Hub finanziario: monitorare e registrare pagamenti e incassi

Che cos’è

È il centro di gestione dei conti del tuo studio: tutto quello che devi pagare o incassare, che è già stato pagato o incassato, in un unico periodo e in un’unica lista. Riunisce le spese dei fornitori, gli incassi dai clienti e le rettifiche contabili manuali, con un riepilogo del saldo per conto nella parte superiore dello schermo. Qui puoi registrare il pagamento o l’incasso di un conto, singolarmente o in blocco, senza dover aprire una per una le spese o le vendite originali.

Quando usarlo

A fine giornata, per controllare cosa è scaduto e non è ancora stato pagato o incassato.
Quando il fornitore di Pomada cicatrizante conferma che il bollettino è stato pagato e devi registrarlo nel sistema.
Quando scadono insieme più conti dello stesso tipo (per esempio, diversi clienti con un saldo insoluto) e vuoi registrarli tutti in una volta, invece che uno per uno.
Per inserire una nuova spesa (affitto, materiali, bollette) senza uscire dalla schermata e accedere al menu Spese.

Prima di iniziare

L’Hub finanziario fa parte del modulo Finanza. Se non trovi questa opzione nel menu o non riesci a registrare un pagamento o un incasso, chiedi al titolare dello studio di autorizzarti da Accessi → Profili.

Passo dopo passo

Passaggio 1 — Consultare il riepilogo e l’elenco dei conti

Quando apri l’Hub finanziario, il periodo iniziale è “Oggi”. Il riquadro Riepilogo generale nella parte superiore mostra il saldo dei conti (Cassa, Banca…) nel periodo, con la vista Consolidato e quella per singolo conto; usa Comprimi/Espandi per nasconderlo o visualizzarlo. Sono inclusi solo i conti selezionati con Mostra nell’Hub finanziario nel Piano dei conti; se non ne è selezionato nessuno, nel riquadro appare l’avviso “Nessun conto selezionato per la visualizzazione nell’Hub finanziario”. L’elenco sottostante mostra ogni voce: da pagare, pagata, da incassare, incassata, incasso parziale e registrazioni manuali. La riga è rossa quando il denaro esce e verde quando entra. In fondo alla pagina trovi i totali dell’elenco: le operazioni già effettuate (crediti e debiti), quelle ancora previste e il saldo.

All’accesso viene mostrato solo il periodo. I filtri per cliente/fornitore, stato, documento, centro di costo e nota, insieme ai pulsanti Applica filtri, Nuova spesa, Nuova rettifica e Esporta CSV, si trovano in Più filtri. Il numero accanto al pulsante indica quanti filtri sono attivi. I filtri inseriti vengono applicati solo dopo aver cliccato su Applica filtri.

Panoramica dell’Hub finanziario, con il riepilogo dei conti e l’elenco delle voci del giorno

Passaggio 2 — Inserire una spesa direttamente dall’Hub

Apri Più filtri e clicca su Nuova spesa per inserire un conto da pagare senza uscire dalla schermata. Seleziona il Beneficiario (cliente, fornitore o dipendente), inserisci Scadenza, Metodo di pagamento e Numero del documento, quindi aggiungi almeno una riga in Allocazione contabile con l’importo. L’Importo totale della spesa viene calcolato in base a questa allocazione, non è un campo da compilare separatamente. Se il beneficiario ha già una spesa precedente, l’allocazione contabile dell’ultima spesa viene precompilata (solo nelle righe ancora vuote: quello che hai già inserito non viene cancellato né duplicato); devi solo modificare l’importo. Il modulo è lo stesso della schermata Spese.

Modulo di nuova spesa compilato, pronto per essere salvato

Passaggio 3 — Registrare un pagamento

Su una riga Da pagare, clicca sull’icona Registra pagamento. Seleziona il Conto di addebito (da cui esce il denaro) e la Metodo di pagamento. Il campo Importo pagato è già compilato con il saldo residuo, ma puoi modificarlo per registrare un pagamento parziale. Puoi inserire anche la Data di pagamento e una Nota. Clicca su Conferma pagamento.

Finestra di pagamento con il conto di addebito e il metodo di pagamento selezionati

Passaggio 4 — Registrare un incasso

La procedura è la stessa per il denaro che entra: su una riga Da incassare, clicca su Registra incasso. Seleziona la Metodo di pagamento e il Conto di accredito (su cui verrà accreditato il denaro). Il conto viene suggerito in base al metodo di pagamento selezionato, ma puoi cambiarlo.

