Report presenze utenti: controllare entrate e uscite del team

Che cos’è

È il report di tutte le rilevazioni delle presenze del team: ogni riga mostra un’entrata con la relativa uscita e il totale delle ore lavorate per giorno e per persona.

Quando usarlo

Controllare gli orari di entrata e uscita di un dipendente in un determinato periodo.
Vedere il totale delle ore lavorate da ogni persona, per verificare la busta paga.
Correggere una rilevazione delle presenze errata o inserirne una manualmente se qualcuno si dimentica di registrarla.

Prima di iniziare

Se non riesci a visualizzare questo report, chiedi al titolare dello studio di concederti l’accesso in Accessi → Profili. Per correggere, eliminare o inserire manualmente una rilevazione è necessario un livello di accesso superiore (Modifica) rispetto alla sola visualizzazione (Lettura). Si tratta di un’autorizzazione separata da quella che consente a una persona di registrare le proprie presenze.

Passo dopo passo

Passaggio 1 — Visualizzare l’elenco delle rilevazioni

In Report, fai clic su Rilevazione presenze utenti. Ogni riga mostra il Dipendente, la Data, l’Entrata, l’Uscita, le Ore e lo Stato. In fondo, la tabella Ore totali per dipendente calcola la somma dei giorni lavorati e delle ore di ogni persona nel periodo.

Report presenze utenti aperto, con l’elenco e il totale delle ore per dipendente

Passaggio 2 — Filtrare per dipendente

Apri Più filtri, scegli un nome in Dipendente e fai clic su Applica filtri per visualizzare solo le rilevazioni di quella persona.

Elenco filtrato per un dipendente specifico

Passaggio 3 — Correggere una rilevazione

Fai clic su una riga per aprire la finestra Modifica rilevazione e correggere l’orario di Entrata o Uscita. Il Totale calcolato si aggiorna mentre digiti. Fai clic su Salva. La riga è selezionabile solo da chi ha accesso Modifica a questo report.

Per inserire una rilevazione che una persona si è dimenticata di registrare, fai clic su Aggiungi nuova rilevazione nella stessa finestra: si apre Nuova rilevazione per lo stesso dipendente, dove puoi inserire l’entrata e l’uscita.

Finestra di modifica di una rilevazione delle presenze

Passaggio 4 — Eliminare una rilevazione

Nella stessa finestra, fai clic su Elimina e conferma. Il messaggio è chiaro: Eliminare questa rilevazione? Questa azione non può essere annullata.

Conferma dell’eliminazione di una rilevazione delle presenze

Cosa succede dopo

Una rilevazione già chiusa (con entrata e uscita) non può essere riaperta: può solo essere modificata (cambiando gli orari) o eliminata. Se devi davvero riaprirla, eliminala e inseriscine una nuova manualmente.
Quando inserisci una rilevazione manualmente, l’Uscita è obbligatoria. Una rilevazione registrata direttamente può invece rimanere aperta finché la persona non registra l’uscita.
Una rilevazione “Aperto” può indicare un turno ancora in corso oppure una mancata registrazione dell’uscita, che il sistema chiude da solo dopo molte ore. Il report non permette di distinguere i due casi: apri la rilevazione per controllare.
La durata (Ore) viene calcolata indipendentemente dal fuso orario visualizzato, quindi resta corretta anche per un turno che attraversa il cambio dell’ora legale.

Errori comuni e domande

D: Una rilevazione è «Aperto» da diversi giorni: cosa è successo? R: Probabilmente la persona si è dimenticata di registrare l’uscita. Il sistema non la chiude subito: lo fa solo dopo molte ore, senza inserire un orario di uscita effettivo. Apri la rilevazione e correggi manualmente l’uscita.

D: Posso riaprire una rilevazione che ha già un’entrata e un’uscita? R: No: una rilevazione chiusa può solo essere modificata (cambiando gli orari) o eliminata. Non è possibile «riaprirla».

D: Perché devo inserire l’uscita quando aggiungo una rilevazione manualmente, ma non quando modifico una rilevazione aperta? R: Perché una rilevazione inserita manualmente senza uscita risulterebbe «aperta» e verrebbe chiusa automaticamente dalla successiva registrazione effettiva della persona, compromettendo il monitoraggio. È invece possibile modificare una rilevazione già aperta senza inserire l’uscita.

D: Chi può correggere le presenze di un’altra persona? R: Solo chi ha accesso Modifica a questo specifico report. È un’autorizzazione diversa da quella che permette a qualcuno di registrare le proprie presenze. Una persona può essere autorizzata a registrare le proprie presenze senza avere alcun permesso per modificare le rilevazioni, nemmeno le proprie.

D: Il report indica da dove proviene ogni rilevazione delle presenze (schermata PIN, totem o inserimento manuale)? R: No: il report mostra solo l’orario di entrata, quello di uscita e la durata. Da questa schermata non è possibile sapere se la rilevazione proviene da un totem, dalla schermata PIN o da un inserimento manuale.