Encaje rápido: encontrar un horario libre desde el cliente, no desde la agenda
Encaje Rápido invierte la lógica de las citas normales: en lugar de buscar un espacio libre en la agenda, eliges al cliente y el servicio de manga completa, y el sistema te muestra los horarios disponibles, ya sea con cualquier tatuador o con uno en particular. Con un clic en el horario, se crea la cita, sin tener que completar la fecha y la hora manualmente.
Cuándo usarlo
Sección titulada «Cuándo usarlo»- Un cliente llega al mostrador sin cita y pregunta si hay lugar para un piercing de hélix hoy.
- Alguien llama para preguntar cuál es el horario más próximo disponible, sin importar qué tatuador lo atienda.
- Ya sabes con qué tatuador quieres atender al cliente, pero no recuerdas cuál es su próximo horario libre.
Antes de empezar
Sección titulada «Antes de empezar»Este artículo explica cómo usar Encaje Rápido. Si no ves este botón en la pantalla de Agenda, pídele al dueño del estudio que habilite el módulo para tu tipo de negocio.
Si no puedes usar Encaje Rápido, pídele al dueño del estudio que te dé acceso a la pantalla de Agenda desde Accesos → Perfiles. Es el mismo permiso que permite crear y editar citas directamente en la agenda.
Paso a paso
Sección titulada «Paso a paso»Paso 1 — Abrir Encaje Rápido
Sección titulada «Paso 1 — Abrir Encaje Rápido»En la pantalla de Agenda, haz clic en Encaje Rápido. En el celular, el botón aparece en la fila debajo del título, junto a Bloquear horario. También puedes abrir el mismo diálogo desde el acceso directo Encaje Rápido del Dashboard.
Paso 2 — Elegir al cliente
Sección titulada «Paso 2 — Elegir al cliente»En Cliente, busca a un cliente registrado o registra uno nuevo en ese momento con el botón + que aparece junto al campo (Registrar cliente). Si solo tienes un nombre y no está registrado, escríbelo en la búsqueda y elige Usar sin registro. No hace falta completar el registro para encontrarle un horario.
Paso 3 — Elegir los servicios
Sección titulada «Paso 3 — Elegir los servicios»Haz clic en Agregar servicio y busca el servicio de manga completa. En cuanto agregues el primer servicio, aparecerá la lista de Horarios libres automáticamente, sin que tengas que hacer clic en nada.
Solo aparecen los servicios que tienen una duración registrada, porque el sistema la usa para calcular si caben en el horario libre. Si un servicio no tiene una duración configurada, no aparecerá en la búsqueda. Registra su duración en Catálogo → Servicios.
Paso 4 — Filtrar por un profesional específico (opcional)
Sección titulada «Paso 4 — Filtrar por un profesional específico (opcional)»De forma predeterminada, la búsqueda incluye a Cualquier profesional. Si el cliente tiene alguna preferencia, elige el nombre del tatuador en el campo Profesional. La lista de horarios libres se actualizará automáticamente para mostrar solo los espacios disponibles con ese tatuador.
Paso 5 — Elegir un horario y reservar
Sección titulada «Paso 5 — Elegir un horario y reservar»La lista de Horarios libres muestra los próximos 7 días, separados por día (Hoy, Mañana y los días siguientes), con hasta 12 horarios por día. Si hay más, al final del día aparece «+N horarios». Cada fila muestra la hora de inicio y de finalización, el tatuador, la duración y, si tu estudio usa estaciones, cuál está libre en ese horario (o Sin estación). El botón de actualizar, junto al título de la lista, vuelve a buscar los espacios disponibles. Haz clic en Reservar en el horario que quieras: la cita se crea en el momento, sin ningún otro paso.
Qué pasa después
Sección titulada «Qué pasa después»- La cita creada con Encaje Rápido es una cita normal: aparece en la agenda como cualquier otra y puedes confirmarla, marcar la ausencia, generar la cuenta, iniciar la atención o cancelarla de la misma manera.
- El diálogo se cierra automáticamente y muestra un mensaje de confirmación. El cliente, los servicios y el profesional que elegiste no se guardan para la próxima vez: cada vez que abres Encaje Rápido, empiezas desde cero.
- Cuando hay más de un tatuador disponible en el mismo horario y está seleccionada la opción Cualquier profesional, la fila muestra al menos ocupado ese día, dando prioridad a quien tenga una estación libre. Los demás aparecen como «+N profesionales» en la misma fila. La cita se crea con el tatuador que aparece en ella.
Errores comunes y dudas
Sección titulada «Errores comunes y dudas»P: ¿Encaje Rápido reemplaza a Nueva cita? R: No, son dos formas de llegar al mismo resultado. Usa Encaje Rápido cuando quieras pasar directamente del cliente y el servicio al horario más próximo. Usa Nueva cita cuando ya sepas exactamente la fecha, la hora y el tatuador que quieres reservar.
P: ¿Por qué no aparece en la búsqueda de Encaje Rápido un servicio que sé que existe? R: Porque no tiene una duración registrada. Encaje Rápido solo muestra servicios con duración, que es lo que el sistema usa para calcular si el servicio cabe en el horario disponible. Registra la duración en Catálogo → Servicios para que aparezca.
P: ¿Por qué no veo un botón para guardar en Encaje Rápido? R: Porque aquí no hay borradores: el cliente, el servicio y el profesional solo sirven como filtros de búsqueda. La cita se crea únicamente cuando haces clic en Reservar en uno de los horarios de la lista.
P: La lista de horarios estaba llena y, cuando hice clic en Reservar, apareció un error que decía que el horario ya no existe. ¿Qué pasó? R: Alguien reservó a otro cliente en ese mismo horario entre el momento en que abriste la lista y el momento en que hiciste clic. La pantalla te avisa y actualiza la lista automáticamente. Solo tienes que elegir otro horario.
P: ¿Se puede elegir la cantidad o cambiar el precio del servicio en Encaje Rápido? R: No. El precio se obtiene directamente del registro del servicio y la cantidad siempre es 1. Si necesitas cambiar el precio o agregar más de una unidad, hazlo después en la cuenta generada a partir de la cita.
P: ¿Encaje Rápido también respeta la disponibilidad configurada por el profesional? R: Sí. Solo aparecen horarios dentro de la disponibilidad que cada tatuador configuró en Mi disponibilidad, y fuera de los bloqueos de la agenda, los días festivos de la empresa, los horarios ya ocupados y los reservados para alguien de la lista de espera.
P: Apareció el mensaje «No hay horarios libres en los próximos días». ¿Qué hago? R: Encaje Rápido solo busca en los próximos 7 días. Si no hay horarios disponibles en ese período, prueba con Cualquier profesional en lugar de un tatuador específico o agrega al cliente a la Lista de espera para que reciba un aviso cuando haya un horario disponible.