Finestra di incasso con il conto di accredito e il metodo di pagamento selezionati

Passaggio 5 — Registrare più pagamenti o incassi in blocco

Seleziona le caselle di più righe dello stesso tipo (tutte Da pagare oppure tutte Da incassare) e clicca sul pulsante che appare nella barra di selezione: Pagamento in blocco o Incasso in blocco, a seconda delle righe selezionate. Ogni conto mantiene i propri campi: puoi usare un conto e un metodo di pagamento diversi per ciascuno, nella stessa operazione. Puoi selezionare solo righe Da pagare e Da incassare.

Finestra di pagamento in blocco, con due spese selezionate e pronte

Passaggio 6 — Consultare lo storico di una riga e stornare un pagamento

Clicca sull’icona a forma di freccia accanto a una riga per espanderla e vedere i dettagli: data di emissione, scadenza, metodo di pagamento, Totale della rata, Pagato finora (o Ricevuto finora) e Saldo in sospeso, oltre a chi ha registrato ogni pagamento e quando. Per una spesa, ogni pagamento elencato ha la propria icona Storna pagamento, per annullare un’operazione registrata per errore.

Riga della spesa pagata espansa, con lo storico dei pagamenti e l’icona per stornare

Cosa succede dopo

Il pagamento o l’incasso di un conto aggiorna subito il saldo del conto selezionato (Cassa, Banca…), che viene riportato nel riepilogo in cima alla schermata.
Una riga pagata o incassata scompare dall’elenco delle operazioni in sospeso e appare come Pagata o Ricevuta, con lo storico dei pagamenti salvato, anche se viene pagata in più volte (parzialmente).
Lo storno di un pagamento ripristina il saldo del conto e aggiorna il saldo residuo della voce. Il pagamento stornato resta visibile nello storico, barrato, così puoi sapere chi l’ha stornato e quando.
Una riga Da pagare con l’etichetta Prevista è un’occorrenza futura di un conto ricorrente che non è ancora stata generata. Viene mostrata per aiutarti a pianificare la liquidità, ma non può essere pagata né selezionata per il pagamento in blocco da qui.
Una comanda chiusa con un metodo di pagamento “da incassare in futuro” (assegno, bollettino) appare automaticamente qui come una riga Da incassare, senza bisogno di alcuna registrazione manuale: l’Hub riporta soltanto dati già presenti in altre schermate del sistema. Una comanda ancora aperta, anche se è già stato registrato un pagamento parziale, non viene mostrata: diventa una vendita e viene aggiunta all’Hub solo dopo essere stata chiusa.

Errori comuni e domande

D: Devo selezionare un conto contabile ogni volta che registro un pagamento? R: Sì: il Conto di addebito (per i pagamenti) o il Conto di accredito (per gli incassi) è obbligatorio, perché determina da quale conto esce il denaro o su quale viene accreditato.

D: Posso pagare un conto da pagare e incassare un conto da incassare nello stesso pagamento in blocco? R: No: se la selezione comprende entrambi i tipi, il sistema ti avvisa e ti chiede di selezionarne uno solo prima di continuare.

D: L’importo del pagamento deve corrispondere all’importo totale del conto? R: No: il campo è già compilato con il saldo residuo, ma puoi inserire un importo inferiore per registrare un pagamento parziale. Il resto rimane in sospeso.

D: Chi può stornare un pagamento? R: Solo chi ha accesso in modifica alla sezione Spese e solo per i conti Da pagare/Pagata: l’icona per stornare appare nello storico dei pagamenti di una spesa, non in quello di un incasso. Se non la vedi, chiedi al titolare dello studio di autorizzarti da Accessi → Profili.

D: Non vedo i pulsanti “Nuova spesa” e “Nuova rettifica”. Perché? R: Si trovano in Più filtri e appaiono solo se hai accesso in modifica alla sezione Spese (per Nuova spesa) e alla sezione Rettifiche contabili (per Nuova rettifica). Se non li vedi, chiedi al titolare dello studio di autorizzarti da Accessi → Profili.

D: Ho inserito il nome del fornitore nel filtro, ma l’elenco non è cambiato. Cosa devo fare? R: Cliccare su Applica filtri. I campi di Più filtri vengono applicati solo dopo aver cliccato; solo il periodo viene applicato subito.