Kostenstellen: Ausgaben nach Geschäftsbereichen organisieren
Was ist das
Abschnitt betitelt „Was ist das“Mit Kostenstellen können Sie Ausgaben und Umsätze nach Bereichen Ihres Studios aufteilen – zum Beispiel nach Standort, Leistungsbereich oder Verwaltung und operativem Geschäft. Anders als der Kontenplan (der klassifiziert, WAS für eine Ausgabe anfällt – Miete, Gehalt, Verbrauchsmaterial) gibt die Kostenstelle an, WO oder FÜR WELCHEN Bereich sie anfällt. Anders als beim Kontenplan gibt es in Ihrem Studio keine vorgefertigten Kostenstellen – die Liste bleibt leer, bis Sie die erste Kostenstelle erstellen.
Wann verwenden
Abschnitt betitelt „Wann verwenden“- Sie möchten wissen, wie viel die einzelnen Standorte oder Bereiche Ihres Studios ausgeben – unabhängig von der Gesamtsumme.
- Für eine Ausgabe oder Buchung wird eine Kostenstelle benötigt und Sie haben noch keine angelegt.
- Sie möchten, dass Umsätze Ihres Studios automatisch einer Kostenstelle zugeordnet werden, oder möchten diese Kostenstelle ändern.
Bevor Sie beginnen
Abschnitt betitelt „Bevor Sie beginnen“Wenn Sie im Menü keine Kostenstellen sehen oder keine Kostenstelle erstellen oder bearbeiten können, bitten Sie den Inhaber des Studios, Ihnen unter Zugriffsrechte → Profile Zugriff zu gewähren. Zum Löschen einer Kostenstelle benötigen Sie eine höhere Zugriffsstufe (Vollzugriff) als zum Erstellen oder Bearbeiten (Bearbeiten): Mit der Berechtigung Bearbeiten wird das Löschsymbol nicht angezeigt.
Die Verwendung von Kostenstellen ist optional: Ausgaben und Umsätze funktionieren auch ohne ausgewählte Kostenstelle ganz normal. Erstellen Sie Kostenstellen nur, wenn Sie Ihre Berichte zusätzlich nach Bereichen aufschlüsseln möchten.
Schritt für Schritt
Abschnitt betitelt „Schritt für Schritt“Schritt 1 — Kostenstellenliste anzeigen
Abschnitt betitelt „Schritt 1 — Kostenstellenliste anzeigen“Die Liste zeigt die Hierarchie an (klicken Sie auf den Pfeil, um die untergeordneten Kostenstellen einer Kostenstelle einzublenden, oder verwenden Sie die Symbole Alle erweitern/Alle einklappen) und kennzeichnet mit einem Stern Standard die Kostenstelle, die automatisch für Buchungen zu Umsätzen verwendet wird (Aufträge, Website-Verkäufe und wiederkehrende Einnahmen). Deaktivierte Kostenstellen sind neben ihrem Namen mit Inaktiv markiert. Über Kostenstellen suchen… können Sie nach Kostenstellencode oder Name suchen.
Schritt 2 — Eine Kostenstelle erstellen
Abschnitt betitelt „Schritt 2 — Eine Kostenstelle erstellen“Klicken Sie auf Neue Kostenstelle, geben Sie Kostenstellencode und Name ein (beide Angaben sind erforderlich; der Code darf nicht bereits für eine andere Kostenstelle verwendet werden). Wählen Sie bei Bedarf unter Übergeordnete Kostenstelle eine übergeordnete Kostenstelle aus. Weiter unten finden Sie Beschreibung sowie die Schalter Aktiv und Standard. Klicken Sie auf Speichern.
Schritt 3 — Warum sich eine Kostenstelle möglicherweise nicht löschen lässt
Abschnitt betitelt „Schritt 3 — Warum sich eine Kostenstelle möglicherweise nicht löschen lässt“Klicken Sie bei der als Standard gekennzeichneten Kostenstelle auf das Symbol Löschen und bestätigen Sie den Vorgang. Das System lehnt das Löschen ab und erklärt den Grund. Dasselbe passiert, wenn die Kostenstelle untergeordnete Kostenstellen hat oder bereits für einen Verkauf, eine Ausgabe oder eine Buchung verwendet wurde.
Was danach passiert
Abschnitt betitelt „Was danach passiert“- Es kann immer nur eine Kostenstelle als Standard festgelegt sein. Wenn Sie eine andere als Standard markieren, wird die vorherige automatisch abgewählt – Sie müssen das nicht vorher selbst erledigen.
- Wenn Sie Aktiv für eine Kostenstelle deaktivieren, wird sie bei neuen Buchungen nicht mehr zur Auswahl angezeigt; der bisherige Verlauf bleibt erhalten. War sie als Standard festgelegt, entfernt das System diese Kennzeichnung ebenfalls, da eine inaktive Kostenstelle nie Standard sein kann.
- Eine Kostenstelle, die bereits verwendet wurde (für einen Verkauf, eine Ausgabe oder eine Buchung), kann nicht gelöscht, aber deaktiviert werden. Sie wird dann in neuen Auswahllisten nicht mehr angezeigt; der bestehende Verlauf bleibt erhalten.
Häufige Fehler und Fragen
Abschnitt betitelt „Häufige Fehler und Fragen“F: Was ist der Unterschied zwischen einer Kostenstelle und einem Sachkonto (Kontenplan)? A: Das Sachkonto klassifiziert die Art der Ausgabe (Miete, Gehalt, Verbrauchsmaterial); die Kostenstelle klassifiziert den Bereich, der dafür verantwortlich ist (ein Standort, eine Abteilung). Beide werden beim Erfassen einer Ausgabe unabhängig voneinander ausgewählt.
F: Was passiert, wenn ich beim Erfassen einer Ausgabe keine Kostenstelle auswähle? A: Das ist kein Problem – die Kostenstelle ist bei jeder Buchung optional. Nur im Bericht, der nach Kostenstellen gruppiert, wird diese Ausgabe ohne eine bestimmte Kostenstelle angezeigt. Die Kostenstelle Standard wird nicht auf Ausgaben angewendet, sondern gilt für Umsätze.
F: Kann ich mehrere Kostenstellen als Standard festlegen? A: Nein – das System stellt sicher, dass immer nur eine Kostenstelle als Standard festgelegt ist. Wenn Sie eine zweite als Standard markieren, wird die erste automatisch abgewählt. Sie erhalten keinen Hinweis, da dies kein Konflikt, sondern der vorgesehene Wechsel ist.
F: Warum ist der Schalter für „Standard“ deaktiviert, wenn ich „Aktiv“ ausschalte? A: Eine inaktive Kostenstelle kann nicht als Standard festgelegt sein. Sie wird bei neuen Buchungen nicht mehr zur Auswahl angezeigt und kann deshalb auch nicht automatisch eingetragen werden.
F: Ich kann eine Kostenstelle nicht löschen, obwohl sie nicht als Standard markiert ist und keine untergeordneten Kostenstellen hat – warum? A: Neben untergeordneten Kostenstellen und der Standardkennzeichnung verhindert das System das Löschen auch dann, wenn die Kostenstelle bereits für einen erfassten Verkauf, eine Ausgabe oder eine Buchung verwendet wurde. Deaktivieren Sie in diesem Fall die Kostenstelle, indem Sie Aktiv ausschalten, anstatt sie zu löschen.