Fiches techniques : consigner les détails de chaque prestation
De quoi s’agit-il
Section intitulée « De quoi s’agit-il »La fiche technique est le « carnet » du tatoueur dans le système : style, partie du corps, thème, couleurs, marque d’encre, aiguilles, nombre de séances. Elle est associée à la prestation ajoutée à l’addition : chaque tatouage couvrant tout le bras ou piercing de l’hélix effectué par le client a sa propre fiche. Lors de sa prochaine visite, vous pouvez reprendre la fiche de la dernière fois au lieu de repartir de zéro.
Quand l’utiliser
Section intitulée « Quand l’utiliser »- Un client revient pour continuer un tatouage couvrant tout le bras : dans l’addition de la nouvelle séance, vous ouvrez la fiche et utilisez Reprendre comme la dernière fois pour reprendre le style, l’encre et les aiguilles de la séance précédente, puis vous ajustez uniquement ce qui a changé.
- Un client fait un piercing de l’hélix : le tatoueur consigne l’emplacement et le bijou utilisé, afin que la personne qui s’occupera d’un changement de bijou sache exactement lequel a été posé.
- Vous avez commencé à proposer une nouvelle prestation (par exemple, le maquillage permanent) et souhaitez qu’une fiche technique soit également demandée dans l’addition : associez-lui une fiche dans la fiche de la prestation.
Avant de commencer
Section intitulée « Avant de commencer »Les fiches techniques de votre studio sont déjà prêtes : Tatouage et Piercing. Les prestations suggérées que vous avez sélectionnées dans les paramètres du compte (Tatouage, Cover-up, Retouche, Détatouage au laser, Piercing, Changement de bijou) sont automatiquement associées à la fiche correspondante. Une prestation que vous avez créée sous un autre nom est créée sans fiche : c’est l’objet de l’étape 1 ci-dessous.
La création d’un nouveau type de fiche, ou la modification des champs, des options et des statuts d’une fiche, ne peut pas être effectuée depuis votre compte : cette configuration est gérée dans l’administration de la plateforme par l’équipe Blakk. Si vous avez besoin d’un nouveau champ, contactez l’assistance Blakk.
Si vous ne parvenez pas à associer une fiche à une prestation, demandez au propriétaire du studio de vous donner accès aux prestations dans Accès → Profils. Si vous ne pouvez pas remplir la fiche dans l’addition (le formulaire s’ouvre en lecture seule), demandez au propriétaire du studio de vous donner accès aux additions avec l’autorisation de modification, dans Accès → Profils.
Étape par étape
Section intitulée « Étape par étape »Étape 1 — Associer la fiche technique à la prestation
Section intitulée « Étape 1 — Associer la fiche technique à la prestation »Dans Catalogue → Prestations, ouvrez la prestation à l’aide du bouton Modifier (ou créez-en une avec Nouveau service) et accédez à l’onglet Supplémentaire. Dans le champ Fiche technique, choisissez la fiche que le tatoueur devra remplir pour cette prestation, puis cliquez sur Enregistrer. Pour retirer la fiche de la prestation, choisissez Aucun.
Les fiches techniques sont disponibles uniquement pour les prestations : les fiches produit ne comportent pas ce champ.
Étape 2 — Ouvrir la fiche en attente de l’article
Section intitulée « Étape 2 — Ouvrir la fiche en attente de l’article »Une fois l’addition ouverte, cliquez sur Service/Produit et ajoutez la prestation. Si une fiche lui est associée, l’article de l’addition affiche le badge Fiche en attente, en orange. Cliquez dessus pour ouvrir la fiche. Le même badge apparaît lorsque l’addition est ouverte depuis l’onglet Addition d’une prestation.
Étape 3 — Remplir la fiche
Section intitulée « Étape 3 — Remplir la fiche »Remplissez les champs et cliquez sur Enregistrer. L’astérisque rouge indique les champs obligatoires de la fiche (par exemple, le style et l’emplacement du tatouage ; les champs obligatoires dépendent de la fiche de votre studio). Si l’un d’eux est vide, la fiche n’est pas enregistrée et le message Remplissez tous les champs obligatoires de la fiche technique. s’affiche, avec le nom des champs manquants. Un champ de texte soumis à un format défini (par exemple, une plaque d’immatriculation) affichant Format invalide empêche également l’enregistrement (La fiche technique contient des champs au format invalide.). Les champs Oui/Non ne sont jamais considérés comme vides : « non » est aussi une réponse. Dans les champs de liste avec recherche, comme le style et l’emplacement, si l’option souhaitée n’existe pas, saisissez son nom dans Rechercher ou ajouter… et cliquez sur Ajouter : cette nouvelle option sera disponible dans les prochaines fiches de votre studio.
Étape 4 — Vérifier que la fiche a bien été enregistrée
Section intitulée « Étape 4 — Vérifier que la fiche a bien été enregistrée »Après l’enregistrement, le message Fiche technique enregistrée s’affiche et le badge de l’article devient Fiche ok, en vert. Cliquez sur Fiche ok pour rouvrir la fiche et la vérifier ou la corriger, tant que l’addition est ouverte.
Étape 5 — Reprendre la fiche de la dernière fois
Section intitulée « Étape 5 — Reprendre la fiche de la dernière fois »Si le client a déjà effectué la même prestation, la nouvelle fiche affiche le bloc Reprendre comme la dernière fois, avec la date de cette prestation. Cliquez sur Utiliser pour copier les valeurs de la fiche précédente dans la nouvelle, modifiez ce qui a changé et cliquez sur Enregistrer. Rien n’est enregistré avant de cliquer sur Enregistrer. Si vous changez d’avis, Annuler annule les modifications.
