Inserimento rapido: trova un orario libero partendo dal cliente, non dal calendario

Che cos’è

Inserimento rapido capovolge la logica dei normali appuntamenti: invece di cercare uno slot libero nel calendario, scegli il cliente e il tatuaggio a manica, e il sistema mostra automaticamente gli orari disponibili, con qualsiasi tatuatore o con uno specifico. Basta un clic sull’orario per creare l’appuntamento, senza dover inserire data e ora manualmente.

Quando usarlo

Un cliente arriva al banco senza appuntamento e chiede se c’è posto per un piercing all’elice oggi.
Qualcuno telefona per chiedere qual è il primo orario disponibile, senza preferenze sul tatuatore.
Sai già quale tatuatore vuoi assegnare al cliente, ma non ricordi qual è il suo prossimo orario libero.

Prima di iniziare

Questo articolo riguarda Inserimento rapido. Se non vedi questo pulsante nella schermata Appuntamenti, chiedi al titolare dello studio di abilitare il modulo per il tuo tipo di attività.

Se non riesci a usare l’Inserimento rapido, chiedi al titolare dello studio di autorizzarti ad accedere alla schermata Appuntamenti in Accessi → Profili: è la stessa autorizzazione che consente di creare e modificare gli appuntamenti direttamente dal calendario.

Passo dopo passo

Passaggio 1 — Aprire l’Inserimento rapido

Nella schermata Appuntamenti, fai clic su Inserimento rapido. Sul cellulare, il pulsante si trova sulla riga sotto il titolo, accanto a Blocca orario. La stessa finestra si apre anche dalla scorciatoia Inserimento rapido nella Dashboard.

Finestra dell’Inserimento rapido appena aperta, ancora vuota

Passaggio 2 — Scegliere il cliente

In Cliente, cerca un cliente già registrato oppure registrane uno nuovo direttamente da qui, con il pulsante + accanto al campo (Registra cliente). Se vuoi inserire solo un nome senza registrarlo, digita il nome nella ricerca e seleziona Usa senza registrazione: non serve completare la registrazione per trovare un posto.

Cliente selezionato nell’Inserimento rapido

Passaggio 3 — Scegliere i servizi

Fai clic su Aggiungi servizio e cerca il tatuaggio a manica. Non appena aggiungi il primo servizio, l’elenco degli Orari liberi compare automaticamente, senza che tu debba fare altro.

Servizio aggiunto, con l’elenco degli orari liberi già caricato

Compaiono solo i servizi per cui è stata inserita una durata: il sistema la usa per verificare se il servizio entra nello slot libero. Un servizio senza durata configurata non compare nella ricerca; inserisci la sua durata in Catalogo → Servizi.

Passaggio 4 — Filtrare per un professionista specifico (facoltativo)

Per impostazione predefinita, la ricerca considera Qualsiasi professionista. Se il cliente ha già una preferenza, scegli il suo nome nel campo Professionista: l’elenco degli orari liberi si aggiorna automaticamente e mostra solo le disponibilità di quel tatuatore.

Filtro per professionista applicato, orari aggiornati

Passaggio 5 — Scegliere un orario e prenotare

L’elenco degli Orari liberi copre i successivi 7 giorni, suddivisi per giorno (Oggi, Domani e i giorni seguenti), con un massimo di 12 orari al giorno. Se ce ne sono di più, in fondo alla giornata viene mostrato «+N orari». Ogni riga indica l’ora di inizio e di fine, il tatuatore, la durata e, se il tuo studio utilizza postazioni, la postazione libera in quell’orario (oppure Senza postazione). Il pulsante di aggiornamento accanto al titolo dell’elenco cerca di nuovo le disponibilità. Fai clic su Prenota accanto all’orario scelto: l’appuntamento viene creato subito, senza altri passaggi.

Elenco degli orari liberi, con il pulsante Prenota della prima disponibilità evidenziato

Cosa succede dopo

L’appuntamento creato con l’Inserimento rapido è un normale appuntamento: compare nel calendario come tutti gli altri e puoi confermarlo, segnare un’assenza, creare una scheda, iniziare il servizio o annullarlo allo stesso modo.
La finestra si chiude automaticamente e mostra un messaggio di conferma. Il cliente, i servizi e il professionista scelti non vengono salvati per la volta successiva: ogni volta che apri l’Inserimento rapido, ricominci da zero.
Se più tatuatori sono disponibili nello stesso orario (con Qualsiasi professionista selezionato), la riga mostra quello meno impegnato quel giorno, dando la preferenza a chi ha una postazione libera. Gli altri vengono indicati nella stessa riga con «+N professionisti». L’appuntamento viene creato per il tatuatore indicato nella riga.

Errori comuni e domande

D: L’Inserimento rapido sostituisce Nuovo appuntamento? R: No, sono due modi diversi per arrivare allo stesso risultato. Usa l’Inserimento rapido quando vuoi partire dal cliente e dal servizio per trovare l’orario disponibile più vicino; usa Nuovo appuntamento quando sai già esattamente la data, l’ora e il tatuatore da prenotare.

D: Perché un servizio che so essere presente non compare nella ricerca dell’Inserimento rapido? R: Perché non ha una durata registrata. L’Inserimento rapido mostra solo i servizi con una durata: è quella che il sistema usa per calcolare se il servizio entra nello slot disponibile. Inserisci la durata in Catalogo → Servizi: il servizio apparirà nella ricerca.

D: Perché non vedo un pulsante Salva nell’Inserimento rapido? R: Perché qui non ci sono bozze: cliente, servizio e professionista sono solo filtri di ricerca. L’appuntamento viene creato solo quando fai clic su Prenota accanto a un orario dell’elenco.

D: L’elenco degli orari era pieno, ma quando ho fatto clic su Prenota è apparso un errore che diceva che la disponibilità non esiste più. Cos’è successo? R: Qualcuno ha inserito un appuntamento per un altro cliente proprio in quell’orario, tra quando hai aperto l’elenco e quando hai fatto clic. La schermata ti avvisa e aggiorna automaticamente l’elenco: ti basta scegliere un altro orario.

D: È possibile scegliere la quantità o modificare il prezzo del servizio nell’Inserimento rapido? R: No: qui il prezzo viene preso direttamente dalla scheda del servizio e la quantità è sempre 1. Se devi modificare il prezzo o inserire più unità, puoi farlo in seguito nella scheda creata dall’appuntamento.

D: L’Inserimento rapido rispetta anche la disponibilità impostata dal professionista? R: Sì. Vengono mostrati solo gli orari compresi nella disponibilità che ogni tatuatore ha configurato in La mia disponibilità, escludendo i blocchi nel calendario, i giorni festivi dell’attività, gli orari già occupati e quelli riservati a qualcuno nella lista d’attesa.

D: È apparso il messaggio «Nessun orario libero nei prossimi giorni». E adesso? R: L’Inserimento rapido controlla solo i successivi 7 giorni. Se non ci sono disponibilità in questo periodo, prova a selezionare Qualsiasi professionista invece di un tatuatore specifico oppure inserisci il cliente nella Lista d’attesa per avvisarlo quando si libera un posto.