Mindestbestand: Benachrichtigung, wenn ein Produkt zur Neige geht

Was ist das

Der Mindestbestand ist die Menge, ab der Sie ein Produkt nachbestellen möchten. Legen Sie für jedes Produkt einen Wert fest – zum Beispiel 5 Einheiten Wundheilsalbe. Sobald der verfügbare Bestand diesen Wert erreicht oder darunter liegt, wird das Produkt im System rot markiert und mit dem Hinweis Niedriger Lagerbestand versehen. So sehen Sie, was Sie nachbestellen müssen, bevor es am Verkaufstresen ausgeht.

Wann verwenden

Sie verkaufen Pflegeprodukte für die Zeit nach einer Behandlung, zum Beispiel Wundheilsalbe, und möchten nicht erst merken, dass etwas ausverkauft ist, wenn ein Kunde danach fragt.
Sie arbeiten mit Schmuck oder Materialien, deren Lieferung vom Lieferanten länger dauert, und brauchen einen Puffer, um rechtzeitig nachzubestellen.
Sie haben mehrere Studiostandorte und jeder benötigt einen anderen Mindestbestand.

Bevor Sie beginnen

Das Produkt muss angelegt und gespeichert sein: Der Tab für den Bestand wird erst angezeigt, wenn das Produkt angelegt wurde. Dienstleistungen (wie ein Armabschluss) haben keinen Bestand.
Wenn Sie den Mindestbestand nicht ändern oder die Menge nicht anpassen können, bitten Sie den Studiobesitzer, Ihnen unter Zugriffe → Profile die nötigen Rechte zu geben – Sie benötigen Bearbeitungsrechte für den Katalog.

Schritt für Schritt

Schritt 1 — Den Tab „Lager“ des Produkts öffnen

Gehen Sie zu Katalog → Produkte, klicken Sie auf das Produkt (oder auf Bearbeiten in seiner Zeile) und öffnen Sie den Tab Lager. Oben werden die Gesamtwerte angezeigt: Lager, Hold In, Hold Out und Verfügbar. Darunter sehen Sie die Karte Ihres Unternehmens mit Gesamtbestand, Verfügbar und Mindestbestand.

Auf dem Smartphone werden die Tabs des Produktdatensatzes als Schaltflächen unter den Hauptfeldern angezeigt: Tippen Sie auf Lager, um den Tab im Vollbild zu öffnen, und auf Fertig, um zum Produktdatensatz zurückzukehren. Durch das Zurückkehren wird nichts gespeichert: Der Mindestbestand wird erst mit Speichern in Schritt 2 gespeichert.

Tab „Lager“ des Produkts mit hervorgehobenem Feld „Mindestbestand“

Schritt 2 — Den Mindestbestand festlegen und speichern

Geben Sie die Menge in das Feld Mindestbestand ein und klicken Sie unten im Produktdatensatz auf Speichern. Der Mindestbestand wird zusammen mit den übrigen Produktdaten gespeichert. Wenn Sie das Fenster schließen, ohne zu speichern, wird er nicht übernommen.

Wenn Sie mehrere Standorte haben, klicken Sie auf Nach Unternehmen anzeigen: Jeder Standort hat eine eigene Karte mit seinem eigenen Bestand und Mindestbestand.

Ausgefülltes Feld „Mindestbestand“ mit hervorgehobener Schaltfläche „Speichern“

Schritt 3 — Die Bestandsmenge korrigieren

Wenn Ware eintrifft oder nachdem Sie eine Inventur durchgeführt haben, klicken Sie auf der Karte des Unternehmens auf Anpassen. Geben Sie im Fenster Bestand anpassen die Neue Menge ein. Das System zeigt die Differenz zur Aktuelle Menge an. Wenn Sie möchten, geben Sie unter Anmerkung einen Grund ein und klicken Sie auf Bestätigen.

Fenster „Bestand anpassen“ mit neuer Menge und berechneter Differenz

Jede Anpassung wird im Bewegungsverlauf desselben Tabs zusammen mit den Verkäufen angezeigt, durch die Bestand abgebucht wurde.

