Placement rapide : trouver un créneau libre en partant du client, pas du planning
De quoi s’agit-il
Section intitulée « De quoi s’agit-il »Le Placement rapide inverse la logique de la prise de rendez-vous classique : au lieu de chercher un créneau libre dans le planning, vous choisissez le client et le tatouage manche complète, et le système affiche directement les créneaux disponibles, avec n’importe quel tatoueur ou un tatoueur en particulier. Un clic sur le créneau suffit à créer le rendez-vous, sans avoir à saisir la date et l’heure manuellement.
Quand l’utiliser
Section intitulée « Quand l’utiliser »- Un client se présente à l’accueil sans rendez-vous et demande s’il est possible de faire un piercing à l’hélix aujourd’hui.
- Quelqu’un appelle pour connaître le prochain créneau disponible, peu importe le tatoueur qui s’en chargera.
- Vous savez déjà quel tatoueur vous souhaitez attribuer au client, mais vous ne connaissez pas son prochain créneau libre.
Avant de commencer
Section intitulée « Avant de commencer »Cet article porte sur le Placement rapide. Si vous ne voyez pas ce bouton sur l’écran Rendez-vous, demandez au propriétaire du studio d’activer le module pour votre type d’activité.
Si vous ne pouvez pas utiliser le Placement rapide, demandez au propriétaire du studio de vous donner accès à l’écran Rendez-vous dans Accès → Profils : il s’agit de la même autorisation qui permet de créer et de modifier des rendez-vous directement dans le planning.
Étape par étape
Section intitulée « Étape par étape »Étape 1 — Ouvrir le Placement rapide
Section intitulée « Étape 1 — Ouvrir le Placement rapide »Sur l’écran Rendez-vous, cliquez sur Placement rapide. Sur mobile, le bouton se trouve sur la ligne sous le titre, à côté de Bloquer un créneau. Vous pouvez aussi ouvrir la même fenêtre à l’aide du raccourci Placement rapide sur le tableau de bord.
Étape 2 — Choisir le client
Section intitulée « Étape 2 — Choisir le client »Dans Client, recherchez un client déjà enregistré ou ajoutez-en un directement en cliquant sur le bouton + à côté du champ (Enregistrer le client). S’il s’agit simplement d’un nom sans fiche client, saisissez le nom dans la recherche et choisissez Utiliser sans enregistrement : il n’est pas nécessaire de créer une fiche complète pour placer un client.
Étape 3 — Choisir les services
Section intitulée « Étape 3 — Choisir les services »Cliquez sur Ajouter un service et recherchez le tatouage manche complète. Dès que le premier service est ajouté, la liste des Créneaux libres s’affiche automatiquement, sans que vous ayez à cliquer ailleurs.
Seuls les services dont la durée est renseignée s’affichent : le système s’en sert pour vérifier si le service peut tenir dans le créneau libre. Un service sans durée configurée n’apparaît pas dans la recherche. Renseignez sa durée dans Catalogue → Services.
Étape 4 — Filtrer par professionnel (facultatif)
Section intitulée « Étape 4 — Filtrer par professionnel (facultatif) »Par défaut, la recherche porte sur N’importe quel professionnel. Si le client a une préférence, choisissez le nom du professionnel dans le champ Professionnel : la liste des créneaux libres se met à jour automatiquement pour n’afficher que les disponibilités de ce tatoueur.
Étape 5 — Choisir un créneau et prendre rendez-vous
Section intitulée « Étape 5 — Choisir un créneau et prendre rendez-vous »La liste des Créneaux libres couvre les 7 prochains jours. Les créneaux sont regroupés par jour (Aujourd’hui, Demain et les jours suivants), avec jusqu’à 12 créneaux par jour. S’il y en a davantage, la fin de la journée indique « +N créneaux ». Chaque ligne affiche les heures de début et de fin, le tatoueur, la durée et, si votre studio utilise des postes, le poste disponible à ce créneau (ou Sans poste). Le bouton d’actualisation, à côté du titre de la liste, permet de rechercher à nouveau les disponibilités. Cliquez sur Prendre rendez-vous pour le créneau choisi : le rendez-vous est créé immédiatement, sans autre étape.
