Dienstleistungsrechnung (NFS-e): Rechnung für einen geschlossenen Bon ausstellen

Was ist das

Die Dienstleistungsrechnung (NFS-e) ist das Steuerdokument, das Ihr Studio für eine erbrachte Dienstleistung an den Kunden ausstellt. Im System stellen Sie die Rechnung direkt über den Bon aus, sobald dieser geschlossen (bezahlt) ist: Kunde, Dienstleistungen und Betrag werden direkt vom Bon übernommen, und die Rechnung wird nach dem nationalen NFS-e-Standard an die Stadtverwaltung übermittelt.

Die Ausstellung ist nur für Unternehmen in Brasilien verfügbar.

Wann verwenden

Ein Kunde hat ein Arm-Tattoo bezahlt und möchte eine Rechnung: Öffnen Sie den geschlossenen Bon und stellen Sie die Rechnung aus.
Die Buchhaltung benötigt die Rechnungen des Monats: Prüfen Sie alles im Bericht Ausgestellte Rechnungen.
Auf einem Bon stehen ein Arm-Tattoo und eine Heilsalbe: Die Rechnung wird nur für die Dienstleistung ausgestellt. Sie müssen das Produkt nicht manuell entfernen.

Bevor Sie beginnen

Die Rechnungsstellung muss einmalig von der Person eingerichtet werden, die das Unternehmen im System verwaltet (siehe Schritt 1). Sie benötigen das digitale A1-Zertifikat des Unternehmens (Datei .pfx oder .p12 und das Passwort), die kommunale Registrierung und den IBGE-Code der Gemeinde. Die Steuercodes und der Steuersatz für jede Dienstleistung finden Sie im Tab Steuern des Dienstleistungseintrags. Fragen Sie im Zweifel bei Ihrer Buchhaltung nach, welche Angaben Sie verwenden sollen.

Wenn die Schaltfläche Rechnung ausstellen auf dem Bon nicht angezeigt wird, bitten Sie den Studioinhaber, Ihnen unter Zugänge → Profile Zugriff auf Ausgestellte Rechnungen zu gewähren.

Schritt für Schritt

Schritt 1 — Rechnungsstellung einrichten (einmalig)

Öffnen Sie unter Einstellungen → Unternehmen den Abschnitt Dienstleistungsrechnung (NFS-e). Laden Sie das Digitales A1-Zertifikat hoch und geben Sie das Zertifikatspasswort, die Kommunale Registrierung und den IBGE-Code der Gemeinde ein. Wählen Sie anschließend die Ausstellungsumgebung: Test dient zum Testen und hat keinen steuerlichen Wert; über Produktion werden echte Rechnungen ausgestellt. Klicken Sie auf Konfiguration testen. Wenn alles stimmt, aktivieren Sie NFS-e-Ausstellung in diesem Unternehmen und speichern Sie.

Abschnitt Dienstleistungsrechnung (NFS-e) auf der Unternehmensseite, mit hochgeladenem Zertifikat und aktivierter Rechnungsstellung

Im Artikel Unternehmen finden Sie weitere Informationen zur restlichen Seite.

Schritt 2 — Prüfen, warum die Schaltfläche deaktiviert ist

Öffnen Sie den Bon. Die Schaltfläche Rechnung ausstellen befindet sich am unteren Bildschirmrand (auf dem Smartphone im Menü ⋮). Solange die Rechnung nicht ausgestellt werden kann, ist die Schaltfläche deaktiviert. Der Grund wird unter Dienstleistungsrechnung angezeigt: am Computer direkt über dem unteren Bildschirmrand, auf dem Smartphone am Ende des Bons, nach den Summen:

Die NFS-e-Ausstellung wurde noch nicht eingerichtet und aktiviert (Schritt 1).
Der Bon wurde noch nicht geschlossen (bezahlt).
Der Bon wurde storniert, enthält keine Dienstleistungen oder der Wert der Dienstleistungen ist null.

Geöffneter Bon mit deaktivierter Schaltfläche „Rechnung ausstellen“ und angezeigtem Grund über dem unteren Bildschirmrand

Schritt 3 — Rechnung für den geschlossenen Bon ausstellen

Sobald die letzte Zahlung erfasst wurde, wird der Bon automatisch geschlossen. Um die Rechnung auszustellen, öffnen Sie Bons, ändern Sie den Statusfilter auf Geschlossen und öffnen Sie den Bon. Klicken Sie auf Rechnung ausstellen. Im Fenster werden folgende Angaben angezeigt:

Der Kunde des Bons. Ist der Kunde nicht registriert, wird die Rechnung ohne Leistungsempfänger ausgestellt (nicht identifizierter Verbraucher).
Der Wert der Leistungen und die Liste der Dienstleistungen. Produkte werden nicht berücksichtigt.
Die Leistungsbeschreibung, die auf der Rechnung erscheint und bearbeitet werden kann.
Der Abrechnungszeitraum, also der Monat, in dem die Dienstleistung erbracht wurde. Er wird anhand des Verkaufsdatums des Bons festgelegt.

Prüfen Sie die Angaben und klicken Sie auf NFS-e ausstellen.

Fenster zum Ausstellen der NFS-e für den Bon mit Kunde, Dienstleistungen, Beschreibung und Abrechnungszeitraum

Die Meldung nach dem Klick zeigt an, ob die Rechnung von der Stadtverwaltung genehmigt wurde, noch auf die Ausstellung wartet oder abgelehnt wurde, und nennt den Grund.

