Datenblätter: dokumentieren, wie jede Dienstleistung ausgeführt wurde

Was ist das

Das Datenblatt ist das „Notizbuch“ des Tätowierers im System: Stil, Körperstelle, Motiv, Farben, Tintenmarke, Nadeln und Anzahl der Sitzungen. Es ist mit der auf dem Bon gebuchten Dienstleistung verknüpft – für jedes Sleeve-Tattoo oder Helix-Piercing, das der Kunde bekommt, gibt es ein neues Datenblatt. Beim nächsten Besuch können Sie das Datenblatt vom letzten Mal übernehmen, anstatt von vorn anzufangen.

Wann verwenden

Ein Kunde kommt zurück, um sein Sleeve-Tattoo fortzusetzen: Öffnen Sie auf dem Bon der neuen Sitzung das Datenblatt und wählen Sie Wie beim letzten Mal übernehmen, um Stil, Tinte und Nadeln aus der vorherigen Sitzung zu übernehmen. Passen Sie nur an, was sich geändert hat.
Ein Kunde bekommt ein Helix-Piercing: Der Tätowierer hält die Stelle und den verwendeten Schmuck fest. So weiß die Person, die den Schmuck später wechselt, genau, was eingesetzt wurde.
Sie bieten eine neue Dienstleistung an (zum Beispiel Mikropigmentierung) und möchten, dass dafür ebenfalls ein Datenblatt auf dem Bon ausgefüllt wird: Verknüpfen Sie im Dienstleistungseintrag ein Datenblatt damit.

Bevor Sie beginnen

Die Datenblätter für Ihr Studio sind bereits eingerichtet: Tätowierung und Piercing. Die vorgeschlagenen Verfahren, die Sie bei der Kontoerstellung ausgewählt haben (Tätowierung, Cover-up, Nachbesserung, Laserentfernung, Piercing, Schmuckwechsel), sind bereits mit dem passenden Datenblatt verknüpft. Eine Dienstleistung, die Sie unter einem anderen Namen angelegt haben, wird ohne Datenblatt erstellt – das ist Thema von Schritt 1.

Ein neues Datenblatt anzulegen oder die Felder, Optionen und Status eines Datenblatts zu ändern, ist nicht über Ihr Konto möglich: Diese Einstellungen werden in der Plattformverwaltung vom Blakk-Team vorgenommen. Wenn Sie ein neues Feld benötigen, wenden Sie sich an den Blakk-Support.

Wenn Sie ein Datenblatt nicht mit einer Dienstleistung verknüpfen können, bitten Sie den Studioinhaber, Ihren Zugriff auf Dienstleistungen unter Zugänge → Profile freizugeben. Wenn Sie das Datenblatt auf dem Bon nicht ausfüllen können (das Formular lässt sich nur lesen), bitten Sie den Studioinhaber, Ihren Zugriff auf Bons mit Bearbeitungsberechtigung unter Zugänge → Profile freizugeben.

Schritt für Schritt

Schritt 1 — Datenblatt mit der Dienstleistung verknüpfen

Öffnen Sie unter Katalog → Dienstleistungen die gewünschte Dienstleistung über die Schaltfläche Bearbeiten (oder legen Sie mit Neue Dienstleistung eine neue an) und wechseln Sie zum Tab Zusätzlich. Wählen Sie im Feld Datenblatt das Datenblatt aus, das der Tätowierer bei dieser Dienstleistung ausfüllen soll, und klicken Sie auf Speichern. Um das Datenblatt von der Dienstleistung zu entfernen, wählen Sie Keine.

Dienstleistungseintrag im Tab Zusätzlich, mit dem Feld Datenblatt direkt unter der Anamnesemodellvorlage

Ein Datenblatt gibt es nur für Dienstleistungen – der Produkteintrag hat dieses Feld nicht.

Schritt 2 — Das ausstehende Datenblatt des Bon-Postens öffnen

Klicken Sie bei geöffnetem Bon auf Leistung/Produkt und buchen Sie die Dienstleistung. Wenn ein Datenblatt mit ihr verknüpft ist, erscheint beim Bon-Posten das orangefarbene Label Bogen ausstehend. Klicken Sie darauf, um das Datenblatt zu öffnen. Dasselbe Label erscheint, wenn der Bon über den Tab Bon einer Behandlung geöffnet wird.