Et ensuite
Section intitulée « Et ensuite »- Une fiche par prestation ajoutée. Chaque article de l’addition a sa propre fiche. C’est ce qui constitue l’historique du client : trois séances pour un tatouage couvrant tout le bras correspondent à trois fiches, et Reprendre comme la dernière fois reprend toujours la fiche la plus récente pour cette même prestation.
- Une addition clôturée verrouille la fiche. Une fois l’addition clôturée (ou annulée), la fiche reste accessible en cliquant sur le badge Fiche ok, mais en lecture seule et sans le bouton Enregistrer.
- Une fiche en attente ne bloque rien. Le badge orange est un rappel : vous pouvez encaisser le paiement et clôturer l’addition même si la fiche n’est pas remplie.
- Résumé du client. Le type de fiche associé à la prestation (Tatouage, Piercing) permet de répartir les prestations du client par type dans les filtres de l’onglet Prestations, ainsi que les dépenses par catégorie dans l’onglet achats. Pour consulter la fiche d’une ancienne séance, ouvrez l’addition depuis l’onglet achats (une addition ouverte depuis une prestation affiche cette prestation, dans l’onglet Addition), puis cliquez sur Fiche ok dans l’article.
- La fiche de l’addition ≠ la fiche du profil client. Le profil client (et le Résumé du client) comporte des onglets portant le même nom que les types de fiches, comme Tatouage. Il s’agit de données du profil, enregistrées séparément : les informations saisies dans l’addition ne sont pas copiées dans ces onglets, et celles qui s’y trouvent ne s’affichent pas dans l’addition.
Erreurs fréquentes et questions
Section intitulée « Erreurs fréquentes et questions »Q : Pourquoi le champ Fiche technique n’apparaît-il pas dans la fiche ? R : Il apparaît uniquement dans la fiche d’une prestation (les produits n’ont pas de fiche) et seulement si au moins une fiche est disponible pour votre studio. Si vous créez bien une prestation et que le champ n’apparaît toujours pas, contactez l’assistance Blakk.
Q : Puis-je créer une nouvelle fiche technique ou modifier les champs de la fiche Tatouage ? R : Pas depuis votre compte : la configuration des fiches (champs, options, statuts) est gérée dans l’administration de la plateforme. Contactez l’assistance Blakk. Vous pouvez toutefois ajouter une nouvelle option aux champs de liste avec recherche, comme le style et l’emplacement, à l’aide du bouton Ajouter (étape 3).
Q : Dois-je remplir la fiche technique pour clôturer l’addition ? R : Non. Fiche en attente est un avertissement qui ne vous empêche ni d’encaisser le paiement ni de clôturer l’addition. En revanche, la fiche ne peut être remplie que tant que l’addition est ouverte : une fois clôturée, elle est en lecture seule.
Q : Puis-je enregistrer la fiche sans remplir un champ marqué d’un astérisque ? R : Non. L’astérisque indique un champ obligatoire : s’il est vide, le bouton Enregistrer indique les champs manquants et n’enregistre pas la fiche. Une fiche enregistrée avant la mise en place de cette règle peut contenir des champs vides ; si vous l’ouvrez et l’enregistrez à nouveau, vous devrez les remplir.
Q : Pourquoi le bloc Reprendre comme la dernière fois ne s’affiche-t-il pas ? R : Il s’affiche uniquement si l’addition est associée à un client enregistré (une addition avec un nom saisi manuellement n’a pas d’historique), si ce client a déjà une fiche enregistrée pour la même prestation dans un autre article et si cette fiche précédente a été enregistrée. Une fiche Cover-up ne s’affiche pas comme la dernière fiche d’une prestation Tatouage, même si les deux utilisent la même fiche.
Q : J’ai supprimé la prestation de l’addition. La fiche que j’ai remplie est-elle toujours enregistrée ? R : Non : la suppression de l’article de l’addition supprime également sa fiche. Avant de supprimer un article dont la fiche est déjà remplie, vérifiez que c’est bien ce que vous souhaitez.
Q : J’ai ouvert une fiche déjà remplie et le message « Cette fiche est affichée avec le formulaire tel qu’il était lors de son remplissage. » s’est affiché. Est-ce une erreur ? R : Non. Chaque fiche conserve le formulaire qui existait lors de son premier enregistrement. Ainsi, si l’équipe Blakk modifie les champs de la fiche par la suite, les anciennes fiches affichent toujours exactement les informations qui ont été saisies.
Q : J’ai retiré la fiche d’une prestation (ou je l’ai remplacée par une autre). Qu’arrive-t-il aux additions ? R : Le badge de l’article dépend toujours de la fiche actuelle de la prestation, y compris dans les additions déjà créées. Si la prestation est associée à Aucun, le badge disparaît des articles de cette prestation et les fiches déjà remplies ne sont plus accessibles depuis l’addition. Elles ne sont pas supprimées et seront de nouveau accessibles si vous associez une fiche à la prestation.
Q : La prestation affiche la fiche avec la mention « (indisponible) ». Que faire ? R : Cela signifie que la fiche a été désactivée ou qu’elle n’est plus disponible pour votre studio. L’association reste enregistrée jusqu’à ce que vous choisissiez une autre fiche (ou Aucun) et que vous enregistriez. Si la fiche devrait être active, contactez l’assistance Blakk.