Was danach passiert

Wenn der Verfügbar-Bestand eines Standorts den Mindestbestand erreicht oder darunter liegt, wird im Produktdatensatz auf der Karte dieses Standorts das rote Label Niedriger Lagerbestand angezeigt. In der Liste unter Katalog → Produkte wird außerdem die Bestandszeile dieses Standorts rot markiert und mit einem Warnsymbol versehen. Das Produkt erscheint auch in der Übersicht Produkte mit Bestand unter dem Mindestbestand im Dashboard. Dort werden alle Produkte aufgeführt, die nachbestellt werden müssen.
Bei einem Mindestbestand von null wird der Mindestbestand nicht überwacht: Das Produkt erhält weder den Hinweis noch erscheint es in der Dashboard-Übersicht – selbst wenn der Bestand null oder negativ ist. Legen Sie einen Mindestbestand über null fest, um benachrichtigt zu werden.
Der Hinweis ist rein visuell und erscheint nur in diesen Ansichten. Das System sendet weder E-Mails noch WhatsApp-Nachrichten oder Benachrichtigungen.
Der Mindestbestand verhindert keinen Verkauf. Wenn ein Produkt ausgeht, kann es trotzdem verkauft werden und der Bestand kann negativ werden. Der Mindestbestand soll Ihnen helfen, rechtzeitig nachzubestellen.
Verkäufe buchen den Bestand automatisch ab, wenn Sie die Rechnung abschließen, am Kassensystem verkaufen oder Bestellungen über die Website eingehen. Sie müssen den Bestand nicht manuell abbuchen.
Eine Bestandsanpassung erzeugt auch den entsprechenden Buchungssatz. Wenn im Kontenplan ein Konto fehlt, weist das Anpassungsfenster darauf hin und bietet die Option Konten automatisch erstellen an.

Häufige Fehler und Fragen

F: Der Tab „Lager“ wird im Produktdatensatz nicht angezeigt. A: Der Tab ist nur bei Produkten vorhanden – Dienstleistungen haben keinen Bestand. Wenn es sich um ein Produkt handelt und der Tab die Meldung „Speichern Sie das Produkt zuerst, um den Bestand zu verwalten“ anzeigt, speichern Sie den Produktdatensatz und öffnen Sie das Produkt erneut.

F: Ich habe den Mindestbestand eingegeben, das Fenster geschlossen und jetzt steht er wieder auf null. A: Der Mindestbestand wird erst gespeichert, wenn Sie unten im Produktdatensatz auf Speichern klicken. Wenn Sie das Fenster schließen, werden Ihre Eingaben verworfen.

F: Benachrichtigt mich das System per WhatsApp oder E-Mail, wenn der Bestand niedrig ist? A: Nein. Der Hinweis erscheint nur im Produktdatensatz, in der Produktliste und in der Dashboard-Übersicht Produkte mit Bestand unter dem Mindestbestand. Gewöhnen Sie sich an, diese Übersicht zu prüfen, bevor Sie beim Lieferanten bestellen.

F: Das Produkt war ausverkauft, aber ich konnte es trotzdem verkaufen. Ist das normal? A: Ja. Der Mindestbestand verhindert keinen Verkauf, und der Bestand kann negativ werden. Wenn die Ware eintrifft, passen Sie die Menge mit Anpassen an.

F: Was ist der Unterschied zwischen Gesamtbestand und verfügbarem Bestand? A: Gesamtbestand ist die erfasste Menge. Verfügbar ist die erfasste Menge abzüglich Hold Out und zuzüglich Hold In. Wenn beide Werte null sind, sind die beiden Mengen gleich. Beim Hinweis auf einen niedrigen Bestand wird der Mindestbestand mit dem verfügbaren Bestand verglichen.

F: Ich habe zwei Standorte. Muss ich für jeden einen Mindestbestand festlegen? A: Ja. Klicken Sie auf Nach Unternehmen anzeigen: Jeder Standort hat eine eigene Karte mit seinem eigenen Bestand und Mindestbestand. Der Hinweis wird für jeden Standort separat angezeigt.

F: Im Anpassungsfenster steht, dass im Kontenplan Konten fehlen. A: Die Anpassung wird auch in der Buchhaltung erfasst. Klicken Sie auf **Konten automatisch erstellen, damit das System die fehlenden Konten erstellt, oder bitten Sie die für die Finanzen zuständige Person, sie im Kontenplan anzulegen.