Rapport de pointage des utilisateurs : suivre les arrivées et les départs de l’équipe
De quoi s’agit-il
Section intitulée « De quoi s’agit-il »Ce rapport répertorie tous les pointages de l’équipe. Chaque ligne correspond à une heure d’arrivée et à l’heure de départ correspondante, avec le total des heures travaillées par jour et par personne.
Quand l’utiliser
Section intitulée « Quand l’utiliser »- Vérifier les heures d’arrivée et de départ d’un employé sur une période donnée.
- Consulter le total des heures travaillées par personne, par exemple pour vérifier la paie.
- Corriger une erreur de pointage ou en saisir un manuellement si quelqu’un a oublié de pointer.
Avant de commencer
Section intitulée « Avant de commencer »Si vous ne parvenez pas à consulter ce rapport, demandez au propriétaire du salon de vous en autoriser l’accès dans Accès → Profils. Corriger, supprimer ou saisir un pointage manuellement nécessite un niveau d’accès supérieur (Modification) à celui requis pour la simple consultation (Lecture). Cet accès est distinct de celui qui permet à une personne de pointer elle-même.
Étape par étape
Section intitulée « Étape par étape »Étape 1 — Consulter la liste des pointages
Section intitulée « Étape 1 — Consulter la liste des pointages »Dans Rapports, cliquez sur Pointage des utilisateurs. Chaque ligne indique l’Employé, la Date, l’Entrée, la Sortie, le nombre d’Heures et la Situation. En bas du tableau, Total d’heures par employé récapitule le nombre de jours travaillés et les heures effectuées par chaque personne sur la période.
Étape 2 — Filtrer par employé
Section intitulée « Étape 2 — Filtrer par employé »Ouvrez Plus de filtres, sélectionnez un nom dans Employé, puis cliquez sur Appliquer les filtres pour afficher uniquement les pointages de cette personne.
Étape 3 — Corriger un pointage
Section intitulée « Étape 3 — Corriger un pointage »Cliquez sur une ligne pour ouvrir la fenêtre Ajuster le pointage et corriger l’heure d’Entrée ou de Sortie. Le Total calculé se met à jour au fur et à mesure de votre saisie. Cliquez sur Enregistrer. Seules les personnes disposant d’un accès de type Modification à ce rapport peuvent cliquer sur une ligne.
Pour saisir un pointage oublié, cliquez sur Ajouter un nouveau pointage dans la même fenêtre. La fenêtre Nouveau pointage s’ouvre pour le même employé : vous pouvez y saisir son heure d’arrivée et son heure de départ.
Étape 4 — Supprimer un pointage
Section intitulée « Étape 4 — Supprimer un pointage »Dans la même fenêtre, cliquez sur Supprimer et confirmez. Le message est explicite : Supprimer ce pointage ? Cette action est irréversible.
Et ensuite
Section intitulée « Et ensuite »- Un pointage déjà clôturé (avec une heure d’arrivée et une heure de départ) ne peut pas être rouvert. Vous pouvez seulement le modifier (changer les horaires) ou le supprimer. Si vous devez vraiment le rouvrir, supprimez-le puis saisissez-en un nouveau manuellement.
- Lorsqu’un pointage est saisi manuellement, l’heure de Sortie est obligatoire. Ce n’est pas le cas d’un pointage effectué normalement, qui peut rester en cours jusqu’à ce que la personne pointe son départ.
- Un pointage « En cours » peut correspondre à un service qui n’est pas encore terminé ou à un oubli de pointage au départ. Dans ce dernier cas, le système le clôture automatiquement après plusieurs heures. Le rapport ne permet pas de faire la différence : ouvrez le pointage pour vérifier.
- La durée (Heures) est calculée indépendamment du fuseau horaire affiché. Elle reste donc correcte même pour un service qui se poursuit lors du passage à l’heure d’été ou à l’heure d’hiver.
Erreurs fréquentes et questions
Section intitulée « Erreurs fréquentes et questions »Q : Un pointage « En cours » depuis plusieurs jours : que s’est-il passé ? R : La personne a probablement oublié de pointer son départ. Le système ne clôture pas le pointage immédiatement, mais seulement après plusieurs heures. Il ne renseigne pas pour autant une véritable heure de départ. Ouvrez le pointage et corrigez l’heure de départ manuellement.
Q : Puis-je rouvrir un pointage qui comporte déjà une heure d’arrivée et une heure de départ ? R : Non. Un pointage clôturé peut seulement être modifié (pour changer les horaires) ou supprimé. Il n’est pas possible de le rouvrir.
Q : Pourquoi dois-je renseigner l’heure de départ lors d’une saisie manuelle, mais pas lorsque je modifie un pointage en cours ? R : Sans heure de départ, un pointage saisi manuellement serait marqué « en cours », puis clôturé automatiquement au prochain pointage réel de la personne, ce qui fausserait le suivi. Vous pouvez modifier un pointage réellement en cours sans renseigner l’heure de départ.
Q : Qui peut corriger le pointage d’une autre personne ? R : Seules les personnes disposant d’un accès de type Modification à ce rapport peuvent le faire. Cet accès est distinct de celui qui permet à une personne de pointer elle-même. Une personne peut être autorisée à pointer sans avoir le moindre droit de modification des pointages, y compris du sien.
Q : Le rapport indique-t-il l’origine de chaque pointage (écran PIN, borne ou saisie manuelle) ? R : Non. Le rapport indique uniquement les heures d’arrivée et de départ ainsi que la durée. Cet écran ne permet pas de savoir si le pointage provient d’une borne, de l’écran PIN ou d’une saisie manuelle.