Dienstleistungsposten auf dem Bon mit dem Label „Datenblatt ausstehend“ neben „Fotos“

Schritt 3 — Datenblatt ausfüllen

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf Speichern. Ein roter Stern kennzeichnet die Pflichtfelder des Datenblatts (zum Beispiel Stil und Tätowierungsstelle; welche Felder Pflichtfelder sind, hängt vom Datenblatt Ihres Studios ab): Solange eines davon leer ist, wird das Datenblatt nicht gespeichert. Stattdessen erscheint Füllen Sie alle Pflichtfelder der technischen Datenkarte aus. mit den Namen der fehlenden Felder. Auch ein Textfeld mit einem festgelegten Format (zum Beispiel ein Kennzeichen), für das Ungültiges Format angezeigt wird, verhindert das Speichern (Die technische Datenkarte enthält Felder mit ungültigem Format.). Ja/Nein-Felder gelten nie als leer: „Nein“ ist ebenfalls eine Antwort. Wenn die benötigte Option in einem Suchlistenfeld wie Stil oder Körperstelle fehlt, geben Sie den Namen unter Suchen oder hinzufügen… ein und klicken Sie auf Hinzufügen. Die neue Option steht dann für künftige Datenblätter in Ihrem Studio zur Verfügung.

Ausgefülltes Tätowierungsdatenblatt mit Sternen zur Kennzeichnung der Pflichtfelder

Schritt 4 — Prüfen, ob das Datenblatt gespeichert wurde

Nach dem Speichern erscheint die Meldung Datenblatt gespeichert und das Label des Bon-Postens wechselt zu Bogen ok und wird grün. Wenn Sie auf Bogen ok klicken, wird das Datenblatt erneut geöffnet, damit Sie es überprüfen oder korrigieren können – solange der Bon noch offen ist.

Bon-Posten mit dem grünen Label „Datenblatt ok“ nach dem Speichern des Datenblatts

Schritt 5 — Datenblatt vom letzten Mal übernehmen

Wenn der Kunde dieselbe Dienstleistung bereits früher in Anspruch genommen hat, erscheint im neuen Datenblatt der Abschnitt Wie beim letzten Mal übernehmen mit dem Datum der damaligen Behandlung. Klicken Sie auf Verwenden, um die Werte aus dem vorherigen Datenblatt zu übernehmen. Passen Sie an, was sich geändert hat, und klicken Sie auf Speichern. Vor dem Klick auf Speichern wird nichts gespeichert. Wenn Sie es sich anders überlegen, verwirft Abbrechen die Änderungen.

Neues Datenblatt mit dem Abschnitt „Wie beim letzten Mal übernehmen“ und der Schaltfläche „Verwenden“

Was danach passiert

Ein Datenblatt pro gebuchter Dienstleistung. Jeder Bon-Posten hat ein eigenes Datenblatt. So entsteht die Kundenhistorie: Drei Sitzungen für ein Sleeve-Tattoo ergeben drei Datenblätter, und Wie beim letzten Mal übernehmen übernimmt immer das neueste Datenblatt derselben Dienstleistung.
Nach Abschluss des Bons ist das Datenblatt gesperrt. Auch nach Abschluss oder Stornierung des Bons lässt sich das Datenblatt über das Label Bogen ok öffnen, allerdings nur zum Lesen und ohne die Schaltfläche Speichern.
Ein ausstehendes Datenblatt verhindert nichts. Das orangefarbene Label ist eine Erinnerung: Sie können die Zahlung entgegennehmen und den Bon abschließen, auch wenn das Datenblatt noch nicht ausgefüllt ist.
Kundenübersicht. Der Datenblatttyp der Dienstleistung (Tätowierung, Piercing) bestimmt, wie die Behandlungen des Kunden in den Filtern des Tabs Behandlungen nach Typ sortiert werden. Außerdem richtet sich danach die Ausgabenübersicht nach Kategorie im Tab Einkäufe. Um das Datenblatt einer früheren Sitzung aufzurufen, öffnen Sie den entsprechenden Bon über den Tab Einkäufe (wird ein Bon über eine Behandlung geöffnet, erscheint die Behandlung selbst im Tab Bon) und klicken Sie beim Bon-Posten auf Bogen ok.
Das Datenblatt auf dem Bon ist nicht dasselbe wie das Datenblatt im Kundenprofil. Das Kundenprofil (und die Kundenübersicht) enthält Tabs mit denselben Namen wie die Datenblatttypen, zum Beispiel Tätowierung. Dabei handelt es sich um separate Einträge im Kundenprofil: Was Sie auf dem Bon ausfüllen, wird nicht dorthin übertragen und umgekehrt wird der dortige Inhalt nicht auf dem Bon angezeigt.

