Fattura di servizi (NFS-e): emettere la fattura di una comanda chiusa

Che cos’è

La fattura di servizi (NFS-e) è il documento fiscale che il tuo studio emette per il cliente per il servizio prestato. Nel sistema, emetti la fattura direttamente dalla comanda, dopo che è stata chiusa (pagata): il cliente, i servizi e l’importo vengono ripresi dalla comanda stessa e la fattura viene inviata al comune tramite lo standard nazionale NFS-e.

L’emissione è disponibile solo per le aziende in Brasile.

Quando usarlo

Il cliente ha pagato un Copertura del braccio e ha chiesto la fattura: apri la comanda chiusa ed emettila.
Il commercialista ha chiesto le fatture del mese: le trovi nel report Fatture emesse.
Una comanda include una Copertura del braccio e una Pomata cicatrizzante: la fattura riporta solo il servizio, senza dover rimuovere il prodotto manualmente.

Prima di iniziare

L’emissione va configurata una sola volta dalla persona che gestisce l’azienda nel sistema (vedi il Passaggio 1). Ti serviranno il certificato digitale A1 dell’azienda (file .pfx o .p12 e password), l’iscrizione municipale e il codice IBGE del comune. I codici fiscali e l’aliquota di ciascun servizio si trovano nella scheda Imposte del servizio. Se non sai quali usare, chiedi conferma al tuo commercialista.

Se il pulsante Emetti fattura non appare nella comanda, chiedi al titolare dello studio di abilitarti l’accesso alle Fatture emesse in Accessi → Profili.

Passo dopo passo

Passaggio 1 — Configurare l’emissione (una sola volta)

In Impostazioni → Azienda, apri la sezione Fattura di servizi (NFS-e). Carica il Certificato digitale A1 e inserisci la Password del certificato, compila Iscrizione municipale e Codice IBGE del comune, quindi scegli Ambiente di emissione: Test serve per fare prove, senza valore fiscale, mentre Produzione consente di emettere fatture effettive. Fai clic su Verifica configurazione e, se è tutto a posto, attiva Emissione di NFS-e in questa azienda e salva.

Sezione Fattura di servizi (NFS-e) della schermata Azienda, con il certificato caricato e l’emissione attivata

L’articolo Azienda spiega il resto della schermata.

Passaggio 2 — Scoprire perché il pulsante è disattivato

Apri la comanda. Il pulsante Emetti fattura si trova in fondo alla schermata (sul cellulare, nel menu ⋮). Finché non è possibile emettere la fattura, il pulsante è disattivato e nella comanda viene indicato il motivo in Fattura di servizi: sul computer, appena sopra la parte inferiore della schermata; sul cellulare, in fondo alla comanda, dopo i totali:

l’emissione di NFS-e non è ancora stata configurata e attivata (Passaggio 1);
la comanda non è ancora stata chiusa (pagata);
la comanda è stata annullata, non contiene servizi oppure l’importo dei servizi è zero.

Comanda aperta con il pulsante Emetti fattura disattivato e il motivo indicato sopra la parte inferiore della schermata

Passaggio 3 — Emettere la fattura della comanda chiusa

Quando viene registrato l’ultimo pagamento, la comanda si chiude automaticamente. Per emettere la fattura, apri la schermata Comande, imposta il filtro di stato su Chiusa e apri la comanda. Fai clic su Emetti fattura. Nella finestra trovi:

il Cliente della comanda. Se il cliente non è registrato, la fattura viene emessa senza destinatario (consumatore non identificato);
il Valore dei servizi e l’elenco dei Servizi. I prodotti non sono inclusi;
la Descrizione del servizio, che viene stampata sulla fattura e può essere modificata;
la Competenza, cioè il mese in cui è stato prestato il servizio. Corrisponde alla data di vendita della comanda.

Controlla i dati e fai clic su Emetti NFS-e.

