Facture de services (NFS-e) : émettre la facture d’une addition clôturée

De quoi s’agit-il

La facture de services (NFS-e) est le document fiscal que votre studio émet pour le client en contrepartie des services fournis. Dans le système, vous émettez la facture directement depuis l’addition, une fois celle-ci clôturée (payée) : le client, les services et le montant sont repris de l’addition, et la facture est transmise à la mairie selon la norme nationale de la NFS-e.

Cette fonctionnalité est réservée aux entreprises du Brésil.

Quand l’utiliser

Le client a payé un tatouage de bras complet et demande une facture : ouvrez l’addition clôturée et émettez-la.
Votre comptable vous demande les factures du mois : consultez le rapport Factures émises.
Une addition comprend un tatouage de bras complet et une pommade cicatrisante : la facture ne comprend que le service, sans que vous ayez à retirer le produit manuellement.

Avant de commencer

L’émission doit être configurée une seule fois par la personne qui gère l’entreprise dans le système (voir l’étape 1). Vous aurez besoin du certificat numérique A1 de l’entreprise (fichier .pfx ou .p12 et son mot de passe), de son inscription municipale et du code IBGE de la commune. Les codes fiscaux et le taux de chaque service se trouvent dans l’onglet Taxes de la fiche du service. En cas de doute sur les valeurs à utiliser, demandez confirmation à votre comptable.

Si le bouton Émettre la facture n’apparaît pas dans l’addition, demandez au propriétaire du studio de vous donner accès aux Factures émises dans Accès → Profils.

Étape par étape

Étape 1 — Configurer l’émission (une seule fois)

Dans Paramètres → Entreprise, ouvrez la section Facture de services (NFS-e). Importez le Certificat numérique A1 et saisissez le Mot de passe du certificat, puis renseignez l’Inscription municipale et le Code IBGE de la commune. Choisissez ensuite l’ Environnement d’émission : Homologation permet de faire des tests sans valeur fiscale, tandis que Production permet d’émettre des factures réelles. Cliquez sur Tester la configuration et, si tout est correct, activez Émission de NFS-e dans cette entreprise, puis enregistrez.

Section Facture de services (NFS-e) de l’écran Entreprise, avec le certificat importé et l’émission activée

L’article Entreprise explique le reste de l’écran.

Étape 2 — Comprendre pourquoi le bouton est désactivé

Ouvrez l’addition. Le bouton Émettre la facture se trouve en bas de l’écran (sur mobile, dans le menu ⋮). Tant que l’émission de la facture n’est pas possible, le bouton est désactivé et le motif s’affiche dans Facture de services : sur ordinateur, juste au-dessus du bas de l’écran ; sur mobile, à la fin de l’addition, après les totaux :

l’émission de NFS-e n’a pas encore été configurée et activée (étape 1) ;
l’addition n’a pas encore été clôturée (payée) ;
l’addition a été annulée, ne contient aucun service ou le montant des services est nul.

Addition ouverte avec le bouton Émettre la facture désactivé et le motif affiché au-dessus du bas de l’écran

Étape 3 — Émettre la facture de l’addition clôturée

Lorsque le dernier paiement est enregistré, l’addition se clôture automatiquement. Pour émettre la facture, ouvrez l’écran Additions, filtrez par statut Clôturée, puis ouvrez l’addition. Cliquez sur Émettre la facture. La fenêtre affiche :

le Client de l’addition. Si le client n’a pas de fiche, la facture est émise sans bénéficiaire (consommateur non identifié) ;
le Montant des services et la liste des Services. Les produits ne sont pas inclus ;
la Description du service, qui sera imprimée sur la facture et peut être modifiée ;
la Période de référence, c’est-à-dire le mois pendant lequel le service a été fourni. Elle correspond à la date de vente de l’addition.

Vérifiez les informations et cliquez sur Émettre la NFS-e.

Fenêtre d’émission de la NFS-e de l’addition, avec le client, les services, leur description et la période de référence

Le message qui s’affiche après le clic vous indique si la facture a été autorisée par la mairie, si son émission est en attente ou si elle a été refusée, avec le motif.

