Dashboard finanziario: capire la salute finanziaria dello studio nel tempo

Che cos’è

Il Dashboard finanziario è il pannello di analisi finanziaria più completo del sistema. L’Hub finanziario serve per registrare subito un pagamento o un incasso, mentre la scheda Finanza del Dashboard offre una rapida panoramica delle scadenze della settimana, senza interrompere le attività quotidiane. Questo pannello è diverso: serve a capire la salute finanziaria del tuo studio nel tempo — confrontare periodi, vedere da dove arrivano le spese e individuare i giorni a rischio per la cassa prima che arrivino.

Quando usarlo

Alla chiusura del mese, per confrontare il risultato con quello del mese (o dell’anno) precedente.
Prima di acquistare una grande quantità di pomata cicatrizzante o di un altro prodotto di consumo, per verificare se la liquidità prevista sarà sufficiente.
Per capire se le spese sono concentrate in poche categorie o centri di costo.

Prima di iniziare

Il Dashboard finanziario fa parte del modulo Finanza, lo stesso che dà accesso all’Hub finanziario, al Piano dei conti e alle Spese. Se non vedi Dashboard nel menu o non trovi Dashboard finanziario al suo interno, chiedi al titolare dello studio di abilitare il modulo Finanza per il tuo tipo di attività e di autorizzarti da Accessi → Profili.

Passo dopo passo

Passaggio 1 — Consultare gli indicatori generali e i saldi per conto

Quando apri il Dashboard finanziario, la scheda Panoramica è già selezionata e il periodo predefinito è questo mese. In alto trovi il saldo bancario, i ricavi e le spese del periodo (con la variazione rispetto al periodo precedente), il risultato netto e l’importo ancora da incassare e da pagare. Subito sotto, Saldi per conto mostra separatamente il saldo di ogni conto bancario, conto d’investimento e carta di credito.

Scheda Panoramica del Dashboard finanziario, con gli indicatori del periodo e i saldi per conto

Passaggio 2 — Consultare il flusso di cassa effettivo e previsto

Sempre nella scheda Panoramica, il grafico Flusso di cassa mostra le entrate, le uscite e il saldo progressivo. Scegli tra Realizzato (ciò che è già successo), Previsto (ciò che è programmato) e Combinato (entrambi insieme), in base a ciò che vuoi consultare.

Grafico del flusso di cassa, con le opzioni Effettivo, Previsto e Combinato

Passaggio 3 — Controllare gli importi da incassare e da pagare

Scorri fino in fondo alla scheda Panoramica per visualizzare le tabelle Crediti da incassare e Debiti da pagare del periodo, oltre ai due grafici a ciambella subito sopra, che suddividono le spese per categoria e centro di costo.

Tabelle dei crediti da incassare e dei debiti da pagare del periodo

Passaggio 4 — Confrontare i periodi nella scheda Prestazioni

Fai clic sulla scheda Prestazioni per confrontare due periodi affiancati: questo mese con il mese scorso, quest’anno con l’anno scorso oppure un intervallo personalizzato. La tabella Conto economico semplificato riepiloga il risultato del periodo confrontato.

Scheda Prestazioni, con il confronto del risultato rispetto al periodo precedente

Passaggio 5 — Individuare i giorni a rischio per la cassa

Nella scheda Flusso di cassa, un calendario mensile mostra il saldo previsto giorno per giorno, con colori che dipendono dal Minimo di sicurezza impostato con il cursore. I giorni in cui il saldo scende sotto questa soglia sono evidenziati, così puoi intervenire prima che la cassa si esaurisca.

Scheda Flusso di cassa, con il calendario dei rischi e il cursore per impostare il minimo di sicurezza

Cosa succede dopo

È un pannello quasi interamente di sola lettura: qui puoi configurare solo il Minimo di sicurezza nella scheda Flusso di cassa. L’impostazione vale per tutta l’azienda, non è personale, e il colore di tutti i giorni del calendario cambia appena la salvi.
La scheda Da incassare in alto somma tutti gli importi attualmente in sospeso, senza applicare un filtro temporale. La tabella Crediti da incassare subito sotto, invece, rispetta il periodo selezionato. È normale che i due importi non coincidano.
La scheda Da pagare, invece, rispetta il periodo selezionato, proprio come la tabella Debiti da pagare subito sotto.
I ricavi includono tutte le vendite del periodo: le schede, le vendite del Punto vendita e gli ordini di lavoro, se il tuo studio li utilizza. Il valore dei ricavi è lo stesso nelle schede, nel grafico e nella scheda Prestazioni. Un incasso da un cliente (il pagamento di un debito o di un credito) non è una nuova vendita. Inoltre, la vendita generata al completamento di un ordine di lavoro non viene conteggiata due volte.
I ricavi sono conteggiati in base alla data della vendita; le spese, in base alla data di scadenza della rata, che può essere diversa dalla data in cui il denaro è effettivamente uscito o entrato. Per consultare un flusso di cassa più vicino alla situazione reale, usa la scheda Flusso di cassa.

Errori comuni e domande

D: Qual è la differenza tra questo Dashboard, l’Hub finanziario e la scheda Finanza del Dashboard principale? R: L’Hub finanziario serve per svolgere un’operazione subito, come registrare un pagamento o un incasso; la scheda Finanza del Dashboard offre una rapida panoramica della settimana, senza interrompere le attività quotidiane; questo Dashboard finanziario serve ad analizzare la salute finanziaria nel tempo, confrontare i periodi, capire da dove arrivano le spese e individuare in anticipo i giorni a rischio per la cassa.

D: Perché la scheda “Da incassare” non cambia quando modifico il periodo? R: Perché somma tutti gli importi attualmente in sospeso, indipendentemente dal periodo selezionato. Solo la tabella Crediti da incassare subito sotto applica il filtro temporale.

D: Le “Spese del periodo” indicano già quanto è effettivamente uscito dalla cassa? R: Non esattamente: il calcolo si basa sulla scadenza della rata, non sulla data in cui è stata pagata. Per vedere i movimenti effettivi della cassa, usa la scheda Flusso di cassa.

D: Quali vendite rientrano nei ricavi del pannello? R: Tutte le vendite del periodo, da qualsiasi canale (schede e Punto vendita), oltre agli ordini di lavoro, se il tuo studio li utilizza. Gli incassi da clienti che saldano solo un debito precedente sono esclusi, perché l’importo è già stato conteggiato come vendita il giorno in cui è stata effettuata.

D: Che cos’è il “Minimo di sicurezza” nella scheda Flusso di cassa? R: È la soglia sotto la quale consideri la cassa a rischio. Puoi regolarla con il cursore in quella scheda. Il valore è unico per tutta l’azienda, non per conto bancario né per utente, e si applica subito all’intero calendario e alla scheda Giorni a rischio.

D: La scheda Prestazioni usa lo stesso periodo selezionato nella scheda Panoramica? R: No: la scheda Prestazioni ha periodi di confronto propri (quest’anno rispetto all’anno scorso, questa settimana rispetto alla settimana scorsa e così via), indipendenti dal filtro della scheda Panoramica.

D: Le tabelle Crediti da incassare e Debiti da pagare mostrano tutti gli importi in sospeso? R: Non necessariamente: ciascuna ha un limite al numero di righe visualizzate. Se in un periodo ci sono molte voci in sospeso, l’elenco potrebbe essere incompleto senza che venga mostrato alcun avviso.

D: Posso registrare un pagamento o inserire una spesa da qui? R: No: questo pannello è di sola lettura, fatta eccezione per il Minimo di sicurezza. Per svolgere queste operazioni, usa l’Hub finanziario o l’articolo sulle Spese.