Häufige Fehler und Fragen

F: Warum erscheint das Feld Datenblatt nicht im Eintrag? A: Es erscheint nur bei Dienstleistungen (Produkte haben kein Datenblatt) und nur, wenn für Ihr Studio mindestens ein Datenblatt verfügbar ist. Wenn Sie eine Dienstleistung bearbeiten und das Feld trotzdem nicht erscheint, wenden Sie sich an den Blakk-Support.

F: Kann ich ein neues Datenblatt erstellen oder die Felder des Tätowierungsdatenblatts ändern? A: Nicht über Ihr Konto – die Datenblätter werden in der Plattformverwaltung konfiguriert (Felder, Optionen und Status). Wenden Sie sich an den Blakk-Support. Selbst hinzufügen können Sie neue Optionen in Suchlistenfeldern wie Stil und Körperstelle, indem Sie auf Hinzufügen klicken (Schritt 3).

F: Muss ich das Datenblatt ausfüllen, um den Bon abzuschließen? A: Nein. Bogen ausstehend ist ein Hinweis und verhindert weder die Zahlung noch den Abschluss des Bons. Das Datenblatt lässt sich jedoch nur ausfüllen, solange der Bon offen ist – nach dem Abschluss ist es nur noch lesbar.

F: Kann ich das Datenblatt speichern, ohne ein Feld mit Stern auszufüllen? A: Nein. Der Stern kennzeichnet ein Pflichtfeld. Solange es leer ist, weist Speichern auf die fehlenden Felder hin und speichert das Datenblatt nicht. Ein Datenblatt, das gespeichert wurde, bevor diese Regel eingeführt wurde, kann leere Felder enthalten. Wenn Sie es öffnen und erneut speichern, müssen diese ausgefüllt werden.

F: Warum wird Wie beim letzten Mal übernehmen nicht angezeigt? A: Die Option erscheint nur, wenn der Bon einem registrierten Kunden zugeordnet ist (bei einem Bon mit einem nur eingegebenen Namen gibt es keinen Verlauf), dieser Kunde für dieselbe Dienstleistung bereits ein gespeichertes Datenblatt in einem anderen Bon-Posten hat und dieses Datenblatt gespeichert wurde. Ein Cover-up-Datenblatt erscheint nicht als „letztes Mal“ bei einer Tätowierungsdienstleistung, selbst wenn beide dasselbe Datenblatt verwenden.

F: Ich habe die Dienstleistung vom Bon entfernt. Bleibt das ausgefüllte Datenblatt erhalten? A: Nein – wenn Sie einen Posten vom Bon entfernen, wird auch sein Datenblatt gelöscht. Vergewissern Sie sich daher, dass Sie einen Posten mit ausgefülltem Datenblatt wirklich entfernen möchten.

F: Ich habe ein bereits ausgefülltes Datenblatt geöffnet und die Meldung „Dieser Bogen wird mit dem Formular in der Fassung angezeigt, in der er ausgefüllt wurde.“ gesehen. Ist das ein Fehler? A: Nein. Jedes Datenblatt speichert das Formular, das zum Zeitpunkt des ersten Speicherns verwendet wurde. Wenn das Blakk-Team später die Felder ändert, zeigen ältere Datenblätter weiterhin genau das, was damals ausgefüllt wurde.

F: Ich habe das Datenblatt von einer Dienstleistung entfernt (oder durch ein anderes ersetzt). Was passiert mit den Bons? A: Das Label eines Bon-Postens richtet sich immer nach dem aktuellen Eintrag der Dienstleistung, auch bei bereits gebuchten Bons. Wenn für die Dienstleistung Keine eingestellt ist, verschwindet das Label bei den entsprechenden Posten und die bereits ausgefüllten Datenblätter lassen sich nicht mehr über den Bon öffnen. Sie werden nicht gelöscht und sind wieder zugänglich, wenn Sie das Datenblatt erneut verknüpfen.

F: Bei der Dienstleistung wird das Datenblatt mit „(nicht verfügbar)“ angezeigt. Was kann ich tun? A: Das bedeutet, dass das Datenblatt deaktiviert wurde oder für Ihr Studio nicht mehr verfügbar ist. Die Verknüpfung bleibt gespeichert, bis Sie ein anderes Datenblatt (oder Keine) auswählen und speichern. Wenn das Datenblatt eigentlich aktiv sein sollte, wenden Sie sich an den Blakk-Support.