Finestra di emissione della NFS-e della comanda, con cliente, servizi, descrizione e competenza

Il messaggio visualizzato dopo il clic indica se la fattura è stata autorizzata dal comune, è in attesa di emissione o è stata rifiutata, con il relativo motivo.

Passaggio 4 — Scaricare la fattura o inviarla al cliente

Dopo l’emissione, il pulsante della comanda diventa Vedi fattura. Si apre la fattura, con i pulsanti per scaricare il PDF (DANFSe) e l’XML e per Invia per e-mail o Invia tramite WhatsApp (quest’ultima opzione è disponibile solo se WhatsApp dello studio è connesso). I pulsanti di invio sono visibili a chi può emettere fatture; chi può solo consultarle può scaricarle. Il PDF e l’XML vengono inviati insieme; l’XML è il documento fiscale valido.

Fattura già emessa, aperta dalla comanda, con i pulsanti per PDF, XML ed e-mail

Cosa succede dopo

La fattura appare nel report Fatture emesse, con origine Comanda. Da qui puoi controllarne lo stato, annullarla o inviarla di nuovo per l’elaborazione.
Ogni comanda può avere al massimo una fattura valida. Se la fattura viene rifiutata dal comune o annullata, puoi emetterne una nuova per la comanda.
Chiudere la comanda non emette automaticamente la fattura: l’emissione avviene sempre tramite il pulsante.

Errori comuni e domande

D: Ho stornato la comanda. Che cosa succede alla fattura? R: Una comanda stornata non genera una nuova fattura. Se la fattura era ancora in coda, lo storno la rimuove dalla coda. Se era già stata emessa, annullala nel report Fatture emesse.

D: Perché il pulsante Emetti fattura è disattivato? R: Il motivo è indicato nella comanda (sul computer, appena sopra la parte inferiore della schermata; sul cellulare, in fondo alla comanda). Di solito l’emissione di NFS-e non è ancora stata configurata e attivata in Impostazioni → Azienda, oppure la comanda non è ancora stata chiusa (pagata). Anche una comanda annullata o senza servizi non genera una fattura.

D: I prodotti della comanda vengono inclusi nella fattura? R: No. La fattura di servizi dichiara solo i servizi. Una Pomata cicatrizzante venduta nella stessa comanda non viene inclusa.

D: Perché l’importo della fattura è inferiore al totale della comanda? R: La fattura include solo il prezzo dei servizi. I prodotti e le imposte aggiunti al totale non vengono inclusi. Se è stato applicato uno sconto generale alla comanda, questo viene ripartito tra servizi e prodotti in proporzione al loro valore e la fattura include la quota relativa ai servizi. Esempio: R$ 300 di servizi, R$ 100 di prodotti e R$ 40 di sconto generano una fattura di R$ 270.

D: Il cliente non è registrato. La fattura riporta il suo nome? R: No. Se il cliente non è registrato, la fattura viene emessa senza destinatario (consumatore non identificato), anche se il suo nome è stato inserito nella comanda. Per intestare la fattura al cliente, registralo e selezionalo nella comanda prima di ricevere il pagamento: una volta chiusa, la comanda non può più essere modificata.

D: Il comune ha rifiutato la fattura. Che cosa devo fare? R: Il messaggio del comune viene visualizzato sullo schermo e nel report, nella colonna Motivo della sospensione. Un caso comune è una comanda con servizi che hanno codici fiscali diversi: controlla la scheda Imposte di ciascun servizio. Dopo aver corretto i dati, invia di nuovo la fattura per l’elaborazione dal report oppure emettila di nuovo dalla comanda.

D: Ho fatto clic due volte su Emetti NFS-e. Sono state emesse due fatture? R: No. Ogni comanda può avere al massimo una fattura valida; il secondo tentativo avvisa che la comanda ha già una fattura.

D: Posso emettere una fattura di prova? R: Sì. Con Ambiente di emissione impostato su Test, le fatture vengono inviate all’ambiente di test e non hanno valore fiscale. Seleziona Produzione quando vuoi emettere fatture effettive.