Schritt 4 — Rechnung herunterladen oder an den Kunden senden

Nach der Ausstellung ändert sich die Schaltfläche auf dem Bon zu Rechnung ansehen. Damit öffnen Sie die Rechnung. Dort können Sie die PDF-Datei (DANFSe) und die XML-Datei herunterladen oder die Rechnung Per E-Mail senden beziehungsweise Per WhatsApp senden (nur, wenn WhatsApp des Studios verbunden ist). Die Versandschaltflächen werden Personen angezeigt, die Rechnungen ausstellen dürfen; wer Rechnungen nur einsehen darf, kann sie lediglich herunterladen. PDF und XML werden gemeinsam versendet. Die XML-Datei ist das gültige Steuerdokument.

Bereits ausgestellte Rechnung, über den Bon geöffnet, mit Schaltflächen für PDF, XML und E-Mail

Was danach passiert

Die Rechnung erscheint im Bericht Ausgestellte Rechnungen mit dem Ursprung Bon. Dort können Sie den Status verfolgen, die Rechnung stornieren oder erneut verarbeiten.
Für jeden Bon ist höchstens eine gültige Rechnung möglich. Wird eine Rechnung von der Stadtverwaltung abgelehnt oder storniert, kann für den Bon eine neue Rechnung ausgestellt werden.
Das Schließen des Bons stellt die Rechnung nicht automatisch aus: Die Ausstellung erfolgt immer über die Schaltfläche.

Häufige Fehler und Fragen

F: Ich habe den Bon erstattet. Was passiert mit der Rechnung? A: Für einen erstatteten Bon wird keine neue Rechnung ausgestellt. Wenn die Rechnung noch in der Warteschlange war, wird sie bei der Erstattung daraus entfernt. Wurde sie bereits ausgestellt, stornieren Sie sie im Bericht Ausgestellte Rechnungen.

F: Warum ist die Schaltfläche Rechnung ausstellen deaktiviert? A: Der Grund wird auf dem Bon angezeigt (am Computer direkt über dem unteren Bildschirmrand, auf dem Smartphone am Ende des Bons). Meist wurde die NFS-e-Ausstellung unter Einstellungen → Unternehmen noch nicht eingerichtet und aktiviert oder der Bon wurde noch nicht geschlossen (bezahlt). Auch für stornierte Bons oder Bons ohne Dienstleistungen wird keine Rechnung ausgestellt.

F: Werden die Produkte auf dem Bon in die Rechnung aufgenommen? A: Nein. Die Dienstleistungsrechnung weist nur Dienstleistungen aus. Eine Heilsalbe, die auf demselben Bon verkauft wurde, wird nicht in die Rechnung aufgenommen.

F: Warum ist der Rechnungsbetrag niedriger als der Gesamtbetrag des Bons? A: Die Rechnung enthält nur den Preis der Dienstleistungen. Produkte und auf den Gesamtbetrag aufgeschlagene Steuern werden nicht berücksichtigt. Gab es auf dem Bon einen Gesamtrabatt, wird dieser im Verhältnis auf Dienstleistungen und Produkte aufgeteilt. Die Rechnung enthält den Anteil für die Dienstleistungen. Beispiel: 300 R$ für Dienstleistungen, 100 R$ für ein Produkt und 40 R$ Rabatt ergeben eine Rechnung über 270 R$.

F: Der Kunde ist nicht registriert. Wird sein Name auf der Rechnung angezeigt? A: Nein. Ohne Registrierung wird die Rechnung ohne Leistungsempfänger ausgestellt (nicht identifizierter Verbraucher), auch wenn der Name auf dem Bon eingegeben wurde. Damit die Rechnung auf den Namen des Kunden ausgestellt wird, registrieren Sie ihn und wählen Sie ihn auf dem Bon aus, bevor Sie die Zahlung annehmen: Sobald der Bon geschlossen ist, kann er nicht mehr geändert werden.

F: Die Stadtverwaltung hat die Rechnung abgelehnt. Was kann ich tun? A: Die Meldung der Stadtverwaltung wird auf dem Bildschirm und im Bericht in der Spalte Grund der Verzögerung angezeigt. Ein häufiger Grund ist, dass auf einem Bon Dienstleistungen mit unterschiedlichen Steuercodes stehen. Prüfen Sie den Tab Steuern im Eintrag jeder Dienstleistung. Nachdem Sie die Angaben korrigiert haben, verarbeiten Sie die Rechnung im Bericht erneut oder stellen Sie sie über den Bon nochmals aus.

F: Ich habe zweimal auf NFS-e ausstellen geklickt. Wurden zwei Rechnungen ausgestellt? A: Nein. Für jeden Bon ist höchstens eine gültige Rechnung möglich. Beim zweiten Versuch wird darauf hingewiesen, dass für den Bon bereits eine Rechnung vorliegt.

F: Kann ich eine Testrechnung ausstellen? A: Ja. Wenn als Ausstellungsumgebung Test ausgewählt ist, werden die Rechnungen in der Testumgebung ausgestellt und haben keinen steuerlichen Wert. Wechseln Sie zu Produktion, sobald Sie echte Rechnungen ausstellen möchten.