — aparece na grelha da Agenda como qualquer outra, e pode confirmá-la, assinalar uma falta, gerar uma conta, iniciar o atendimento ou cancelá-la da mesma forma.
• A janela fecha-se automaticamente e apresenta uma mensagem de sucesso; o cliente, os serviços e o profissional escolhidos não ficam guardados para a próxima vez — cada vez que abre o Encaixe Rápido, começa de novo.
• Quando há mais do que um tatuador disponível no mesmo horário (com Qualquer profissional selecionado), a linha mostra o menos ocupado nesse dia — dando preferência a quem tem uma estação disponível — e os restantes aparecem como «+N profissionais» na mesma linha. A marcação é criada para o tatuador apresentado na linha.

Erros comuns e dúvidas

P: O Encaixe Rápido substitui a Nova marcação? R: Não, são duas formas de chegar ao mesmo resultado. Use o Encaixe Rápido quando quiser começar pelo cliente e pelo serviço e encontrar o horário mais próximo; use a Nova marcação quando já souber exatamente a data, a hora e o tatuador com quem quer marcar.

P: Porque é que um serviço que sei que existe não aparece na pesquisa do Encaixe Rápido? R: Porque não tem uma duração definida. O Encaixe Rápido só mostra serviços com duração — é com base nela que o sistema calcula se o serviço cabe na vaga disponível. Defina a duração em Catálogo → Serviços e o serviço passará a aparecer.

P: Porque é que não vejo um botão para guardar no Encaixe Rápido? R: Porque aqui não há rascunhos — o cliente, o serviço e o profissional servem apenas como filtros de pesquisa; a marcação só é criada quando clica em Marcar num horário da lista.

P: A lista de horários estava cheia e, quando cliquei em Agendar, apareceu um erro a dizer que a vaga já não existe. O que aconteceu? R: Alguém marcou outro cliente para esse mesmo horário entre o momento em que abriu a lista e aquele em que clicou. O ecrã apresenta um aviso e atualiza automaticamente a lista — basta escolher outro horário.

P: É possível escolher a quantidade ou alterar o preço do serviço no Encaixe Rápido? R: Não — aqui, o preço vem diretamente do registo do serviço e a quantidade é sempre 1. Se precisar de alterar o preço ou adicionar mais do que uma unidade, faça-o depois na conta gerada a partir da marcação.

P: O Encaixe Rápido também respeita a disponibilidade definida pelo profissional? R: Sim — só aparecem horários dentro da disponibilidade que cada tatuador definiu em A minha disponibilidade, fora dos bloqueios da agenda, dos feriados da empresa, dos horários já ocupados e dos horários reservados para alguém da lista de espera.

P: Apareceu «Nenhum horário livre nos próximos dias». E agora? R: O Encaixe Rápido só procura nos próximos 7 dias. Se não houver vagas nesse período, experimente selecionar Qualquer profissional em vez de um tatuador específico ou adicione o cliente à Lista de espera para que seja avisado quando surgir uma vaga.

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