Questions d’anamnèse : constituer une banque de questions sur la santé

De quoi s’agit-il

Il s’agit d’une banque de questions réutilisables qui sert à créer la fiche d’anamnèse : le questionnaire de santé auquel le client répond avant une séance de tatouage afin de vérifier ses allergies, ses problèmes de santé et ses contre-indications. Les questions enregistrées ici sont la matière première ; pour créer le questionnaire proprement dit, il faut choisir et ordonner ces questions dans l’écran Modèles d’anamnèse.

Quand l’utiliser

• Ajouter une nouvelle question à la banque (sur un problème de santé particulier ou une intervention antérieure, par exemple).
• Créer une question conditionnelle, comme « Laquelle ? », qui s’affiche uniquement si le client répond « Oui » à une question précédente.
• Vérifier dans quels modèles une question est déjà utilisée avant de la modifier ou de la supprimer.

Avant de commencer

• La fonctionnalité d’anamnèse doit être incluse dans votre forfait. Si le menu Paramètres → Questions d’anamnèse n’apparaît pas, contactez le support.
• Si vous ne pouvez pas créer ou modifier une question (le bouton Nouvelle question et les icônes de modification et de suppression n’apparaissent pas), demandez au propriétaire du studio de vous autoriser l’accès dans Accès → Profils.

Étape par étape

Étape 1 — Consulter la liste des questions

Ouvrez Paramètres → Questions d’anamnèse. Chaque ligne indique le Texte de la question, le Type de réponse, les Modèles associés et le statut. Une question conditionnelle apparaît en retrait, juste sous la question dont elle dépend, avec la mention Apparaît quand qui indique la question et l’option qui la déclenchent.

Utilisez la recherche pour trouver une question par son texte et le filtre Type de réponse pour n’afficher qu’un seul type. L’option Afficher uniquement les actives est activée par défaut : désactivez-la pour afficher également les questions inactives.

Étape 2 — Créer une question avec des options de réponse

Cliquez sur Nouvelle question, saisissez le Texte de la question (le seul champ obligatoire), puis choisissez le Type de réponse : Texte libre, Saisie courte, Interrupteur, Sélection, Sélection multiple, Date ou Numéro. Les types Sélection, Sélection multiple et Interrupteur affichent l’onglet Options de réponse : cliquez sur Ajouter une option pour chaque réponse que le client pourra choisir, puis faites glisser les options pour modifier leur ordre. La Valeur sémantique de chaque option est facultative. Cliquez sur Enregistrer.

Étape 3 — Créer une question conditionnelle

Lorsque vous créez une autre question, utilisez la section Apparaît quand (facultative), dans l’onglet Question : choisissez la Question parente, puis l’Option déclenchante. L’écran affiche Condition active. La question ne s’affiche au client que si la question parente reçoit cette réponse. Seules les questions actives de type Interrupteur, Sélection ou Sélection multiple peuvent être des questions parentes. Pour annuler, cliquez sur Effacer la condition.

Étape 4 — Voir dans quels modèles la question est utilisée

Dans l’onglet Liens (visible uniquement lorsque vous modifiez une question déjà enregistrée), chaque modèle d’anamnèse dispose d’une case à cocher : si elle est cochée, le modèle utilise cette question. Pour chaque modèle coché, vous pouvez aussi définir si la question est Obligatoire ainsi que son Ordre d’affichage. Le lien est enregistré en même temps que la question avec Enregistrer : vous n’avez pas besoin d’ouvrir chaque modèle.

Étape 5 — Supprimer une question

Cliquez sur l’icône Supprimer, puis confirmez en cliquant sur Supprimer. La suite dépend de l’historique de cette question (voir ci-dessous).

Et ensuite

• Si la question n’a jamais reçu de réponse dans une anamnèse, ne figure dans aucune fiche déjà remplie (même avec une réponse vide) et qu’aucune de ses options n’active une question conditionnelle, elle est définitivement supprimée et disparaît de tous les modèles qui l’utilisaient, sans notification distincte. Si elle a déjà reçu une réponse, figure dans une fiche remplie (même avec une réponse vide) ou si une question conditionnelle dépend de l’une de ses options, elle est simplement désactivée afin de préserver l’historique. Un message à l’écran indique ce qui s’est passé.
• Une question désactivée disparaît de la liste (à cause de Afficher uniquement les actives) et n’est plus proposée lors de la création des modèles. Pour la rétablir, désactivez ce filtre et cliquez sur Réactiver sur sa ligne.
• La suppression d’une option de réponse déjà choisie par un client ou figurant dans une fiche remplie la désactive également : les anciennes anamnèses continuent d’afficher cette réponse.
• La modification du texte ou des options d’une question s’applique à tous les modèles qui l’utilisent : il s’agit de la même question partagée, et non d’une copie propre à chaque modèle. Les fiches déjà remplies ne sont pas modifiées : chacune conserve les questions, le format de réponse et les options tels qu’ils étaient au moment de son envoi.
• Aucune réponse ne déclenche d’alerte automatique sur un autre écran. Par exemple, indiquer « Oui, je suis allergique au latex » ne fait apparaître aucun signalement ni aucune alerte dans l’écran de prise en charge. C’est différent des étiquettes client, qui peuvent être configurées en mode « alerte » pour être mises en évidence. La personne qui reçoit le client doit ouvrir et lire l’anamnèse remplie pour consulter les réponses.

Erreurs fréquentes et questions

Q : Puis-je utiliser la même question dans plusieurs modèles d’anamnèse ? R : Oui, c’est l’usage habituel. L’onglet Liens sert justement à gérer ces associations : une même question sur les allergies, par exemple, peut figurer à la fois dans le modèle de tatouage et dans celui de piercing.

Q : Le type Interrupteur doit-il comporter exactement deux options ? R : C’est recommandé. Si plus de deux options sont actives, l’onglet Options de réponse affiche l’avertissement jaune Un interrupteur doit avoir exactement 2 options, mais n’empêche pas l’enregistrement.

Q : Que se passe-t-il si je supprime une question qui figure dans un modèle ? R : Si elle n’a jamais reçu de réponse, elle est définitivement supprimée et disparaît du modèle sans notification supplémentaire. Il est donc préférable de consulter l’onglet Liens avant de la supprimer, pour vérifier si un modèle en dépend.

Q : Une question conditionnelle peut-elle dépendre d’une autre question conditionnelle ? R : Oui, à condition que celle-ci soit active et de type Interrupteur, Sélection ou Sélection multiple (seuls ces types sont proposés dans Question parente). Il est toutefois recommandé de ne prévoir qu’un seul niveau (question principale → « Laquelle ? ») : les enchaînements plus longs sont difficiles à suivre, aussi bien lors de leur création que pour le client qui répond.

Q : Pourquoi une question n’apparaît-elle parfois pas dans la liste des options lors de la création d’un modèle ? R : La liste des questions disponibles pour un modèle affiche uniquement les questions Actif qui ne sont pas conditionnelles (les questions conditionnelles sont ajoutées avec leur question parente et ne se sélectionnent pas séparément).

Q : J’ai supprimé une question et elle a disparu de la liste. Comment la récupérer ? R : Si elle avait déjà reçu une réponse, elle a simplement été désactivée. Désactivez Afficher uniquement les actives, trouvez la question et cliquez sur Réactiver. Si elle n’avait jamais reçu de réponse, elle a été définitivement supprimée et vous devez la créer à nouveau.

Voir aussi

• Modèles d’anamnèse : créer la fiche de santé pour une prise en charge