Et ensuite
Section intitulée « Et ensuite »- Le rendez-vous créé avec le Placement rapide est un rendez-vous classique : il apparaît dans le planning comme les autres, et vous pouvez le confirmer, signaler une absence, générer une fiche de commande, commencer la prestation ou l’annuler de la même manière.
- La fenêtre se ferme automatiquement et un message de confirmation s’affiche. Le client, les services et le professionnel choisis ne sont pas conservés pour la prochaine fois : chaque ouverture du Placement rapide repart de zéro.
- Lorsque plusieurs tatoueurs sont disponibles au même créneau (avec N’importe quel professionnel sélectionné), la ligne affiche le tatoueur le moins occupé ce jour-là — en privilégiant ceux qui ont un poste disponible — et les autres sont indiqués sous la forme « +N professionnels » sur la même ligne. Le rendez-vous est créé avec le tatoueur affiché sur la ligne.
Erreurs fréquentes et questions
Section intitulée « Erreurs fréquentes et questions »Q : Le Placement rapide remplace-t-il le Nouveau rendez-vous ? R : Non, il s’agit de deux façons d’arriver au même résultat. Utilisez le Placement rapide si vous souhaitez partir du client et du service pour trouver le créneau le plus proche. Utilisez le Nouveau rendez-vous si vous connaissez déjà la date, l’heure et le tatoueur souhaités.
Q : Pourquoi un service dont je sais qu’il existe n’apparaît-il pas dans la recherche du Placement rapide ? R : Parce que sa durée n’est pas renseignée. Le Placement rapide n’affiche que les services dont la durée est indiquée : le système s’en sert pour vérifier si le service peut tenir dans le créneau disponible. Renseignez sa durée dans Catalogue → Services pour qu’il apparaisse.
Q : Pourquoi n’y a-t-il pas de bouton Enregistrer dans le Placement rapide ? R : Parce qu’il n’y a pas de brouillon ici : le client, le service et le professionnel servent uniquement de filtres de recherche. Le rendez-vous n’est réellement créé que lorsque vous cliquez sur Prendre rendez-vous pour un créneau de la liste.
Q : La liste des créneaux était pleine, mais quand j’ai cliqué sur Prendre rendez-vous, un message m’a indiqué que le créneau n’existait plus. Que s’est-il passé ? R : Quelqu’un a placé un autre client sur ce créneau précis entre le moment où vous avez ouvert la liste et celui où vous avez cliqué. L’écran vous en informe et actualise automatiquement la liste : il vous suffit de choisir un autre créneau.
Q : Peut-on choisir la quantité ou modifier le prix du service dans le Placement rapide ? R : Non. Ici, le prix est celui indiqué dans la fiche du service et la quantité est toujours de 1. Si vous devez modifier le prix ou ajouter plusieurs unités, faites-le ensuite dans la fiche de commande créée à partir du rendez-vous.
Q : Le Placement rapide tient-il aussi compte des disponibilités définies par le professionnel ? R : Oui. Seuls les créneaux correspondant aux disponibilités définies par chaque tatoueur dans Mes disponibilités s’affichent. Les créneaux bloqués dans le planning, les jours fériés de l’entreprise, les horaires déjà occupés et ceux réservés à une personne de la liste d’attente sont également exclus.
Q : Le message « Aucun créneau disponible dans les prochains jours » s’est affiché. Que faire ? R : Le Placement rapide ne recherche que dans les 7 prochains jours. S’il n’y a pas de disponibilité sur cette période, essayez N’importe quel professionnel plutôt qu’un tatoueur en particulier, ou ajoutez le client à la Liste d’attente pour qu’il soit averti lorsqu’un créneau se libère.