Migrazione dei dati: trasferire le anagrafiche da un altro sistema

Che cos’è

Se sta passando da un altro sistema o ha le anagrafiche in un foglio di calcolo, non deve inserire tutto di nuovo. La migrazione viene effettuata dal nostro team di assistenza: invii i fogli di calcolo con i dati che ha e li importeremo in Blakk entro 72 ore lavorative dalla ricezione.

Quando usarlo

Sta iniziando a usare Blakk e ha già l’elenco di clienti, prodotti e servizi in un altro sistema o in un foglio di calcolo.
Ha aperto una nuova sede dello studio e vuole riutilizzare il catalogo che ha già.
Ha esportato i dati dal vecchio sistema e non sa come importarli qui.

Prima di iniziare

Esporti i dati dal vecchio sistema (o li raccolga in fogli di calcolo): tutto quello che ha. Non serve riordinare le colonne secondo un nostro modello: il team di assistenza se ne occuperà. Ecco alcuni esempi di dati che può includere:

clienti: nome, telefono, e-mail, CPF, data di nascita, indirizzo, note.
Prodotti e servizi: nome, gruppo/categoria, prezzo di vendita, costo, durata (per i servizi, come la Chiusura del braccio), codice/SKU.
Magazzino: quantità attuale e scorta minima per ogni prodotto.
tatuatori e fornitori.
Dati finanziari: debiti e crediti ancora aperti, saldi.

Formato: invii i file così come sono stati esportati dal vecchio sistema: Excel (.xlsx o .xls), CSV o un file .zip con più file. È possibile allegare qualsiasi tipo di file al ticket, tranne programmi e script (come .exe, .bat o .msi). Ogni file può pesare fino a 25 MB e ogni messaggio può contenere fino a 10 file.

Passo dopo passo

Passaggio 1 — Aprire un ticket di assistenza

Vada su Assistenza → Supporto e clicchi su Nuovo ticket. Nel campo Oggetto, scriva ad esempio «Migrazione dei dati», scelga la Categoria più adatta e, nel campo Descrivi cosa è successo, indichi da quale sistema provengono i dati e cosa contiene ogni foglio di calcolo.

Se non vede il menu Assistenza, contatti il team tramite l’icona della chat in alto nella schermata.

Finestra Nuovo ticket compilata per richiedere la migrazione dei dati

Passaggio 2 — Allegare i fogli di calcolo e inviare

Trascini i fogli di calcolo nella finestra (oppure clicchi sulla graffetta per selezionare i file) e clicchi su Invia ticket. Se i file sono più di 10, invii gli altri subito dopo, come risposta nello stesso ticket.

Finestra Nuovo ticket con il pulsante Invia ticket

Passaggio 3 — Seguire il ticket

Il ticket compare nella scheda Aperti della schermata Assistenza. Lo stato cambia man mano che la richiesta procede: Nuovo, In esame, In corso (con la Risposta prevista), Risolto. Quando compare In attesa di una sua risposta, il team ha bisogno di alcune informazioni: apra il ticket e risponda nel campo Scriva la sua risposta…. L’etichetta Nuova risposta indica che è arrivato un nuovo messaggio dall’assistenza.

Sotto l’oggetto di ogni ticket sono indicati l’azienda a cui appartiene e il sistema da cui è stato aperto. Se ha accesso a più aziende, l’elenco mostra i ticket di tutte: controlli a quale azienda si riferisce il ticket prima di rispondere.

Schermata Assistenza con la scheda Aperti

Passaggio 4 — Controllare i dati importati

Quando l’assistenza la avvisa che l’importazione è terminata, faccia alcuni controlli a campione: verifichi alcuni clienti in Clienti, alcuni prodotti in Catalogo → Prodotti (prezzo, gruppo e scorte) e alcuni servizi in Catalogo → Servizi (prezzo e durata). Se qualcosa non è corretto, risponda nello stesso ticket.

Elenco dei clienti per controllare le anagrafiche importate

Cosa succede dopo

La migrazione richiede fino a 72 ore lavorative dalla ricezione dei fogli di calcolo. La prima risposta dell’assistenza arriva di solito molto prima: entro 4 ore lavorative, dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 18:00.
I dati importati vengono inseriti come se fossero stati registrati a mano: i clienti compaiono nell’agenda e nella scheda, mentre i prodotti e i servizi compaiono nel catalogo, nel punto vendita e sul sito.
Se mancano informazioni o un foglio di calcolo non è leggibile, il ticket rimane nello stato In attesa di una sua risposta finché non risponde.

Errori comuni e domande

D: Devo riordinare i fogli di calcolo secondo un modello specifico? R: No. Li invii così come sono stati esportati dal vecchio sistema. Il team di assistenza si occuperà di associare le colonne. È utile indicare nel ticket cosa contiene ogni file.

D: Il mio vecchio sistema esporta i dati in CSV. Posso inviarli così? R: Sì. È possibile allegare file CSV, Excel e .zip al ticket. Non sono ammessi programmi e script (come .exe, .bat o .msi).

D: Quanto tempo ci vuole? R: Fino a 72 ore lavorative dalla ricezione dei fogli di calcolo completi.

D: Posso continuare a usare il sistema durante la migrazione? R: Sì. Eviti solo di inserire a mano gli stessi clienti e prodotti già presenti nei fogli di calcolo, per non creare duplicati. Se deve registrare qualcosa con urgenza, lo segnali nel ticket.

D: Il foglio di calcolo è troppo grande per essere allegato. R: Ogni file può pesare fino a 25 MB. Divida i dati in più file (ad esempio, clienti dalla A alla M e dalla N alla Z) e li invii come risposte nello stesso ticket.

D: Non vedo il menu Assistenza. R: Contatti il team tramite l’icona della chat in alto nella schermata. Se fa parte del team dello studio e non vede il menu, chieda al titolare di abilitare il suo accesso in Accessi → Profili.