Étape 4 — Télécharger la facture ou l’envoyer au client

Une fois la facture émise, le bouton de l’addition devient Voir la facture. Il ouvre la facture et affiche les boutons permettant de télécharger le PDF (DANFSe) et le XML, ainsi que de Envoyer par e-mail ou Envoyer par WhatsApp (cette dernière option est disponible uniquement si le WhatsApp du studio est connecté). Les boutons d’envoi sont visibles pour les personnes autorisées à émettre des factures ; les personnes qui peuvent seulement les consulter peuvent uniquement les télécharger. Le PDF et le XML sont envoyés ensemble ; le XML est le document fiscal valide.

Facture déjà émise, ouverte depuis l’addition, avec les boutons PDF, XML et e-mail

Et ensuite

La facture apparaît dans le rapport Factures émises, avec comme origine Addition. C’est là que vous pouvez suivre son statut, l’annuler ou la traiter à nouveau.
Chaque addition peut avoir au maximum une facture valide. Si la facture est refusée par la mairie ou annulée, une nouvelle facture peut être émise pour l’addition.
La clôture de l’addition n’émet pas la facture automatiquement : l’émission se fait toujours à l’aide du bouton.

Erreurs fréquentes et questions

Q : J’ai annulé l’addition. Qu’advient-il de la facture ? R : Une addition annulée ne permet pas d’émettre une nouvelle facture. Si la facture était encore dans la file d’attente, elle en est retirée lors de l’annulation. Si elle a déjà été émise, annulez-la dans le rapport Factures émises.

Q : Pourquoi le bouton Émettre la facture est-il désactivé ? R : Le motif s’affiche dans l’addition (sur ordinateur, juste au-dessus du bas de l’écran ; sur mobile, à la fin de l’addition). En général, l’émission de NFS-e n’a pas encore été configurée et activée dans Paramètres → Entreprise, ou l’addition n’a pas encore été clôturée (payée). Une addition annulée ou qui ne contient aucun service ne permet pas non plus d’émettre une facture.

Q : Les produits de l’addition apparaissent-ils sur la facture ? R : Non. La facture de services ne concerne que les services. Une pommade cicatrisante vendue dans la même addition n’y figure pas.

Q : Pourquoi le montant de la facture est-il inférieur au total de l’addition ? R : La facture comprend uniquement le prix des services. Les produits et les taxes ajoutés au total n’y figurent pas. Si une remise générale a été appliquée à l’addition, elle est répartie entre les services et les produits au prorata de leur montant, et la facture comprend la part correspondant aux services. Exemple : 300 R$ de services, 100 R$ de produits et 40 R$ de remise donnent une facture de 270 R$.

Q : Le client n’a pas de fiche. Son nom figurera-t-il sur la facture ? R : Non. Sans fiche client, la facture est émise sans bénéficiaire (consommateur non identifié), même si son nom a été saisi dans l’addition. Pour que la facture soit établie au nom du client, créez sa fiche et sélectionnez-le dans l’addition avant d’enregistrer le paiement : une fois clôturée, l’addition ne peut plus être modifiée.

Q : La mairie a refusé la facture. Que faire ? R : Le message de la mairie s’affiche à l’écran et dans le rapport, dans la colonne Motif de l’attente. Un cas fréquent : une addition comprend des services avec des codes fiscaux différents. Vérifiez l’onglet Taxes de la fiche de chaque service. Après avoir effectué les corrections, traitez à nouveau la facture depuis le rapport ou émettez-en une nouvelle depuis l’addition.

Q : J’ai cliqué deux fois sur Émettre la NFS-e. Deux factures ont-elles été émises ? R : Non. Chaque addition peut avoir au maximum une facture valide ; une deuxième tentative vous informe qu’une facture existe déjà pour cette addition.

Q : Puis-je émettre une facture de test ? R : Oui. Avec l’Environnement d’émission défini sur Homologation, les factures sont envoyées dans l’environnement de test et n’ont aucune valeur fiscale. Passez à Production lorsque vous souhaitez émettre des factures réelles.