Ajustement des comptes : créer et modifier des écritures comptables manuelles

De quoi s’agit-il

Cet écran vous permet de saisir manuellement un débit et un crédit qui ne proviennent d’aucune vente, d’aucun paiement de dépense ni d’aucune clôture de caisse — par exemple, une écriture d’ouverture ou une correction ponctuelle qui ne peut pas être effectuée dans un autre écran. Chaque écriture comporte au moins deux lignes, et le total des débits doit être exactement égal à celui des crédits avant l’enregistrement. Il s’agit du même formulaire que celui ouvert par le raccourci Nouvel ajustement du Hub financier.

Quand l’utiliser

Saisir le solde d’ouverture d’un compte lorsque vous commencez à utiliser le module Finance.
Corriger une écriture manuelle précédente qui a été mal saisie.
Reproduire un ajustement similaire à un autre déjà enregistré, sans recréer les lignes.
Enregistrer un ajustement comptable ponctuel qui ne correspond ni à une dépense, ni à une vente, ni à une clôture de caisse.

Avant de commencer

Si vous ne pouvez pas créer ou modifier un ajustement, demandez au propriétaire du studio de vous accorder l’accès dans Accès → Profils. La suppression d’un ajustement nécessite un niveau d’accès supérieur (Total) à celui requis pour le créer ou le modifier (Modification).

Étape par étape

Étape 1 — Afficher la liste des ajustements

La liste affiche uniquement les écritures manuelles de la période (pas les ventes, les dépenses ni les clôtures de caisse — celles-ci figurent uniquement dans Écritures comptables). Utilisez la recherche (Rechercher par description…), la période (dans le panneau ouvert avec le bouton Filtres, réglé sur « Ce mois-ci » par défaut) ou les filtres des colonnes pour trouver un ajustement précis.

Liste des ajustements de comptes de la période

Étape 2 — Créer un nouvel ajustement

Cliquez sur Nouvel ajustement, choisissez la Date, saisissez une Observation générale (facultative) et renseignez les Lignes de l’écriture : pour chaque ligne, choisissez le Compte, ajoutez éventuellement un Centre de coûts, puis saisissez le montant en Débit ou en Crédit (jamais les deux sur une même ligne). Utilisez Ajouter une ligne pour ajouter plus de deux lignes. Le récapitulatif en bas de page indique le Total débit, le Total crédit et un indicateur Équilibré/Débit ≠ Crédit — le bouton Enregistrer l’écriture n’est activé que lorsque les deux totaux sont égaux.

Nouvel ajustement avec deux lignes renseignées et équilibrées

Étape 3 — Supprimer un ajustement

Cliquez sur l’icône Supprimer et confirmez. Cette icône n’apparaît que pour les personnes ayant le niveau d’accès Total à l’ajustement des comptes — et uniquement pour les écritures saisies dans cet écran, jamais pour celles générées par un autre module (voir « Que se passe-t-il ensuite ? »).

Confirmation de la suppression d’un ajustement

Étape 4 — Cloner un ajustement similaire

Pour reproduire un ajustement existant, cliquez sur l’icône Cloner de la ligne. Un Nouvel ajustement de comptes s’ouvre avec l’observation et les mêmes lignes (comptes, centres de coûts et montants) que l’écriture d’origine, ainsi que la date du jour. Modifiez les éléments nécessaires et cliquez sur Enregistrer l’écriture. L’écriture d’origine reste inchangée. Vous pouvez même cloner une écriture générée par un autre module : le clone est créé comme un ajustement manuel ordinaire, que vous pouvez modifier.

Nouvel ajustement prérempli à partir d’une écriture existante

Et ensuite

Une écriture enregistrée ici apparaît immédiatement dans Écritures comptables, avec toutes les autres.
Toutes les écritures Manuel n’ont pas été saisies par quelqu’un dans cet écran : une sortie ou une entrée de caisse avec un compte de contrepartie sélectionné, ainsi que l’extourne d’une autre écriture, apparaissent également comme « Manuelles ». Cependant, elles sont verrouillées : seule une icône en forme d’œil (Afficher (généré par un autre module)) s’affiche à la place des options de modification et de suppression. À l’ouverture, un message indique : « Cette écriture a été générée par un autre module et ne peut pas être modifiée ici. »
La suppression d’un ajustement est définitive : il n’existe ni corbeille ni historique des ajustements supprimés.

Erreurs fréquentes et questions

Q : Quelle est la différence entre cet écran et Écritures comptables ? R : Ici, vous pouvez créer, modifier et supprimer des écritures, mais seules les écritures manuelles sont visibles. Dans Écritures comptables, vous pouvez uniquement consulter les écritures, mais vous les voyez toutes (ventes, dépenses, clôtures de caisse et ajustements manuels).

Q : Pourquoi certaines écritures affichent-elles uniquement une icône en forme d’œil, sans option de modification ni de suppression ? R : Parce que ces écritures n’ont pas été saisies manuellement : elles proviennent d’une autre opération (une sortie ou une entrée de caisse, par exemple, ou l’extourne d’une autre écriture). Elles sont verrouillées pour éviter de désynchroniser l’opération d’origine ; l’icône en forme d’œil permet uniquement d’en afficher les détails.

Q : Pourquoi le bouton d’enregistrement reste-t-il désactivé alors que j’ai tout renseigné ? R : Parce que le total des débits n’est pas encore égal à celui des crédits. Vérifiez l’indicateur en bas du formulaire : tant qu’il affiche Débit ≠ Crédit, l’enregistrement reste bloqué. Il est impossible d’enregistrer une écriture déséquilibrée, même par erreur.

Q : Une écriture peut-elle ne comporter qu’une seule ligne ? R : Non, elle doit comporter au moins deux lignes (une au débit et une au crédit). L’icône de suppression d’une ligne est désactivée dès qu’il ne reste que deux lignes.

Q : Est-il obligatoire de choisir un centre de coûts pour chaque ligne ? R : Non, c’est facultatif pour chaque ligne. Une ligne sans centre de coûts est enregistrée normalement, mais elle ne figure dans aucun rapport regroupé par centre de coûts.