Kontenplan: Geschäftskonten organisieren

Was ist das

Der Kontenplan ist die Hierarchie der Buchungskonten deines Studios. Aus ihr stammen die Optionen, die überall dort angezeigt werden, wo ein „Konto“ abgefragt wird (Ausgaben, Finanz-Hub, Zahlungsarten, Produkte). Jedes Konto hat einen hierarchischen Code (wie 5.1.07), einen Typ (Aktiva, Passiva, Einnahmen, Ausgaben usw.) und bei einem Bankkonto zusätzlich Bankdaten und den Pix-Schlüssel. Dein Studio wird bereits mit einem vollständigen Standardkontenplan eingerichtet (Kasse, Bank, Lieferanten, Miete, Gehälter usw.). Du musst ihn nur anpassen, wenn du ein noch nicht vorhandenes Konto hinzufügen oder ein Bankkonto bearbeiten möchtest.

Wann verwenden

Du hast ein neues Bankkonto eröffnet und möchtest es hinterlegen, damit Zahlungen darauf eingehen können.
Eine Ausgabenkategorie, die du verwendest, ist nicht in der Liste enthalten (zum Beispiel eine bestimmte Art von Verbrauchsmaterial), und du möchtest dafür ein eigenes Konto anlegen, statt alles auf ein allgemeines Konto zu buchen.
Du möchtest wissen, warum du ein altes Buchungskonto, das du nicht mehr verwendest, nicht löschen kannst.

Bevor Sie beginnen

Wenn du den Kontenplan nicht im Menü siehst oder kein Konto anlegen oder bearbeiten kannst, bitte den Inhaber des Studios, dir unter Zugriffe → Profile den Zugriff freizuschalten. Zum Löschen eines Kontos benötigst du eine höhere Zugriffsstufe (Vollzugriff) als zum Anlegen oder Bearbeiten (Bearbeiten): Mit der Berechtigungsstufe „Bearbeiten“ wird das Löschsymbol nicht angezeigt.

Änderungen am Kontenplan sind für die tägliche Arbeit optional: Dein Studio wird bereits mit einem Standardkontenplan eingerichtet, der ausreicht, um Ausgaben zu buchen, Zahlungsarten einzurichten und den Finanz-Hub zu nutzen – ganz ohne zusätzliche Konten. Verwende diesen Artikel nur, wenn du ein Konto benötigst, das im Standardkontenplan nicht vorhanden ist.

Schritt für Schritt

Schritt 1 — Kontenplan anzeigen

Die Liste zeigt die vollständige Hierarchie. Klicke auf den Pfeil neben einem Konto, um die untergeordneten Konten einzublenden, oder verwende neben der Suche die Symbole Alle erweitern/Alle einklappen, um alle Konten auf einmal anzuzeigen. Die Spalte Saldo zeigt den aktuellen Saldo jedes Bank- und Kassenkontos. Bei Konten, auf denen kein Saldo geführt wird (zum Beispiel einem Ausgabenkonto), wird kein Wert angezeigt. In der Spalte Info sind analytische Analytisch und Inaktiv Konten gekennzeichnet. Über das Symbol Kontoauszug anzeigen in jeder Zeile öffnest du den Kontoauszug des jeweiligen Kontos. Mit der Schaltfläche PDF exportieren oben lädst du den gesamten Kontenplan als PDF herunter.

Aufgeklappter Kontenplan mit Code, Typ und Saldo

Schritt 2 — Buchungskonto anlegen

Klicke auf Neues Konto und gib Code und Name ein (beides ist Pflicht). Wähle den Kontotyp und, falls für diesen Typ verfügbar, einen Untertyp. Wähle anschließend das Übergeordnetes Konto, unter dem das neue Konto in die Hierarchie eingeordnet wird. Darunter findest du die Felder Beschreibung und die Schalter Detailkonto, Aktiv und Im Finanz-Hub anzeigen. Klicke auf Speichern.

Ausgefülltes Formular zum Anlegen eines Buchungskontos, bereit zum Speichern

Schritt 3 — Bankkonto mit Pix hinterlegen

Wenn du den Untertyp Bankkonto (oder Kasse) auswählst, wird der Bereich Bankdaten mit Bank, Bankleitzahl, Filiale, Kontonummer, Kontoinhaber, Kontotyp und Anfangssaldo angezeigt. Nur für diese beiden Untertypen erscheint außerdem der Bereich Pix-Schlüssel. Erst durch diesen Eintrag kann das Konto bei Zahlungen im Finanz-Hub als Soll- oder Habenkonto ausgewählt werden.

Formular mit ausgewähltem Untertyp „Bankkonto“ und den Feldern für Bankdaten und Pix

Schritt 4 — Warum sich ein Konto möglicherweise nicht löschen lässt

Klicke bei einem Konto, dem untergeordnete Konten zugeordnet sind (zum Beispiel der Gruppe „Betriebliche Ausgaben“), auf das Symbol Löschen und bestätige den Vorgang. Das System lehnt die Löschung ab und nennt den Grund. Das Gleiche passiert, wenn das Konto keine untergeordneten Konten hat, aber bereits einem Produkt, einer Zahlungsart, einer Standardzuordnung oder einer Buchung zugeordnet ist.

