Rapport des comptes payés : historique des paiements et annulation d’un paiement

De quoi s’agit-il

Il s’agit de l’historique de tous les paiements de dépenses effectués : une ligne par paiement, filtrée selon la date à laquelle le paiement a été effectué (et non selon la date d’échéance de la dépense). Vous pouvez y retrouver un ancien paiement pour le vérifier ou, si nécessaire, l’annuler.

Quand l’utiliser

Vérifier tous les paiements effectués sur une période, par bénéficiaire ou par mode de paiement.
Retrouver un paiement précis pour voir de quelle dépense il provient.
Annuler un paiement enregistré par erreur : montant incorrect, mauvais compte ou mauvaise dépense.

Avant de commencer

Si vous ne pouvez pas consulter ce rapport, demandez au propriétaire du studio de vous accorder l’accès dans Accès → Profils. L’annulation d’un paiement nécessite un autre accès — le même accès de modification que pour l’écran Dépenses —, vous pouvez donc consulter l’intégralité du rapport sans pour autant voir le bouton d’annulation sur les lignes.

Étape par étape

Étape 1 — Consulter la liste des paiements

Dans Rapports, cliquez sur Comptes payés. Ce rapport ne se charge pas automatiquement : sélectionnez la Période, ouvrez Plus de filtres et cliquez sur Appliquer les filtres. Chaque ligne correspond à un paiement — une dépense réglée en deux fois apparaît sur deux lignes distinctes —, avec le Compte d’où provient l’argent et le nom de la personne qui a enregistré le paiement (Enregistré par).

Rapport des comptes payés affiché avec la liste des paiements de la période

Étape 2 — Filtrer par bénéficiaire

Cliquez sur Plus de filtres, renseignez le champ Bénéficiaire, puis cliquez sur Appliquer les filtres pour afficher uniquement les paiements effectués à cette personne ou à cette entreprise. Le même panneau contient les filtres Mode de paiement et Remarque. L’icône en forme d’entonnoir dans l’en-tête de chaque colonne permet de filtrer selon les valeurs de cette colonne.

Liste filtrée par bénéficiaire

Étape 3 — Consulter la dépense à l’origine d’un paiement

Cliquez sur une ligne pour ouvrir la dépense à l’origine du paiement en lecture seule. Vous ne pouvez cliquer sur une ligne que si vous avez accès à l’écran Dépenses.

Dépense d’origine ouverte en lecture seule

Étape 4 — Annuler un paiement

Cliquez sur l’icône rouge Annuler le paiement d’une ligne, puis confirmez en cliquant sur Annuler. Le message est explicite : Voulez-vous vraiment annuler ce paiement ? Cette action supprime le paiement et l’écriture comptable correspondante.

Confirmation de l’annulation d’un paiement

Et ensuite

L’annulation supprime le paiement et l’écriture comptable correspondante. L’échéance retrouve son solde dû, comme si le paiement n’avait jamais été effectué, et disparaît de ce rapport.
Il n’y a ni limite de temps ni verrouillage : tout paiement peut être annulé à tout moment par toute personne disposant des accès nécessaires.
Si vous annulez le dernier paiement restant d’une échéance, le mode de paiement qui lui était associé est également effacé. Lors du prochain règlement, vous pourrez choisir à nouveau le mode de paiement.
Ce rapport ne comporte pas de cartes récapitulatives, et c’est voulu : il sert uniquement à consulter l’historique, sans afficher la répartition des échéances (cette vue est déjà disponible dans le Rapport des comptes à payer).

Erreurs fréquentes et questions

Q : J’ai annulé un paiement par erreur. Est-il possible d’annuler cette action ?
R : Il n’est pas possible d’annuler l’annulation. Toutefois, celle-ci remet simplement l’échéance à l’état « à payer » : il suffit d’enregistrer à nouveau le paiement depuis l’écran Comptes à payer ou directement depuis la dépense.

Q : Pourquoi une dépense réglée en 3 fois apparaît-elle 3 fois dans ce rapport ?
R : Parce que chaque ligne correspond à un paiement, et non à une dépense. Une dépense réglée en plusieurs échéances distinctes génère une ligne par paiement.

Q : Pourquoi le bouton d’annulation n’apparaît-il sur aucune ligne ?
R : Il n’apparaît que pour les personnes disposant d’un accès de modification à l’écran Dépenses. Cet accès est distinct de celui qui permet de consulter ce rapport. Demandez au propriétaire du studio de vous accorder les deux accès dans Accès → Profils.

Q : Que se passe-t-il si une autre personne et moi essayons d’annuler le même paiement en même temps ?
R : Seule la première tentative aboutit. La seconde affiche un message indiquant que le paiement a déjà été annulé, et la liste s’actualise automatiquement, sans erreur.

Q : Pourquoi le rapport est-il filtré par une date différente de la date d’échéance de la dépense ?
R : Parce que ce rapport utilise la date à laquelle le paiement a été enregistré, et non la date d’échéance de la dépense. Ces deux dates peuvent être très différentes : un paiement peut être effectué avant l’échéance, le jour même ou après.