Rapport des factures de services : suivre, télécharger et envoyer les factures émises
De quoi s’agit-il
Section intitulée « De quoi s’agit-il »Ce rapport répertorie toutes les factures de services (NFS-e) de votre studio : numéro, client, description, période de référence, valeur, ISS, situation auprès de la mairie et origine de la facture (addition, contrat récurrent ou émission ponctuelle). C’est ici que vous pouvez télécharger le PDF et le XML, envoyer la facture au client, annuler une facture et soumettre à nouveau une facture refusée.
Cette fonctionnalité est réservée aux entreprises du Brésil.
Quand l’utiliser
Section intitulée « Quand l’utiliser »- Faire le point en fin de mois avec le comptable : répertorier les factures de la période et le montant total, ainsi que le total de l’ISS.
- Retrouver les factures refusées par la mairie afin de les corriger et de les soumettre à nouveau.
- Renvoyer la facture à un client qui a perdu l’e-mail.
- Annuler une facture émise par erreur.
Avant de commencer
Section intitulée « Avant de commencer »Le rapport affiche les factures uniquement une fois l’émission configurée et la première facture émise. Consultez Facture de services (NFS-e) pour configurer l’émission et émettre une facture depuis une addition.
Si vous ne parvenez pas à consulter ce rapport, à annuler une facture ou à la soumettre à nouveau, demandez au responsable du studio de vous donner accès dans Accès → Profils.
Étape par étape
Section intitulée « Étape par étape »Étape 1 — Ouvrir le rapport
Section intitulée « Étape 1 — Ouvrir le rapport »Dans Rapports, cliquez sur Factures de services émises. Le rapport s’ouvre sur les factures du mois, classées par date d’émission. Chaque ligne affiche Date d’émission, Numéro, Client, Description, Période de référence, Valeur, ISS, Situation et Origine. Le pied de page totalise la valeur et l’ISS de toute la période filtrée.
Les situations possibles sont : En attente d’émission (la facture est dans la file d’attente de la mairie), Autorisée, Refusée (le motif apparaît dans Motif de l’attente), Annulation en cours et Annulée.
Étape 2 — Filtrer par situation, origine ou client
Section intitulée « Étape 2 — Filtrer par situation, origine ou client »Ouvrez Plus de filtres pour choisir la Situation, l’Origine (par exemple, uniquement les factures émises depuis une Addition) ou rechercher par client, description, numéro ou clé. Cliquez sur Appliquer les filtres. Les boutons d’exportation se trouvent également ici.
Étape 3 — Consulter les détails d’une facture
Section intitulée « Étape 3 — Consulter les détails d’une facture »Cliquez sur Voir les détails sur la ligne de la facture. La fenêtre affiche le numéro, le client, les valeurs, la situation, l’origine et, le cas échéant, Ce que la mairie a répondu. L’icône Voir l’historique des envois indique Destinataires la facture, quand et par quel canal.
Étape 4 — Télécharger, envoyer, annuler ou soumettre à nouveau
Section intitulée « Étape 4 — Télécharger, envoyer, annuler ou soumettre à nouveau »Sur la ligne d’une facture autorisée, utilisez les icônes pour télécharger le PDF (DANFSe) ou le XML, ou pour Envoyer par e-mail et Envoyer par WhatsApp. Le XML est le document fiscal officiel ; le PDF est une version lisible.
Pour annuler, cliquez sur Annuler la facture, choisissez le Motif de l’annulation et rédigez la Justification (la mairie exige au moins 15 caractères). L’annulation n’est effective que si la mairie l’accepte, et le délai légal varie selon la commune.
Pour une facture refusée, après avoir corrigé les informations, cliquez sur l’icône de nouvelle soumission : la facture est renvoyée à la mairie avec les mêmes informations sur le service et le client.
Et ensuite
Section intitulée « Et ensuite »- L’annulation d’une facture ou son refus libère l’addition d’origine, qui peut alors recevoir une nouvelle facture.
- L’envoi par e-mail ou WhatsApp est consigné dans l’historique des envois de la facture.
- Les factures émises en Homologation sont signalées dans la colonne Environnement : ce sont des documents de test, sans valeur fiscale.
Erreurs fréquentes et questions
Section intitulée « Erreurs fréquentes et questions »Q : Pourquoi la facture est-elle « En attente d’émission » depuis longtemps ? R : La facture est dans la file d’attente de la mairie. Si le service de la mairie est indisponible, le système réessaie automatiquement. Si la facture n’est toujours pas émise, vérifiez la colonne Motif de l’attente.
Q : La mairie a refusé la facture. Que dois-je faire ? R : Consultez le motif dans Motif de l’attente ou dans les détails de la facture, corrigez le problème indiqué (généralement les informations du client ou les codes fiscaux du service), puis soumettez-la à nouveau.
Q : Pourquoi ne puis-je pas soumettre une facture à nouveau ? R : Seule une facture refusée peut être soumise à nouveau. Et si une autre facture valide existe déjà pour la même addition, la nouvelle soumission est refusée afin d’éviter les doublons.
Q : J’ai annulé la facture dans le système, mais est-elle toujours valide ? R : La demande d’annulation est envoyée à la mairie et ne prend effet que si elle est acceptée. En attendant, la facture reste en Annulation en cours. Si le délai légal de la commune est dépassé, la mairie refuse la demande.
Q : Comment afficher uniquement les factures provenant d’additions ? R : Dans Plus de filtres, choisissez l’Origine Addition et cliquez sur Appliquer les filtres.
Q : Les totaux ne concernent-ils que les factures affichées à l’écran ? R : Non. La valeur et l’ISS indiqués en pied de page correspondent à toutes les factures du filtre, et pas seulement à celles visibles en faisant défiler la page.