Hinweis, dass das Konto nicht gelöscht werden kann, weil es untergeordnete Konten hat

Was danach passiert

Ein Konto mit der Kennzeichnung Analytisch ist ein Konto, auf das Buchungen tatsächlich erfasst werden. Es wird zum Beispiel in den Optionen für die „Buchhalterische Zuordnung“ bei Ausgaben angezeigt. Gruppenkonten wie „Betriebliche Ausgaben“, die nur andere Konten zusammenfassen, haben diese Kennzeichnung normalerweise nicht.
Wenn du Im Finanz-Hub anzeigen aktivierst, wird das Konto in der Saldoübersicht oben im Finanz-Hub angezeigt. Ohne diese Einstellung funktioniert das Konto weiterhin wie gewohnt, wird aber nicht in die Übersicht aufgenommen.
Der gelbe Stern in der Spalte Info (zum Beispiel bei „Kasse“, „Bank“, „Wareneinsatz“ oder „Steuern“) kennzeichnet das Konto, das das System standardmäßig für die jeweiligen automatischen Buchungen verwendet: Verkäufe, Wareneinsatz, Steuern, Trinkgelder und Kassenentnahmen. Die Schaltfläche Als Standard festlegen wird bei Konten angezeigt, die eine dieser Funktionen übernehmen können. Über das „×“ am Stern entfernst du die Kennzeichnung (Standardzuordnung entfernen). Ändere diese Zuordnungen nur nach Rücksprache mit deiner Buchhaltung.
Ein Konto, das bereits verwendet wird (zum Beispiel für ein verknüpftes Produkt, eine Zahlungsart oder eine erfasste Buchung), kann nicht gelöscht, aber deaktiviert werden (Aktiv ausschalten). Es wird dann bei der Auswahl in neuen Formularen nicht mehr angezeigt. Bereits vorhandene Einträge bleiben erhalten.

Häufige Fehler und Fragen

F: Muss ich für jede Ausgabe, die ich buche, ein eigenes Buchungskonto anlegen?
A: Nein. Dein Studio wird bereits mit ausreichend Konten für den täglichen Gebrauch eingerichtet (Miete, Gehälter, Einkauf von Verbrauchsmaterial und Produkten usw.). Lege nur dann ein neues Konto an, wenn du etwas getrennt erfassen möchtest, das derzeit auf ein zu allgemeines Konto gebucht wird.

F: Was ist der Unterschied zwischen einem Gruppenkonto und einem analytischen Konto?
A: Ein Gruppenkonto (wie „Umlaufvermögen“) dient nur dazu, andere Konten darunter zu ordnen. Darauf können keine Buchungen direkt erfasst werden. Ein analytisches Konto ist ein tatsächliches Buchungskonto, das du beim Buchen einer Ausgabe oder beim Einrichten einer Zahlungsart auswählst.

F: Kann ich den Kontotyp nach dem Anlegen noch ändern?
A: Ja, indem du das Konto bearbeitest. Wenn du den Kontotyp änderst, wird der ausgewählte Untertyp jedoch gelöscht, da die verfügbaren Untertypen je nach Kontotyp unterschiedlich sind. Ein Aktivkonto hat beispielsweise Untertypen wie „Bankkonto“, ein Ausgabenkonto hingegen „Miete“, „Lohnabrechnung“ usw.

F: Warum wird das Feld für den Pix-Schlüssel nur bei Bankkonto und Kasse angezeigt, nicht aber bei Kreditkarte oder Anlagekonto?
A: Weil im Alltag nur für Bankkonten und Kassen tatsächlich Pix-Zahlungen eingehen. Die anderen haben ebenfalls Bankdaten wie Bank, Filiale und Saldo, aber keinen Pix-Bereich, da dieser für sie nicht relevant ist.

F: Warum kann ich ein Konto nicht löschen, obwohl keine untergeordneten Konten sichtbar sind?
A: Das System verhindert die Löschung nicht nur bei vorhandenen untergeordneten Konten, sondern auch, wenn das Konto bereits für ein Produkt, eine Zahlungsart, eine Standardzuordnung oder eine erfasste Buchung verwendet wurde. Deaktiviere das Konto in diesem Fall, indem du Aktiv ausschaltest.

F: Muss der Kontocode (wie „5.1.07“) einem bestimmten Format entsprechen?
A: Das System verlangt lediglich, dass der Code einmalig ist. Wenn du versuchst, einen bereits vorhandenen Code zu speichern, wird der Vorgang mit dem Hinweis „Ein Konto mit diesem Code ist bereits vorhanden“ abgelehnt. Ansonsten ist das Format frei. Die Konvention des Standardkontenplans (Gruppe.Untergruppe.Konto) ist eine gute Möglichkeit, die Hierarchie übersichtlich zu halten. Die Konten werden jedoch durch das ausgewählte Übergeordnetes Konto geordnet, nicht durch den Code.